Über Quellen

Eine Quelle gibt Ihnen Auskunft darüber, wie ein Kontakt in Ihre Datenbank gelangt ist. Sie ist ein Pflichtfeld für jeden Kontakt in

Flexmail und nicht nur ein administratives Detail. Nach der DSGVO müssen Sie nachweisen können, woher die personenbezogenen Daten eines Kontakts stammen, falls dieser jemals sein Auskunftsrecht in Anspruch nimmt.

Wie Quellen zugewiesen werden

Über ein Opt-in-Formular

Wenn sich ein Kontakt über eines Ihrer Opt-in-Formulare anmeldet, speichert Flexmail automatisch den Namen dieses Formulars als Quelle des Kontakts. Sie müssen nichts tun.

Über Import

Bei jedem Import werden Sie aufgefordert, eine Quelle für die Kontakte in dieser Datei anzugeben. Sie können eine bestehende Quelle auswählen oder eine neue erstellen. Verwenden Sie einen Namen, der aussagekräftig und nachvollziehbar ist. Etwas wie „Kundendatei-Export 2025-03" oder „Fachmesse Brüssel 2025" ist viel nützlicher als ein generisches Label.

Manuell hinzugefügt

Wenn Sie einen Kontakt manuell hinzufügen, weisen Sie zum Zeitpunkt der Erstellung eine Quelle zu. Dies ist eine gute Gelegenheit, den konkreten Kontext festzuhalten, zum Beispiel „Anmeldeliste Veranstaltung XYZ" oder „Persönliche Anfrage auf Konferenz".

Können Kontakte ihre Quelle sehen?

Nein. Quellen sind intern für Ihr Konto. Kontakte sehen sie nie. Sie existieren, um Ihnen zu helfen, die Herkunft Ihrer Daten für Ihre eigenen Unterlagen und für die DSGVO-Compliance nachzuverfolgen.

Ein Kontakt kann mehrere Quellen haben

Wenn sich dieselbe Person über ein Opt-in-Formular anmeldet und später erneut aus einer Kundendatei importiert wird, werden beide Quellen seinem Profil hinzugefügt. Quellen werden nie überschrieben; sie werden kumuliert. Dies gibt Ihnen ein vollständiges Bild aller Berührungspunkte, über die ein Kontakt in Ihre Datenbank gelangt ist.

DSGVO Wenn ein Kontakt einen Auskunftsantrag nach DSGVO stellt, sind Sie verpflichtet, ihm mitzuteilen, welche personenbezogenen Daten Sie über ihn speichern und woher diese stammen. Ihr Quellenfeld ist genau dort, wo diese Informationen leben. Halten Sie Ihre Quellennamen klar und nachvollziehbar.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Generische Quellennamen verwenden

Eine Quelle namens „Import" oder „Website" sagt Ihnen sechs Monate später nichts Nützliches mehr. Eine Quelle namens „Newsletter-Anmeldung über Homepage Q1 2025" sagt Ihnen genau, woher diese Kontakte stammen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um beim Erstellen von Quellennamen spezifisch zu sein.

Manuelle Kontakthinzufügungen nicht erfassen

Wenn Sie einen Kontakt nach einem Telefonat, Meeting oder einer persönlichen Anfrage hinzufügen, erfassen Sie ihn sofort mit einer spezifischen Quelle. Vage oder fehlende Quellen bei manuell hinzugefügten Kontakten sind eine häufige DSGVO-Schwachstelle, da Sie die Herkunft der Daten dieses Kontakts nicht nachweisen können.

Annehmen, dass Sie Quellen bearbeiten oder löschen können

Quellen werden Kontakten angehängt und sind Teil Ihres DSGVO-Audit-Trails. Sie können die einem früheren Import zugewiesene Quelle nicht bearbeiten oder rückwirkend ändern. Setzen Sie sie zum Zeitpunkt des Imports korrekt.

Nächste Schritte

Lesen Sie "Kontakte hinzufügen", um zu sehen, wie Quellen während des Importprozesses zugewiesen werden
Lesen Sie "Rechtmäßig erhaltene Daten" für eine vollständige Erläuterung der DSGVO-Verpflichtungen rund um Kontaktdaten
Lesen Sie "Woraus besteht ein Kontakt?" für eine Übersicht über alle bei einem Kontakt gespeicherten Daten