Über Quellen
Eine Quelle gibt Ihnen Auskunft darüber, wie ein Kontakt in Ihre Datenbank gelangt ist. Es ist ein Pflichtfeld für jeden Kontakt in Flexmail und nicht nur ein administratives Detail. Unter der DSGVO müssen Sie nachweisen können, woher die personenbezogenen Daten eines Kontakts stammen, wenn dieser sein Recht auf Auskunft ausübt.
Wie Quellen zugewiesen werden
Über ein Opt-in-Formular
Wenn sich ein Kontakt über eines Ihrer Opt-in-Formulare anmeldet, speichert Flexmail automatisch den Namen dieses Formulars als Quelle des Kontakts. Sie müssen nichts tun.
Über Import
Bei jedem Import werden Sie aufgefordert, eine Quelle für die Kontakte in dieser Datei anzugeben. Sie können eine bestehende Quelle auswählen oder eine neue erstellen. Verwenden Sie einen Namen, der aussagekräftig und nachvollziehbar ist. Etwas wie "Kundendatei Export 2025-03" oder "Fachmesse Brüssel 2025" ist viel nützlicher als ein generisches Label.
Manuell hinzugefügt
Wenn Sie einen Kontakt manuell hinzufügen, weisen Sie bei der Erstellung eine Quelle zu. Dies ist ein guter Ort, um den konkreten Kontext festzuhalten, zum Beispiel "Anmeldeliste Veranstaltung XYZ" oder "Persönliche Anfrage auf Konferenz."
Können Kontakte ihre Quelle sehen?
Nein. Quellen sind intern in Ihrem Konto. Kontakte sehen sie nie. Sie dienen dazu, Ihnen beim Nachverfolgen der Herkunft Ihrer Daten für Ihre eigene Verwaltung und für die DSGVO-Compliance zu helfen.
Ein Kontakt kann mehrere Quellen haben
Wenn sich dieselbe Person über ein Opt-in-Formular anmeldet und später erneut aus einer Kundendatei importiert wird, werden beide Quellen ihrem Profil hinzugefügt. Quellen werden nie überschrieben, sie stapeln sich. Dies gibt Ihnen ein vollständiges Bild aller Kontaktpunkte, über die ein Kontakt in Ihre Datenbank gelangt ist.
DSGVO Wenn ein Kontakt ein Auskunftsersuchen unter der DSGVO stellt, sind Sie verpflichtet, ihm mitzuteilen, welche personenbezogenen Daten Sie speichern und woher diese stammen. Ihr Quellenfeld ist genau der Ort, an dem sich diese Information befindet. Halten Sie Ihre Quellennamen eindeutig und nachvollziehbar.
Quelle eines Kontakts und Quelle einer Auswahl für Open-Tracking-Consent
Die Quelle eines Kontakts sagt aus, woher der Kontakt stammt, zum Beispiel aus einem Formular oder einem Import. Das ist eine andere Information als die Quelle der Auswahl im Consent-Log für Open-Tracking-Consent (Opt-in form, Campaign, Profile page, API, Import oder Manual). Letztere erfasst Flexmail automatisch in dem Moment, in dem eine Auswahl festgehalten wird.
Häufige Fehler vermeiden
Generische Quellennamen verwenden
Eine Quelle mit dem Namen "Import" oder "Website" sagt Ihnen sechs Monate später nichts Nützliches mehr. Eine Quelle mit dem Namen "Newsletter-Anmeldung über Homepage Q1 2025" sagt Ihnen genau, woher diese Kontakte stammen. Nehmen Sie sich kurz Zeit, um beim Erstellen von Quellennamen spezifisch zu sein.
Manuell hinzugefügte Kontakte nicht erfassen
Wenn Sie einen Kontakt nach einem Telefonat, Meeting oder einer persönlichen Anfrage hinzufügen, erfassen Sie dies sofort mit einer spezifischen Quelle. Vage oder fehlende Quellen bei manuell hinzugefügten Kontakten sind eine häufige DSGVO-Schwachstelle, weil Sie die Herkunft der Daten dieses Kontakts nicht nachweisen können.
Davon ausgehen, dass Sie Quellen bearbeiten oder löschen können
Quellen werden Kontakten hinzugefügt und sind Teil Ihres DSGVO-Audit-Trails. Sie können die einem früheren Import zugewiesene Quelle nicht bearbeiten oder nachträglich ändern. Sorgen Sie dafür, dass Sie es beim Importieren direkt richtig machen.
Nächste Schritte
- Lesen Sie "Kontakte hinzufügen", um zu sehen, wie Quellen während des Importprozesses zugewiesen werden.
- Lesen Sie "Rechtmäßig erhaltene Daten" für eine vollständige Erklärung der DSGVO-Verpflichtungen rund um Kontaktdaten.
- Lesen Sie "Kontakte in Flexmail" für eine Übersicht über alle Daten, die bei einem Kontakt gespeichert werden.