Einen Workflow erstellen, um Kontakte in einem Segment zu löschen

Das Löschen eines Segments in Flexmail entfernt den Filter, nicht die darin enthaltenen Kontakte. Um die eigentlichen Kontakte, die einem bestimmten Segment angehören, dauerhaft zu entfernen, benötigen Sie einen Workflow. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie einen sicher einrichten, einschließlich wie Sie Kontakte ausschließen können, die zu anderen Segmenten gehören, die erhalten bleiben sollen.

Achtung Das Löschen von Kontakten aus Ihrer Datenbank ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden. Testen Sie diesen Workflow gründlich vor der Aktivierung und erwägen Sie, die betroffenen Kontakte zuerst als Sicherung zu exportieren.

Beispiel-Szenario

Sie haben ein Segment namens „Alte Kollektion". Sie möchten alle Kontakte in diesem Segment löschen, aber nur wenn sie sich nicht auch in den Segmenten „Kleidung" oder „Schuhe" befinden, da diese Kontakte noch aktive Kunden sind.

Voraussetzungen

• Das Segment der Kontakte, die Sie löschen möchten, existiert unter Kontakte > Segmente.
• Sie haben alle Ausschlusssegmente identifiziert – Kontakte, die behalten werden sollen, auch wenn sie im Löschsegment erscheinen.
• Sie haben die betroffenen Kontakte bei Bedarf als Sicherung exportiert.

Den Workflow einrichten

1. Gehen Sie zu Automatisierung, dann Workflows, und klicken Sie auf Neuen Workflow hinzufügen.
2. Benennen Sie Ihren Workflow klar, zum Beispiel „Kontakte löschen, Alte Kollektion", und wählen Sie Benutzerdefinierter Workflow.

Start-Block

1. Klicken Sie auf den Start-Block, um seine Einstellungen zu öffnen.
2. Setzen Sie den Auslöser auf „Kontakte zum Segment hinzugefügt" und wählen Sie Ihr Segment – in diesem Beispiel „Alte Kollektion".
3. Aktivieren Sie „Alle Kontakte einschließen, die sich bereits in diesem Segment befinden", damit bestehende Kontakte sofort verarbeitet werden, nicht nur zukünftige Ergänzungen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn/Sonst-Block, Ausschlüsse prüfen

1. Klicken Sie auf +, um einen Block hinzuzufügen, und wählen Sie Wenn/Sonst.
2. Setzen Sie die Bedingung auf: Kontakt ist im Segment „Kleidung" ODER Kontakt ist im Segment „Schuhe".
3. Auf dem Ja-Pfad (Kontakt ist in Kleidung oder Schuhe): Fügen Sie einen End-Block hinzu. Diese Kontakte sollten nicht gelöscht werden.
4. Lassen Sie den Nein-Pfad für den nächsten Schritt offen.

Kontaktaktions-Block, löschen

1. Klicken Sie auf dem Nein-Pfad des Wenn/Sonst-Blocks auf +, um eine Aktion hinzuzufügen
2. Wählen Sie die Kontaktaktion „Kontakt aus Liste entfernen".
3. Wählen Sie die Liste „Alle meine Kontakte"
4. Klicken Sie auf Speichern.

Aktivieren und überwachen

Überprüfen Sie den gesamten Workflow vor der Aktivierung – prüfen Sie, ob die Ausschlussbedingungen korrekt sind und die Ja/Nein-Pfade wie beabsichtigt geroutet sind. Sobald er aktiv ist, beginnt der Workflow sofort mit der Verarbeitung aller bestehenden Kontakte in Ihrem Löschsegment.

Überwachen Sie die Workflow-Ergebnisse in der ersten Stunde, um zu bestätigen, dass er wie erwartet routet und löscht. Überprüfen Sie die Anzahl der auf jedem Pfad verarbeiteten Kontakte.

Profi-Tipps

• Fügen Sie immer Ausschlussbedingungen für jedes Segment hinzu, das Kontakte enthält, die Sie behalten möchten. Das dauert eine zusätzliche Minute und verhindert irreversiblen Datenverlust.
• Wenn Sie nicht sicher sind, welche Kontakte betroffen sein werden, erstellen Sie das Segment und überprüfen Sie seine Kontaktliste, bevor Sie den Workflow erstellen.
• Exportieren Sie die Kontakte vor der Aktivierung. Gehen Sie zum Segment, öffnen Sie das Aktionsmenü und klicken Sie auf Alle Kontakte exportieren. Das gibt Ihnen eine Wiederherstellungsoption, falls etwas schiefgeht.

Häufige Fehler vermeiden

• Aktivieren ohne vorherige Überprüfung der Ausschlusslogik. Wenn die Wenn/Sonst-Bedingung falsch ist, werden die falschen Kontakte dauerhaft gelöscht.
• Vergessen, „Alle Kontakte einschließen, die sich bereits in diesem Segment befinden" zu aktivieren. Ohne diese Option verarbeitet der Workflow nur zukünftige Ergänzungen zum Segment, nicht die bestehenden.
• Dieses Muster für Massenlöschungen ohne Ausschlussüberprüfung verwenden. Fügen Sie immer mindestens einen Wenn/Sonst-Block hinzu, um Kontakte zu überprüfen, bevor die Löschaktion ausgelöst wird.

Nächste Schritte

• Lesen Sie „Einen Workflow erstellen" für eine vollständige Anleitung zu allen Workflow-Blocktypen.
• Lesen Sie „Referenz für Workflow-Blöcke und Auslöser" für alle verfügbaren Auslöserbedingungen und Kontaktaktionen.