Einen Workflow erstellen

Dieser Artikel führt Sie durch die Erstellung eines Workflows in Flexmail – von der Anlage des Workflows bis zur Konfiguration jedes Block-Typs. Bevor Sie beginnen, arbeiten Sie die Planungsschritte in „Mit Workflows starten" durch, um sicherzustellen, dass Ihr Ziel, Ihre Zielgruppe und Ihre Inhalte bereit sind.

Voraussetzungen

• Sie haben Zugriff auf Automatisierung > Workflows in Ihrem Flexmail-Konto.
• Sie haben Ihre Workflow-Sequenz auf Papier skizziert: Auslöser, Blöcke, Wartezeiten, Verzweigungen.
• Alle Nachrichten, die Sie versenden möchten, sind unter Kampagnen > Nachrichten erstellt und bereit.

Einen neuen Workflow erstellen

1. Gehen Sie zu Automatisierung, dann Workflows.

2. Klicken Sie auf Neuen Workflow hinzufügen.

3. Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein und wählen Sie eine Kategorie.

4. Wählen Sie eine Workflow-Vorlage oder wählen Sie Benutzerdefinierter Workflow, um von Grund auf neu zu beginnen.

   Vorlagen bieten eine vorgefertigte Block-Sequenz für gängige Szenarien wie Willkommensserien und Veranstaltungs-Follow-ups.

5. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Den Start-Block konfigurieren

Jeder Workflow beginnt mit einem Start-Block. Dieser definiert, wer in den Workflow eintritt und was ihren Eintritt auslöst.

1. Klicken Sie auf den Start-Block, um seine Einstellungen zu öffnen.
2. Wählen Sie einen Auslöser-Typ, zum Beispiel „Kontakte, die sich über ein Opt-in-Formular angemeldet haben", „Kontakte, die auf einen Link geklickt haben" oder „Kontakte, bei denen ein Datumsfeld übereinstimmt".
3. Wählen Sie das spezifische Formular, die Kampagne, das Interesse oder das Feld je nach Auslöser-Typ.
4. Wenn Sie möchten, dass bestehende Kontakte, die die Bedingung bereits erfüllen, ebenfalls in den Workflow eintreten, aktivieren Sie „Alle Kontakte einschließen, die diese Bedingung bereits erfüllen".
5. Fügen Sie UND/ODER-Bedingungen hinzu, wenn Sie die Eintrittskriterien weiter verfeinern möchten.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Blöcke zur Sequenz hinzufügen

Mit konfiguriertem Start-Block klicken Sie auf das +-Symbol unterhalb eines Blocks, um den nächsten Schritt hinzuzufügen. Jeder Block-Typ wird nachfolgend beschrieben.

Sende-Block, Kampagne

1. Klicken Sie auf + und wählen Sie Kampagne senden.
2. Füllen Sie den Kampagnennamen und die Absenderdaten aus.
3. Wählen Sie die Nachricht aus Ihrer Nachrichtenliste.
4. Legen Sie das Timing fest: sofort, zu einer festen Zeit oder an bestimmten Tagen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Sende-Block, interne Benachrichtigung

1. Klicken Sie auf + und wählen Sie Interne Benachrichtigung.
2. Geben Sie die Empfänger-E-Mail-Adresse, den Betreff und den Benachrichtigungsinhalt ein.
3. Legen Sie das Timing fest und klicken Sie auf Speichern.

Interne Benachrichtigungen informieren Ihr Team, wenn ein Kontakt eine qualifizierende Aktion ausführt – eine Formular-Einreichung, ein Link-Klick oder ein anderer Auslöser. So verbinden Sie Marketing-Automatisierung mit persönlicher Nachverfolgung.

Warte-Block

1. Klicken Sie auf + und wählen Sie Warten.
2. Wählen Sie zwischen Datum (Warten für eine feste Zeitspanne: Minuten, Stunden, Tage, Wochen) oder Warten bis eine Bedingung erfüllt ist.
3. Wenn Sie auf eine Bedingung warten, wählen Sie den Auslöser und fügen Sie optional einen Datums-Auslöser hinzu, um eine maximale Wartezeit festzulegen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn/Sonst-Block

1. Klicken Sie auf + und wählen Sie Wenn/Sonst.
2. Legen Sie die Bedingung fest: Interesse-Abonnement, Feldwert, Kampagnen-Interaktion, Formular-Abschluss usw.
3. Zwei Pfade erscheinen: Ja (Bedingung erfüllt) und Nein (Bedingung nicht erfüllt). Fügen Sie nachfolgende Blöcke zu jedem Pfad unabhängig hinzu.

Kontaktaktions-Block

1. Klicken Sie auf + und wählen Sie die Aktion: Zu Interesse hinzufügen, Aus Interesse entfernen, Kontakt aktualisieren, Kontakt löschen, Zur Blacklist hinzufügen.
2. Konfigurieren Sie die Aktionsdetails und klicken Sie auf Speichern.

Ihren Workflow aktivieren

Wenn alle Blöcke konfiguriert sind, klicken Sie auf Workflow starten. Ab diesem Zeitpunkt treten Kontakte, die Ihre Start-Block-Bedingungen erfüllen, automatisch in den Workflow ein.

Achtung Überprüfen Sie Ihren gesamten Workflow sorgfältig vor der Aktivierung. Sobald er aktiv ist, beginnen Kontakte sofort einzutreten. Alle Änderungen, die Sie an aktiven Workflows vornehmen, wirken sich auf Kontakte aus, die sich bereits darin befinden – lesen Sie „Aktive Workflows bearbeiten" für wichtige Hinweise.

Support-Tipp Führen Sie vor der Aktivierung eine abschließende Prüfung durch: Hat jeder Block einen klaren nächsten Schritt? Gibt es Sackgassen – Pfade, die nirgendwohin führen? Sind alle in Sende-Blöcken referenzierten Nachrichten versandbereit?

Profi-Tipps

• Benennen Sie Ihren Workflow vor dem Speichern klar – „Willkommensserie, Abonnenten" ist nützlicher als „Workflow 3". Sie werden es sich selbst danken, wenn Sie 20 laufende Workflows haben.
• Testen Sie zuerst mit einer kleinen internen Gruppe. Schicken Sie Test-Kontakte durch jeden Pfad des Workflows – einschließlich beider Zweige jedes Wenn/Sonst-Blocks – bevor Sie live gehen.
• Überprüfen Sie die Workflow-Ergebnisse in der ersten Woche nach der Aktivierung. Sehen Sie sich an, wie viele Kontakte sich in jedem Block befinden, ob welche feststecken und ob die Kampagnen wie erwartet performen.

Häufige Fehler vermeiden

• Eine Nachricht in einem Sende-Block referenzieren, die noch nicht final ist. Der Workflow verwendet seine lokale Kopie zum Versenden. Stellen Sie sicher, dass alle Nachrichten vor der Aktivierung final und aktuell sind.
• Wenn/Sonst-Pfade ohne weitere Aktion lassen. Kontakte auf einem Pfad ohne nachfolgenden Block verlassen den Workflow.
• „Bestehende Kontakte einschließen" im Start-Block nicht aktivieren, wenn Sie möchten, dass Ihre aktuelle Liste in den Workflow eintritt. Standardmäßig treten nur neue Kontakte ein, die den Auslöser erfüllen.

Nächste Schritte

• Lesen Sie „Referenz für Workflow-Blöcke und Auslöser" für eine vollständige Übersicht aller verfügbaren Auslöser und Aktionen.
• Lesen Sie „Aktive Workflows bearbeiten" für Hinweise zum Ändern eines laufenden Workflows.
• Lesen Sie „Workflow-Beispiele" für acht anpassungsfertige Szenarien.