DSGVO in der Praxis: Wie Sie Datenanfragen bearbeiten und Einwilligungen in Flexmail dokumentieren

Wenn jemand Sie um eine Kopie seiner Daten bittet oder ein Ersuchen auf Vergessenwerden einreicht, kann sich das überwältigend anfühlen, besonders wenn Sie mehrere Tools nutzen. Dieser Artikel erklärt genau, was Ihre Verantwortlichkeiten als Flexmail-Kunde sind, was Flexmail über Ihre Kontakte speichert und wie Sie diese Informationen finden und nutzen können, um auf gängige DSGVO-Anfragen zu reagieren.

Ihre Rolle verstehen

Unter der DSGVO sind Sie der Verantwortliche. Das bedeutet, dass Sie dafür verantwortlich sind festzulegen, warum und wie die personenbezogenen Daten Ihrer Kontakte verarbeitet werden. Flexmail ist Ihr Auftragsverarbeiter: Wir verarbeiten Daten in Ihrem Auftrag und auf Ihre Weisung, wie in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) festgelegt.

In der Praxis bedeutet das: Wenn einer Ihrer Kontakte eine DSGVO-Anfrage an Sie richtet, müssen Sie antworten. Flexmail stellt Ihnen die Werkzeuge bereit, um dies zu tun.

Welche Daten speichert Flexmail über einen Kontakt?

Bevor Sie auf eine Anfrage reagieren können, hilft es zu wissen, welche Daten Flexmail tatsächlich speichert. Für jeden Kontakt in Ihrem Konto kann Flexmail Folgendes speichern:

E-Mail-Adresse und alle Kontaktfelder, die Sie eingerichtet haben (Name, Telefonnummer, Unternehmen, benutzerdefinierte Felder usw.)
Die Quelle oder Quellen, über die der Kontakt zu Ihrer Datenbank hinzugefügt wurde. Wenn er sich über ein Flexmail-Opt-in-Formular angemeldet hat, erfasst Flexmail automatisch, welches Formular verwendet wurde. Wenn Sie Kontakte manuell importiert haben, können Sie selbst ein Quell-Label vergeben.
Interessen und Segmente, zu denen der Kontakt gehört
Kampagnenhistorie: welche E-Mails ein Kontakt erhalten und angeklickt hat. Öffnungen erfasst Flexmail für Kontakte, die kein ausdrückliches "Nein" gewählt haben, und, wenn die Open-Tracking-Einwilligungsrichtlinie aktiv ist, nur für Kontakte mit der Einwilligung "Ja".
Abmeldeereignisse: ob und wann auf einen Abmeldelink geklickt wurde

Diese Daten bleiben in Ihrem Flexmail-Konto gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist.

Einen vollständigen Datenbericht für einen Kontakt abrufen

Wenn ein Kontakt ein Recht auf Auskunft geltend macht (er möchte wissen, welche Daten Sie über ihn haben), finden Sie so alle bei Flexmail gespeicherten Daten zu dieser Person.

Gehen Sie in der Hauptnavigation zu Kontakte.
Suchen Sie den Kontakt über seine E-Mail-Adresse.
Öffnen Sie das Profil des Kontakts. Hier sehen Sie alle Kontaktfelder, Quellen und Interessen, die mit dieser Person verknüpft sind.
Für die Kampagnenhistorie gehen Sie zu Kontakte → Kontaktbericht → Neue Suche anlegen, geben Sie die E-Mail-Adresse ein, haken Sie alle Elemente an und wählen Sie einen Zeitraum aus. Dies erstellt einen Kontaktbericht mit:

- Datum des Imports oder der Anmeldung

- Verwendetes Opt-in-Formular (falls zutreffend)

- An diesen Kontakt versendete Kampagnen

- Öffnungen und Klicks

- Klicks auf Abmeldelinks

Sie können diesen Bericht als Grundlage für Ihre Antwort an die betroffene Person verwenden. Berücksichtigen Sie, dass Sie möglicherweise auch Daten aus anderen Tools zusammenstellen müssen, die Sie neben Flexmail nutzen, wie Ihrem CRM, Webshop oder Analyse-Tool.

Wie Einwilligung in Flexmail dokumentiert wird

Die Dokumentation von Einwilligungen ist eine der häufigsten Fragen, die wir erhalten. So unterstützt Flexmail Sie dabei.

Wenn sich ein Kontakt über ein Flexmail-Opt-in-Formular anmeldet, speichert Flexmail den Namen des Formulars automatisch als Quelle im Profil des Kontakts. Daran erkennen Sie, woher der Kontakt stammt und wie er in Ihre Datenbank gelangt ist. Das Formular selbst ist der Zeitpunkt der Einwilligung: Der Kontakt hat Ihr Formular aktiv ausgefüllt und abgeschickt.

Wenn Sie Kontakte manuell importieren, sind Sie dafür verantwortlich, die Einwilligung außerhalb von Flexmail dokumentiert zu haben (etwa über ein unterschriebenes Papierformular, ein Kontrollkästchen auf Ihrer eigenen Website oder einen Datensatz in Ihrem CRM). Fügen Sie beim Importieren ein aussagekräftiges Quell-Label hinzu, etwa 'Messe Brüssel – Mai 2024' oder 'Webshop Checkout Opt-in – Q1 2025'. Das erleichtert es später erheblich, Einwilligungen nachzuweisen.

Das Einwilligungsprotokoll im Kontaktdatensatz zeigt bei jeder Änderung der Einwilligung zum Öffnungs-Tracking den Zeitstempel (UTC), den neuen Wert, die Quelle der Auswahl und eine Notiz an. Nutzen Sie dieses Protokoll als Nachweis dafür, wann und wie ein Kontakt seine Auswahl getroffen hat. Wenn Sie Einwilligungen importieren oder über die API übermitteln, tragen Sie selbst die Verantwortung für deren Gültigkeit.

Support tip Fügen Sie jedes Mal eine Quelle hinzu, wenn Sie Kontakte zu Flexmail hinzufügen, egal ob über ein Formular, einen Import oder eine API-Anbindung. Ein Kontakt kann mehrere Quellen haben, wenn er sich mehrfach über verschiedene Kanäle angemeldet hat. Je genauer Ihre Quell-Labels sind, desto leichter lässt sich belegen, wann und wie Sie die Einwilligung erhalten haben.

Warum das Löschen von Kontakten fast immer die falsche Wahl ist

Es kann verlockend sein, Kontakte aus Flexmail zu löschen, um Ihre Datenbank neu aufzusetzen, um innerhalb Ihres Kontaktlimits zu bleiben oder weil sich jemand abgemeldet hat und kein Grund mehr besteht, die Daten zu behalten. In fast allen Fällen verursacht das Löschen eines Kontakts mehr Probleme, als es löst.

Sie verlieren alle historischen Daten dauerhaft.

Wenn Sie einen Kontakt löschen, verschwinden alle Daten, die Flexmail über ihn erfasst hat: die Quellen, die Kampagnenhistorie, welche E-Mails versendet wurden, welche Links angeklickt wurden und wann die Abmeldung erfolgte. Importieren Sie die E-Mail-Adresse dieses Kontakts später erneut, behandelt Flexmail sie als völlig neuen Kontakt ohne Historie. Es gibt keinen Weg, den Kontakt wieder mit seinem früheren Datensatz zu verknüpfen.

Zuvor versendete E-Mails funktionieren für diese Person nicht mehr richtig.

Die getrackten Links in bereits versendeten Kampagnen bleiben normale funktionierende Links, sodass der Empfänger weiterhin auf Ihre Website gelangt. Flexmail kann diese Klicks jedoch keinem Kontaktprofil mehr zuordnen, weil das Profil nicht mehr existiert. Noch entscheidender: Wenn die Person in einer älteren E-Mail auf einen Abmeldelink klickt, läuft die Abmeldung ins Leere. Der Kontakt gelangt nicht auf Ihre Blacklist, was bedeutet, dass er bei einem künftigen Versand oder Import wieder E-Mails erhalten kann. Genau das soll die Blacklist verhindern.

Sie verlieren Ihren Opt-out-Schutz.

Meldet sich ein Kontakt über eine Flexmail-E-Mail ab, wird er auf Ihre Blacklist gesetzt. Die Blacklist verhindert, dass Sie den Kontakt versehentlich erneut anschreiben, selbst wenn seine E-Mail-Adresse bei einem künftigen Import oder einer CRM-Synchronisierung wieder auftaucht. Wenn Sie einen Kontakt löschen, anstatt die Blacklist wirken zu lassen, entfällt dieser Schutz vollständig.

Was Sie stattdessen tun können.

Hat sich ein Kontakt abgemeldet, belassen Sie ihn auf der Blacklist. Wenn Sie sich dem Kontaktlimit nähern, bedenken Sie, dass ein wachsender Empfängerkreis ein gutes Zeichen ist. E-Mail-Marketing erzielt den höchsten ROI aller Marketingkanäle, und Ihre Kontaktliste gehört zu Ihren wertvollsten Unternehmenswerten. Das Ziel besteht darin, zielgerichtete Kampagnen zu versenden und Empfänger verlässlich auf Ihre Website und zu Ihren Produkten zu leiten. Müssen Sie Ihre Kontaktzahl tatsächlich senken, konzentrieren Sie sich auf das Löschen von Hard Bounces und Adressen ohne bisherige Interaktion. Wenden Sie sich bei Bedarf auch an unser Support-Team, um das passende Vorgehen für Ihre Situation zu besprechen.

Opgelet Die einzige Situation, in der das Löschen eines Kontakts angebracht ist, ist ein verifiziertes Recht auf Löschung nach der DSGVO. Exportieren Sie auch in diesem Fall zuerst den Kontaktbericht und halten Sie in Ihren Unterlagen fest, dass die Löschung vollzogen wurde.

Wie Sie mit einem Recht auf Löschung ('Recht auf Vergessenwerden') umgehen

Wenn ein Kontakt die Löschung aller seiner Daten verlangt, empfiehlt sich in Flexmail dieses Vorgehen:

Suchen Sie den Kontakt in Ihrer Kontaktübersicht.
Exportieren Sie vor dem Löschen den Kontaktbericht (siehe oben) und sichern Sie ihn in Ihren Unterlagen. Sie müssen unter Umständen belegen, dass Sie das Löschersuchen ausgeführt haben.
Löschen Sie den Kontakt aus Flexmail.

Waarschuwing Das Löschen eines Kontakts entfernt seine Daten aus Ihrer aktiven Datenbank, löscht aber auch die Historie seiner Abmeldungen. Falls die Möglichkeit besteht, dass diese Person über künftige Importe erneut ins System gelangt, vermerken Sie in Ihren Unterlagen, dass an diese Adresse keine E-Mails mehr gehen dürfen. Ihr AVV mit Flexmail deckt Daten in Drittsystemen nicht automatisch ab. Löschen oder anonymisieren Sie den Kontakt deshalb auch in Ihrem CRM, Ihrem Webshop und allen anderen genutzten Plattformen.

Viele Kunden nutzen Flexmail parallel zu anderen Tools. Diese Checkliste hilft Ihnen beim Bearbeiten einer DSGVO-Anfrage:

Exportieren Sie den Kontaktbericht aus Flexmail
Prüfen Sie Ihr CRM auf Daten zu dieser Person
Prüfen Sie Ihren Webshop oder Ihr Buchungssystem
Prüfen Sie alle weiteren Schnittstellen (Zapier, API-Anbindungen, Analysetools)
Dokumentieren Sie die Bearbeitung der Anfrage und das Datum Ihrer Rückmeldung

Unter der DSGVO haben Sie einen Monat Zeit, um auf die Anfrage einer betroffenen Person zu antworten.

Was der AVV von Flexmail abdeckt

Mit der Nutzung von Flexmail stimmen Sie automatisch unserem Auftragsverarbeitungsvertrag zu. Dieser Vertrag regelt Folgendes:

Flexmail verarbeitet die Daten Ihrer Kontakte ausschließlich auf Ihre Weisung
Jede Verarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union oder in Staaten mit einem angemessenen Schutzniveau
Flexmail unterstützt Sie, falls sich eine betroffene Person direkt bezüglich ihrer Daten an Flexmail wendet
Sie bleiben verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der an Flexmail übermittelten Daten und für das Vorliegen einer gültigen Einwilligung

Müssen Sie gegenüber einer betroffenen Person oder einer Aufsichtsbehörde nachweisen, dass Ihr E-Mail-Marketing den Vorgaben der DSGVO entspricht, gehört der AVV mit Flexmail zu den Unterlagen, die Sie vorlegen müssen.

Nächste Schritte

Nun wissen Sie, wie Einwilligungen erfasst werden und wie Sie Auskunfts- oder Löschbegehren bearbeiten. Prüfen Sie als nächsten Schritt am besten Ihre bestehenden Opt-in-Formulare in Flexmail und stellen Sie sicher, dass jedes Formular ein klares Quell-Label trägt. Kontrollieren Sie bei der Gelegenheit auch Ihre Importhistorie, damit frühere Importe ebenfalls nachvollziehbare Quell-Labels aufweisen.

Haben Sie Fragen zu einem bestimmten Fall oder brauchen Sie Unterstützung beim Exportieren eines Kontaktberichts, steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Seite.