DSGVO in der Praxis: Wie Sie Datenanfragen bearbeiten und Einwilligungen in Flexmail dokumentieren

Wenn jemand Sie um eine Kopie seiner Daten bittet oder die Löschung verlangt, kann sich das wie eine überwältigende Aufgabe anfühlen – besonders wenn Sie mehrere Tools verwenden. Dieser Artikel erklärt genau, was Ihre Verantwortlichkeiten als Flexmail-Kunde sind, was Flexmail über Ihre Kontakte speichert und wie Sie diese Informationen finden und nutzen können, um auf gängige DSGVO-Anfragen zu reagieren.

Ihre Rolle verstehen

Unter der DSGVO sind Sie der Verantwortliche. Das bedeutet, Sie sind dafür verantwortlich zu entscheiden, warum und wie die personenbezogenen Daten Ihrer Kontakte verarbeitet werden. Flexmail ist Ihr Auftragsverarbeiter: Wir verarbeiten Daten in Ihrem Namen und auf Ihre Weisung, wie in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) festgelegt.

In der Praxis bedeutet dies, dass Sie derjenige sind, der antworten muss, wenn einer Ihrer Kontakte bei Ihnen eine DSGVO-Anfrage stellt. Flexmail stellt Ihnen die Werkzeuge zur Verfügung, dies zu tun.

Welche Daten speichert Flexmail über einen Kontakt?

Bevor Sie auf eine Anfrage reagieren können, ist es hilfreich zu wissen, welche Informationen Flexmail tatsächlich speichert. Für jeden Kontakt in Ihrem Konto kann Flexmail Folgendes speichern:

• E-Mail-Adresse und alle Kontaktfelder, die Sie eingerichtet haben (Name, Telefonnummer, Unternehmen, benutzerdefinierte Felder usw.)
• Die Quelle(n), über die der Kontakt Ihrer Datenbank hinzugefügt wurde. Wenn er sich über ein Flexmail-Opt-in-Formular angemeldet hat, zeichnet Flexmail automatisch auf, welches Formular verwendet wurde. Wenn Sie ihn manuell importiert haben, können Sie selbst eine Quellenbezeichnung hinzufügen.
• Interessen und Segmente, zu denen der Kontakt gehört
• Kampagnenhistorie: welche E-Mails er erhalten, geöffnet oder angeklickt hat
• Abmeldeereignisse: ob er auf einen Abmelde-Link geklickt hat und wann

Diese Daten werden in Ihrem Flexmail-Konto gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist.

Wie Sie einen vollständigen Datenbericht für einen Kontakt abrufen

Wenn ein Kontakt eine Auskunftsanfrage stellt (er möchte wissen, welche Daten Sie über ihn haben), finden Sie hier, wie Sie alles finden, was Flexmail über diese Person hat.

1. Gehen Sie zu Kontakte in der Hauptnavigation.

2. Suchen Sie den Kontakt per E-Mail-Adresse.

3. Öffnen Sie das Kontaktprofil. Hier sehen Sie alle Kontaktfelder, Quellen und Interessen, die mit dieser Person verknüpft sind.

   

4. Um die Kampagnenhistorie zu erhalten, gehen Sie zu Kontakte > Kontaktberichte > Neue Suche starten, geben Sie die E-Mail-Adresse ein, aktivieren Sie alle Elemente und legen Sie einen Zeitraum fest. Dies erstellt einen Kontaktbericht, der Folgendes enthält:

   • Datum des Imports oder der Anmeldung
   • Verwendetes Opt-in-Formular (falls zutreffend)
   • An diesen Kontakt gesendete Kampagnen
   • Öffnungen und Klicks
   • Klicks auf den Abmelde-Link

Sie können diesen Bericht als Grundlage für Ihre Antwort an die betroffene Person verwenden. Beachten Sie, dass Sie möglicherweise auch Daten aus anderen Tools sammeln müssen, die Sie neben Flexmail verwenden, wie Ihr CRM, Ihren Webshop oder Ihre Analyse-Plattform.

Wie Einwilligungen in Flexmail dokumentiert werden

Die Dokumentation von Einwilligungen ist eine der häufigsten Fragen, die wir erhalten. So hilft Flexmail Ihnen dabei.

Wenn sich ein Kontakt über ein Flexmail-Opt-in-Formular anmeldet, zeichnet Flexmail automatisch den Formularnamen als Quelle im Kontaktprofil auf. Dies zeigt Ihnen, wo und wie der Kontakt in Ihre Datenbank gelangt ist. Das Formular selbst fungiert als Einwilligungsmoment: Der Kontakt hat Ihr Formular aktiv ausgefüllt und abgesendet.

Wenn Sie Kontakte manuell importieren, sind Sie dafür verantwortlich, die Einwilligung außerhalb von Flexmail dokumentiert zu haben (zum Beispiel ein unterschriebenes Papierformular, ein Kontrollkästchen auf Ihrer eigenen Website oder ein Eintrag in Ihrem CRM). Wenn Sie den Import durchführen, fügen Sie eine aussagekräftige Quellenbezeichnung hinzu, wie „Messe Brüssel – Mai 2024" oder „Webshop-Checkout-Opt-in – Q1 2025". Das macht es später viel einfacher, die Einwilligung zurückzuverfolgen.

Support-Tipp Fügen Sie jedes Mal eine Quelle hinzu, wenn Sie Kontakte zu Flexmail hinzufügen – ob über ein Formular, einen Import oder eine API-Verbindung. Ein Kontakt kann mehrere Quellen haben, wenn er sich mehr als einmal über verschiedene Kanäle angemeldet hat. Je präziser Ihre Quellenbezeichnungen sind, desto einfacher wird es, nachzuweisen, wann und wie Sie die Einwilligung erhalten haben.

Warum das Löschen von Kontakten fast immer die falsche Wahl ist

Es kann verlockend sein, Kontakte aus Flexmail zu löschen, um Ihre Datenbank zu restrukturieren und neu anzufangen, im aktuellen Kontingent zu bleiben oder einfach weil jemand sich abgemeldet hat und es keinen Grund mehr zu geben scheint, ihn zu behalten. In fast jedem Fall verursacht das Löschen eines Kontakts mehr Probleme als es löst.

Sie verlieren alle historischen Daten dauerhaft.

Wenn Sie einen Kontakt löschen, verschwinden alle Informationen, die Flexmail über ihn gesammelt hat: seine Quellen, seine Kampagnenhistorie, welche E-Mails er erhalten hat, welche Links er angeklickt hat und wann er sich abgemeldet hat. Wenn Sie die E-Mail-Adresse dieses Kontakts später erneut importieren, behandelt Flexmail ihn als völlig neuen Kontakt ohne Geschichte. Es gibt keine Möglichkeit, ihn mit seinem früheren Datensatz zu verbinden.

Zuvor gesendete E-Mails funktionieren für diese Person nicht mehr korrekt.

Die verfolgten Links in bereits gesendeten Kampagnen funktionieren weiterhin als normale Links, sodass der Empfänger weiterhin auf Ihre Website klicken kann. Flexmail kann diese Klicks jedoch nicht mehr einem Kontaktprofil zuordnen, weil das Profil nicht mehr existiert. Noch wichtiger: Wenn diese Person auf einen Abmelde-Link in einer älteren E-Mail klickt, hat die Abmeldung keinen Ort, an dem sie erfasst werden kann. Sie wird nicht zu Ihrer Blacklist hinzugefügt, was bedeutet, dass sie bei einem zukünftigen Versand oder Import erneut kontaktiert werden könnte. Dies ist genau das Ergebnis, das die Blacklist verhindern soll.

Sie verlieren Ihren Opt-out-Schutz.

Wenn sich ein Kontakt über eine Flexmail-E-Mail abmeldet, wird er zu Ihrer Blacklist hinzugefügt. Die Blacklist verhindert, dass Sie ihn versehentlich erneut kontaktieren – selbst wenn seine E-Mail-Adresse in einem zukünftigen Import oder CRM-Sync erscheint. Wenn Sie einen Kontakt löschen, anstatt die Blacklist ihre Aufgabe erfüllen zu lassen, verschwindet dieser Schutz vollständig.

Was Sie stattdessen tun sollten.

Wenn sich ein Kontakt abgemeldet hat, lassen Sie ihn auf der Blacklist. Wenn Sie sich einem Kontingentlimit nähern, denken Sie daran, dass eine wachsende Zielgruppe etwas Gutes ist. E-Mail-Marketing hat den höchsten ROI aller Marketing-Kanäle, und Ihre Kontaktliste ist eines Ihrer wertvollsten Geschäftsassets. Das Ziel ist es, konsequent starke Kampagnen zu senden und Menschen zurück auf Ihre Website und Produkte zu bringen – nicht Ihre Liste zu verkleinern. Wenn Sie Ihre Kontaktanzahl wirklich reduzieren müssen, konzentrieren Sie sich auf das Entfernen von Hard-Bounces und Adressen, die sich noch nie engagiert haben, anstatt echte Kontakte zu löschen. Sie können sich auch an unser Support-Team wenden, um den richtigen Ansatz für Ihre Situation zu besprechen.

Achtung Die einzige Situation, in der das Löschen eines Kontakts angemessen ist, ist, wenn Sie eine verifizierte Löschanfrage gemäß DSGVO erhalten. Stellen Sie auch dann sicher, dass Sie zuerst den Kontaktbericht exportieren und in Ihrer eigenen Verwaltung einen Nachweis aufbewahren, dass die Löschung durchgeführt wurde.

Wie Sie eine Löschanfrage („Recht auf Vergessenwerden") bearbeiten

Wenn ein Kontakt Sie bittet, alle seine Daten zu löschen, ist dies der empfohlene Ansatz in Flexmail:

1. Finden Sie den Kontakt in Ihrer Kontaktübersicht.
2. Exportieren Sie vor dem Löschen seinen Kontaktbericht (siehe oben) und speichern Sie ihn in Ihren eigenen Unterlagen. Möglicherweise müssen Sie nachweisen, dass Sie die Löschanfrage bearbeitet haben.
3. Löschen Sie den Kontakt aus Flexmail.

Warnung: Das Löschen eines Kontakts entfernt seine Daten aus Ihrer aktiven Datenbank, entfernt aber auch die Opt-out-Historie. Wenn es eine Chance gibt, dass diese Person in einem zukünftigen Import landen könnte, halten Sie in Ihrer eigenen Verwaltung fest, dass diese E-Mail-Adresse nicht erneut kontaktiert werden darf. Ihr AVV mit Flexmail deckt nicht automatisch Daten ab, die in anderen Systemen gespeichert sind. Stellen Sie daher sicher, dass Sie den Kontakt auch in Ihrem CRM, Webshop und allen anderen verwendeten Tools löschen oder anonymisieren.

DSGVO-Anfragen über mehrere Systeme hinweg bearbeiten

Viele Flexmail-Kunden verwenden Flexmail neben anderen Tools. Hier ist eine einfache Checkliste, die Sie bei einer DSGVO-Anfrage abarbeiten können:

• Exportieren Sie den Kontaktbericht aus Flexmail
• Überprüfen Sie Ihr CRM auf mit dieser Person verknüpfte Daten
• Überprüfen Sie Ihren Webshop oder Ihr Buchungssystem
• Überprüfen Sie alle anderen Integrationen (Zapier, API-Verbindungen, Analyse-Tools)
• Dokumentieren Sie, dass Sie die Anfrage bearbeitet haben, und das Datum, an dem Sie geantwortet haben

Gemäß DSGVO haben Sie einen Monat Zeit, auf eine Betroffenenanfrage zu antworten.

Was der AVV von Flexmail abdeckt

Wenn Sie Flexmail nutzen, stimmen Sie automatisch unserem Auftragsverarbeitungsvertrag zu. Dieser Vertrag bestätigt, dass:

• Flexmail die Daten Ihrer Kontakte nur auf Ihre Weisung verarbeitet
• Alle Verarbeitungen innerhalb der Europäischen Union oder in Ländern mit einem angemessenen Schutzniveau stattfinden
• Flexmail Sie unterstützt, wenn eine betroffene Person Flexmail direkt wegen ihrer Daten kontaktiert
• Sie weiterhin für die Rechtmäßigkeit der Daten verantwortlich sind, die Sie Flexmail bereitstellen, einschließlich ob Sie eine gültige Einwilligung haben

Wenn Sie jemals von einer betroffenen Person oder einer Aufsichtsbehörde aufgefordert werden nachzuweisen, dass Ihr E-Mail-Marketing DSGVO-konform ist, ist Ihr AVV mit Flexmail eines der Dokumente, das Sie griffbereit haben möchten.

Nächste Schritte

Nachdem Sie verstanden haben, wie Einwilligungen verfolgt werden und wie Sie Datenanfragen bearbeiten, ist ein guter nächster Schritt, Ihre aktuellen Opt-in-Formulare in Flexmail zu überprüfen und sicherzustellen, dass jedes einen klaren, beschreibenden Namen hat (der als Quelle verwendet wird).

Wenn Sie Fragen zu einem bestimmten DSGVO-Szenario haben oder Hilfe beim Abrufen eines Kontaktberichts benötigen, hilft unser Support-Team gerne weiter.