Mit Workflows starten

Workflows sind automatisierte Szenarien, die im Hintergrund Ihres Flexmail-Kontos ablaufen. Sobald Sie einen Workflow eingerichtet haben, startet er automatisch bei jedem Eintreten des definierten Auslösers, ganz ohne manuelles Eingreifen. Ein Kontakt meldet sich an, klickt auf einen Link, füllt ein Formular aus, erreicht ein bestimmtes Datum oder erfüllt eine Bedingung, und der Workflow tritt in Aktion.

Richtig eingesetzt senden Workflows die passende E-Mail zur genau richtigen Zeit an den passenden Kontakt, in beliebigem Umfang und ohne fortlaufenden manuellen Aufwand.

Warum Workflows nutzen?

Der wichtigste Nutzen von Workflows liegt darin, dass sie automatisch eine Aktion ausführen, sobald das Verhalten Ihrer Kontakte, deren Interaktionen mit Ihrer Kampagne oder sonstige Ereignisse einen Auslöser aktivieren. Sie laufen nach vordefinierten Regeln im Hintergrund ab, ohne dass Sie zu diesem Zeitpunkt selbst eingreifen müssen. Mit Workflows schlafen Ihre Kampagnen nie.

Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Sie können Willkommensnachrichten an neue Abonnenten senden, Geburtstags-E-Mails verschicken, Benachrichtigungen zu Veranstaltungen wie Erinnerungen oder Umfragen im Anschluss versenden, ergänzende Produktinformationen basierend auf Link-Klicks bereitstellen und vieles mehr. Workflows unterstützen Sie dabei, in jeder Phase des Marketingzyklus die passenden Schritte einzuleiten.

Was Workflows leisten können

  • Eine Willkommens-E-Mail direkt nach der Anmeldung versenden.
  • Automatisch nachfassen, wenn ein Kontakt auf einen bestimmten Link in einer Kampagne klickt.
  • Jedes Jahr basierend auf einem Datumsfeld eine Geburtstags-E-Mail senden.
  • Ihr Vertriebsteam benachrichtigen, sobald ein Kontakt ein Formular ausfüllt.
  • Neue Kontakte über mehrere Wochen mit einer Reihe von Onboarding-E-Mails begleiten.
  • Kontakte aus Ihrer Datenbank entfernen, sobald sie bestimmte Kriterien für Inaktivität erfüllen.

Wie ein Workflow aufgebaut ist

Jeder Workflow besteht aus einzelnen Blöcken in einer festgelegten Reihenfolge. Es gibt fünf Typen:

  • Startblock, bestimmt, wer in den Workflow gelangt und welches Ereignis den Einstieg auslöst.
  • Sendeblock, versendet eine Kampagne, eine SMS oder eine interne Nachricht an ein Teammitglied.
  • Warteblock, pausiert den Workflow für eine festgelegte Zeitspanne oder bis eine Bedingung erfüllt ist.
  • If/Else-Block, teilt den Workflow anhand einer Bedingung in zwei Pfade auf.
  • Kontaktblock, nimmt Änderungen an den Daten eines Kontakts vor.

Sie verbinden diese Blöcke zu einem Ablauf, der zu Ihrem Szenario passt. Der Workflow verarbeitet anschließend jeden Kontakt einzeln, während dieser die Sequenz durchläuft.

Wann Workflows sinnvoll sind

Workflows eignen sich besonders gut, wenn dieselbe Abfolge von Schritten wiederholt für verschiedene Kontakte ablaufen soll, ausgelöst durch deren persönliches Verhalten. Eine Willkommens-E-Mail an jeden neuen Abonnenten ist ein klassischer Fall für einen Workflow. Eine einmalige Kampagne für kommenden Freitag ist das nicht, das ist eine terminierte Kampagne.

Support tip Beginnen Sie einfach. Ihr erster Workflow muss nicht komplex sein. Eine einzige Willkommens-E-Mail nach einer Neuanmeldung bringt bereits großen Nutzen. Sammeln Sie Erfahrung mit einfachen Szenarien, bevor Sie mehrstufige Abläufe anlegen.

Vor dem Start: Checkliste zur Planung

Ein Workflow ist nur so gut wie die Planung im Vorfeld. Gehen Sie diese vier Schritte durch, bevor Sie den Workflow-Builder öffnen. Das erspart Ihnen später aufwendige Korrekturen.


Schritt 1: Definieren Sie Ihr Ziel

Was möchten Sie mit dem Workflow erreichen? Formulieren Sie dies konkret. "Eine Willkommens-E-Mail senden" ist ein klares Ziel. "Interaktion steigern" ist zu ungenau für die Gestaltung eines Workflows.

Typische Ziele für Workflows:

  • Neue Abonnenten begrüßen und Ihre Marke vorstellen.
  • Kontakte nachfassen, die auf einen bestimmten Link in einer Kampagne geklickt haben.
  • Teilnehmer für ein Event erfassen und bestätigen.
  • Kontakte an ein anstehendes Verlängerungs- oder Ablaufdatum erinnern.
  • Den Vertrieb informieren, sobald ein Lead eine bestimmte Aktion durchführt.
  • Kontakte reaktivieren, die seit 90 Tagen keine Nachricht geöffnet haben.

Schritt 2: Bestimmen Sie Ihre Zielgruppe

Wer soll diesen Workflow durchlaufen? Klären Sie folgende Punkte:

  • Was löst den Einstieg aus: das Absenden eines Formulars, ein Klick auf einen Link, ein Datum oder die Anmeldung zu einem Interesse?
  • Sollen bestimmte Kontakte über Bedingungen ausgeschlossen werden, selbst wenn sie den Auslöser erfüllen?
  • Möchten Sie bestehende Kontakte einbeziehen oder nur neue Kontakte ab dem Startzeitpunkt?

Schritt 3: Skizzieren Sie den Ablauf

Zeichnen Sie den Ablauf auf Papier oder in einem Diagramm vor, bevor Sie ihn in Flexmail anlegen. Notieren Sie die Schritte der Reihe nach: Auslöser, die einzelnen E-Mails oder Aktionen sowie Wartezeiten und eventuelle Verzweigungen über If/Else-Blöcke. So bauen Sie den Workflow deutlich schneller auf und entdecken logische Lücken, bevor Probleme entstehen.

Support tip Konzentrieren Sie jeden Workflow auf ein einziges Ziel. Wenn ein Szenario sehr lang und verschachtelt wird, teilen Sie es besser in zwei oder drei kleinere Workflows auf. Überschaubare Workflows lassen sich leichter testen, prüfen und anpassen.

Schritt 4: Bereiten Sie Ihre Inhalte vor

Jeder Sendeblock in Ihrem Workflow benötigt eine Nachricht. Erstellen und prüfen Sie alle gewünschten Vorlagen, bevor Sie den Workflow aktivieren. Achten Sie auf folgende Details:

  • Jede Nachricht erfüllt einen eindeutigen Zweck innerhalb der Sequenz.
  • Platzhalter für die Personalisierung sind korrekt gesetzt und verfügen über funktionierende Standardwerte.
  • Alle Links funktionieren und führen zu den richtigen Zielseiten.
  • Jede Nachricht enthält eine Textversion.

Häufige Fehler vermeiden

  • Einen Workflow starten, bevor alle verwendeten Nachrichten fertiggestellt und freigegeben sind. Ein Workflow kann keine Nachrichten verschicken, die noch fehlen.
  • Zu viele Schritte in einen einzigen Workflow packen. Ausführliche Abläufe mit vielen Verzweigungen sind schwerer zu testen, zu überprüfen und zu pflegen. Ein Workflow pro Ziel ist der bessere Weg.
  • Bestehende Kontakte übersehen. Standardmäßig treten nur neue Kontakte in den Workflow ein, sobald sie den Auslöser aktivieren. Wenn bestehende Kontakte mitlaufen sollen, aktivieren Sie die entsprechende Option in den Einstellungen des Startblocks.
  • Den Ausstieg nicht mitplanen. Jeder Kontakt im Workflow benötigt einen sinnvollen Endpunkt zum Verlassen der Sequenz. Passende Vorgehensweisen finden Sie unter "Wann Sie Ihre Automatisierungskampagne beenden sollten".

Nächste Schritte

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