Mit Workflows starten

Workflows sind automatisierte Szenarien, die im Hintergrund Ihres Flexmail-Kontos laufen. Sobald Sie einen eingerichtet haben, wird er automatisch ausgeführt, wenn Ihr festgelegter Auslöser eintritt – ohne manuellen Eingriff. Ein Kontakt abonniert, klickt auf einen Link, füllt ein Formular aus, erreicht ein Datum oder erfüllt eine Bedingung, und der Workflow startet.

Richtig eingesetzt senden Workflows die richtige E-Mail an den richtigen Kontakt zum genau richtigen Zeitpunkt – in großem Maßstab und ohne laufenden manuellen Aufwand.

Warum Workflows verwenden?

Der primäre Mehrwert von Workflows besteht darin, dass sie eine Aktion automatisch ausführen, sobald sie durch das Verhalten Ihrer Kontakte, deren Interaktionen mit Ihrer Kampagne oder andere Ereignisse ausgelöst werden. Sie arbeiten nach vorab erstellten Regeln im Hintergrund, ohne dass Sie im jeweiligen Moment eingreifen müssen. Mit Workflows schlafen Ihre Kampagnen nie.

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten beim Einsatz von Workflows. So können Sie beispielsweise Willkommensnachrichten an neue Abonnenten, Geburtstags-E-Mails, veranstaltungsbezogene Nachrichten wie Erinnerungen und Umfragen nach einem Event, zusätzliche Informationen zu bestimmten Produkten basierend auf den angeklickten Links Ihrer Kontakte und vieles mehr senden. Workflows sind immer eine gute Idee, um die notwendigen Maßnahmen für jeden Schritt des Marketingzyklus zu ergreifen.

Was Workflows leisten können

Eine Willkommens-E-Mail senden, sobald jemand sich anmeldet.
Automatisch nachfassen, wenn ein Kontakt in einer Kampagne auf einen bestimmten Link klickt.
Eine Geburtstags-E-Mail jedes Jahr basierend auf einem Datumsfeld senden.
Ihr Vertriebsteam benachrichtigen, wenn ein Kontakt ein Kontaktformular ausfüllt.
Neue Kontakte durch eine Reihe von Onboarding-E-Mails über mehrere Wochen führen.
Kontakte aus Ihrer Datenbank entfernen, wenn sie bestimmte Inaktivitätskriterien erfüllen.

Wie ein Workflow aufgebaut ist

Jeder Workflow besteht aus Blöcken, die in einer Sequenz angeordnet sind. Es gibt fünf Typen:

Startblock: Legt fest, wer den Workflow betritt und was deren Eintritt auslöst.
Sendeblock: Sendet eine Kampagne, eine SMS oder eine interne Benachrichtigung an ein Teammitglied.
Warteblock: Hält den Workflow für eine festgelegte Zeit oder bis eine bestimmte Bedingung erfüllt ist an.
Wenn/Sonst-Block: Teilt den Workflow basierend auf einer Bedingung in zwei Pfade auf.
Kontaktblock: Nimmt Änderungen an einem Kontakt vor.

Sie verbinden diese Blöcke zu einem Ablauf, der Ihrem Szenario entspricht. Der Workflow verarbeitet dann jeden Kontakt individuell, während er ihn durchläuft.

Wann Workflows sinnvoll sind

Workflows sind am wertvollsten, wenn dieselbe Abfolge von Aktionen wiederholt für verschiedene Kontakte stattfinden muss, ausgelöst durch deren individuelles Verhalten. Eine Willkommens-E-Mail, die an jeden neuen Abonnenten geht, ist ein perfekter Workflow. Eine einmalige Kampagne, die Sie diesen Freitag versenden, ist es nicht – das ist eine geplante Kampagne.

Support-Tipp Fangen Sie einfach an. Ihr erster Workflow muss nicht aufwendig sein – eine einzelne Willkommens-E-Mail, die durch eine neue Anmeldung ausgelöst wird, ist bereits enorm wertvoll. Bauen Sie Sicherheit mit einfachen Szenarien auf, bevor Sie zu mehrstufigen Sequenzen übergehen.

Bevor Sie beginnen: Planungs-Checkliste

Ein Workflow ist nur so gut wie die Planung dahinter. Wenn Sie diese vier Schritte durcharbeiten, bevor Sie den Workflow-Builder öffnen, ersparen Sie sich später erheblichen Nachbearbeitungsaufwand.

Schritt 1: Ihr Ziel definieren

Was soll der Workflow erreichen? Seien Sie konkret. „Eine Willkommens-E-Mail senden" ist ein Ziel. „Engagement verbessern" ist nicht spezifisch genug, um einen Workflow darum zu gestalten.

Häufige Workflow-Ziele:

Neue Abonnenten willkommen heißen und Ihre Marke vorstellen.
Kontakte nachfassen, die in einer Kampagne auf einen bestimmten Link geklickt haben.
Veranstaltungsteilnehmer registrieren und bestätigen.
Kontakte an ein bevorstehendes Ablauf- oder Verlängerungsdatum erinnern.
Vertrieb benachrichtigen, wenn ein Lead eine qualifizierende Aktion durchführt.
Kontakte reaktivieren, die seit 90 Tagen keine E-Mail geöffnet haben.

Schritt 2: Ihre Zielgruppe definieren

Wer soll diesen Workflow betreten? Überlegen Sie:

Was löst den Eintritt aus: eine Formulareinreichung, ein Link-Klick, ein Datum, eine Interessenabonnierung?
Gibt es Bedingungen, die einige Kontakte ausschließen sollten, auch wenn sie den Auslöser erfüllen?
Sollen bestehende Kontakte eintreten oder nur neue Kontakte ab diesem Zeitpunkt?

Schritt 3: Die Sequenz skizzieren

Bevor Sie in Flexmail aufbauen, skizzieren Sie den Ablauf auf Papier oder in einem einfachen Diagramm. Schreiben Sie jeden Schritt der Reihe nach auf: Auslöser, dann jede E-Mail oder Aktion, mit Wartezeiten und allen Wenn/Sonst-Verzweigungen. Das macht den Aufbau viel schneller und hilft Ihnen, Lücken in Ihrer Logik zu erkennen, bevor sie Probleme verursachen.

Support-Tipp Halten Sie jeden Workflow auf ein Ziel fokussiert. Wenn Sie feststellen, dass Sie ein sehr langes und komplexes Szenario zeichnen, erwägen Sie, es in zwei oder drei kleinere Workflows aufzuteilen. Einfachere Workflows sind einfacher zu testen, zu debuggen und anzupassen.

Schritt 4: Ihre Inhalte vorbereiten

Jeder Sendeblock in Ihrem Workflow benötigt eine Nachricht. Erstellen und überprüfen Sie alle Nachrichten, die Sie verwenden werden, bevor Sie den Workflow aktivieren. Überprüfen Sie, dass:

Jede Nachricht einen klaren Zweck in der Sequenz hat.
Personalisierungsplatzhalter korrekt sind und getestete Fallback-Werte haben.
Links korrekt funktionieren und auf die richtigen Ziele verweisen.
Die Textversion auf jeder Nachricht vorhanden ist.

Häufige Fehler vermeiden

Einen Workflow aktivieren, bevor alle referenzierten Nachrichten veröffentlicht und überprüft sind. Ein Workflow kann keine Nachricht senden, die nicht existiert.
Alles in einen großen Workflow packen. Lange Workflows mit vielen Verzweigungen sind schwieriger zu testen, zu debuggen und zu pflegen. Ein Workflow pro Ziel ist der bessere Ansatz.
Bestehende Kontakte vergessen. Standardmäßig treten nur neue Kontakte, die den Auslöser erfüllen, in den Workflow ein. Wenn Sie möchten, dass bestehende Kontakte einbezogen werden, aktivieren Sie die Option in den Startblock-Einstellungen.
Nicht über die Austrittsbedingung nachdenken. Jeder Kontakt, der einen Workflow betritt, benötigt einen logischen Weg, ihn zu verlassen. Lesen Sie „Wann Sie Ihre Automatisierungskampagne stoppen sollten" für entsprechende Techniken.

Nächste Schritte

Lesen Sie „Einen Workflow erstellen" für eine schrittweise Anleitung zum Workflow-Builder.
Lesen Sie „Workflow-Blöcke und Auslöser-Referenz" für eine vollständige Übersicht aller verfügbaren Auslöser und Aktionen.
Lesen Sie „Workflow-Beispiele" für acht sofort anpassbare Szenarien zu gängigen Anwendungsfällen.
Lesen Sie „Workflow-Best-Practices" für Anleitungen zu Benennung, Testen, Überwachung und langfristiger Pflege von Workflows.