Mit Flexmail starten

Willkommen bei Flexmail. Dieser Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie einrichten müssen, bevor Sie Ihre erste Kampagne versenden. Jeder Schritt ist unkompliziert, und sobald Sie alle Schritte abgeschlossen haben, haben Sie eine solide Grundlage. Die meisten Nutzer schließen diese Einrichtung in unter einer Stunde ab.

Bevor Sie beginnen

Um diesem Leitfaden zu folgen, benötigen Sie:

Ein Flexmail-Konto (kostenlose Testversion oder kostenpflichtiges Abonnement)
Zugang zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domain oder jemanden, der Ihnen dabei helfen kann
Eine Liste bestehender Kontakte im CSV-Format, wenn Sie von einer anderen Plattform wechseln
Ihr Unternehmenslogo und Ihre Markenfarben – HEX-Codes sind ideal

Ihre Einrichtungs-Checkliste

Ihre Kommunikationssprachen wählen
Ihr Marken-Kit einrichten
Absendervalidierung einrichten
E-Mail-Authentifizierung einrichten
Ihre benutzerdefinierten Felder einrichten
Interessen einrichten
Ihre bestehenden Kontakte importieren
Abmeldungen auf der Blacklist importieren
Ihr erstes Segment erstellen
Ein Opt-in-Formular erstellen
Ihre erste Vorlage erstellen
Eine Willkommens-E-Mail erstellen
Ihre erste Kampagne senden

Schritt 1: Ihre Kommunikationssprachen wählen

Flexmail unterstützt mehrsprachiges Senden aus einem einzigen Konto – ein echter Vorteil, wenn Ihre Zielgruppe verschiedene Sprachgemeinschaften umfasst. Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, fragt Flexmail, welche Sprachen Sie verwenden möchten.

Wenn Sie nur in einer Sprache senden, hält Flexmail die Dinge einfach und blendet Einstellungen aus, die Sie nicht benötigen. Wenn Sie mehr als eine Sprache auswählen, wählen Sie auch eine Ausweichsprache: die Sprache, die Flexmail verwendet, wenn für einen bestimmten Kontakt keine Übersetzung verfügbar ist.

Support-Tipp Wenn Sie ein belgisches Unternehmen sind, das auf Niederländisch und Französisch sendet, eignet sich Englisch oft gut als Ausweichsprache, da es weit verbreitet verstanden wird. Fügen Sie einfach Englisch als Kommunikationssprache hinzu und wählen Sie es als Ihre Ausweichsprache aus.

Schritt 2: Ihr Marken-Kit einrichten

Ihr Marken-Kit speichert Ihr Logo, Ihre Farben und Schriftarten. Sobald es eingerichtet ist, sind diese bei jeder Nachricht oder Vorlage verfügbar, die Sie erstellen – Sie müssen nicht jedes Mal nach Ihren HEX-Codes suchen.

Gehen Sie zu Einstellungen, dann Marken-Kit.

Laden Sie Ihr Logo hoch
Fügen Sie Ihre primären und sekundären Markenfarben mit HEX-Codes hinzu
Wählen Sie Ihre bevorzugten Schriftarten aus

Support-Tipp Richten Sie Ihr Marken-Kit ein, bevor Sie Vorlagen erstellen, damit alles von Anfang an einsatzbereit ist.

Schritt 3: Absendervalidierung einrichten

Bevor Sie eine Kampagne senden können, muss Flexmail bestätigen, dass Sie Zugang zu der E-Mail-Adresse haben, von der Sie senden möchten. Dies ist ein einmaliger Schritt pro Absenderadresse.

Gehen Sie zu Einstellungen, dann Absender hinzufügen oder entfernen. Fügen Sie die gewünschte Adresse hinzu, und Flexmail sendet eine Bestätigungs-E-Mail an diese Adresse. Klicken Sie auf den Link in dieser E-Mail und Sie sind startklar. Sie können so viele Absenderadressen hinzufügen, wie Sie benötigen.

Schritt 4: E-Mail-Authentifizierung einrichten

Die E-Mail-Authentifizierung teilt empfangenden Mailservern mit, dass Ihre E-Mails tatsächlich von Ihnen stammen. Ohne sie landen Ihre E-Mails mit höherer Wahrscheinlichkeit im Spam. Flexmail verwendet drei Sicherheitsstandards: SPF, DKIM und DMARC.

Sobald Sie eine Absenderadresse validiert haben, prüft Flexmail automatisch, ob Ihre Domain-Einträge korrekt konfiguriert sind. Falls etwas fehlt, können Sie eine Datei aus Ihrem Konto herunterladen, die die genauen Einstellungen enthält, die Ihr Domain-Administrator hinzufügen muss. DNS-Änderungen können 24 bis 48 Stunden in Anspruch nehmen – das ist völlig normal.

→ Mehr zur Einrichtung der E-Mail-Authentifizierung

DSGVO Eine ordnungsgemäße E-Mail-Authentifizierung ist eine technische Anforderung für DSGVO-konformes Senden. Sie beweist, dass Ihre E-Mails legitim sind, und schützt Ihre Kontakte vor Phishing-Versuchen, die Ihre Marke imitieren könnten.

Schritt 5: Ihre benutzerdefinierten Felder einrichten

Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es Ihnen, zusätzliche Informationen über Ihre Kontakte zu speichern, die über die Standardfelder wie Name und E-Mail-Adresse hinausgehen. Denken Sie an Felder wie Unternehmensname, Geburtstag, Abonnementplan oder jedes andere für Ihr Unternehmen relevante Detail.

Wenn Sie diese vor dem Import von Kontakten einrichten, können Sie Ihre Daten von Anfang an korrekt zuordnen, anstatt später neu importieren zu müssen. Gehen Sie zu Einstellungen, dann Benutzerdefinierte Felder verwalten__.

Support-Tipp Erstellen Sie nur Felder, die Sie tatsächlich verwenden möchten. Ein übersichtlicher, einfacher Kontaktdatensatz ist einfacher zu handhaben als einer, der mit leeren Feldern gefüllt ist.

Schritt 6: Interessen einrichten

Interessen sind Labels, die Sie Kontakten zuweisen, um zu verfolgen, wofür sie sich interessieren. Sie sind eines der leistungsstärksten Werkzeuge in Flexmail, um im Laufe der Zeit relevante, zielgerichtete E-Mails zu senden.

Interessen können einem Kontakt auf verschiedene Weisen hinzugefügt werden:

Automatisch, wenn ein Kontakt auf einen Link in Ihrer E-Mail klickt, den Sie mit einem bestimmten Interesse markiert haben
Beim Import, indem Sie Kontakten Interessen in großen Mengen zuweisen
Durch den Kontakt selbst, wenn er ein Opt-in-Formular ausfüllt oder seine Profilseite aktualisiert
Über die API für erweiterte Integrationen

Sie müssen jetzt noch nicht alles durchgeplant haben. Beginnen Sie mit den Kategorien, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind, und sie werden sich natürlich füllen, wenn Kontakte mit Ihren E-Mails interagieren.

Gehen Sie zu Kontakte, dann Interessen, um zu beginnen.

Schritt 7: Ihre bestehenden Kontakte importieren

Wenn Sie bereits eine Kontaktliste haben, können Sie diese durch das Hochladen einer CSV-Datei in Flexmail einbringen. Flexmail führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.

Gehen Sie zu Kontakte und klicken Sie auf Kontakte hinzufügen. Laden Sie Ihre Datei hoch und ordnen Sie dann jede Spalte dem richtigen Feld in Flexmail zu, einschließlich der in Schritt 5 erstellten benutzerdefinierten Felder.

DSGVO Importieren Sie nur Kontakte, die Ihnen eine klare, dokumentierte Erlaubnis zum Empfang von E-Mails gegeben haben. Das Importieren von Kontakten ohne Einwilligung gefährdet Ihre Zustellbarkeit und ist nicht DSGVO-konform.

Schritt 8: Bestehende Abmeldungen auf der Blacklist importieren

Wenn Sie von einer anderen Plattform zu Flexmail wechseln, ist dieser Schritt wichtig. Personen, die sich zuvor abgemeldet haben, dürfen von Ihrem neuen Setup keine E-Mails erhalten.

Exportieren Sie Ihre Abmelder von Ihrer alten Plattform und importieren Sie diese Liste dann in den Blacklist-Reiter in Flexmail, bevor Sie Ihre aktiven Kontakte importieren. Flexmail schließt diese Adressen automatisch von allen zukünftigen Kampagnen aus.

Achtung Importieren Sie Ihre Abmelder immer vor Ihren aktiven Kontakten. Das Überspringen dieses Schritts ist eine der häufigsten Ursachen für DSGVO-Beschwerden beim Wechsel von E-Mail-Plattformen.

Schritt 9: Ihr erstes Segment erstellen

Segmente ermöglichen es Ihnen, bestimmte Gruppen innerhalb Ihrer Kontaktliste zu definieren, damit Sie relevantere E-Mails senden können. In Flexmail werden Segmente aus Kontaktfeldern, benutzerdefinierten Feldern, Interessen und Verhalten aufgebaut und aktualisieren sich automatisch, wenn sich Ihre Kontaktdaten ändern.

Gehen Sie zu Kontakte, dann Segmente, und klicken Sie auf Segment hinzufügen.

Schritt 10: Ein Opt-in-Formular erstellen

Ein Opt-in-Formular ermöglicht es Besuchern, sich direkt von Ihrer Website für Ihre E-Mails anzumelden. Wenn jemand das Formular ausfüllt, erhält er eine Bestätigungs-E-Mail. Sobald er auf Bestätigen klickt, wird er als verifizierter Kontakt in Ihrem Konto hinzugefügt.

Dieser Double-Opt-in-Prozess gibt Ihnen eine dokumentierte Einwilligung für jeden Kontakt – genau das, was die DSGVO verlangt. Außerdem bleibt Ihre Liste sauber und Ihre Engagement-Raten hoch, da jeder auf der Liste wirklich von Ihnen hören möchte.

Gehen Sie zu Formulare, dann Opt-in-Formulare, und klicken Sie auf Neues Opt-in-Formular erstellen. Sobald Sie mit dem Formular zufrieden sind, generieren Sie den Einbettungscode und fügen Sie ihn zu Ihrer Website hinzu.

DSGVO Double-Opt-in ist der Goldstandard für den Aufbau einer DSGVO-konformen Liste. Flexmail bietet nur Double-Opt-in als Anmeldemethode an – und das ist beabsichtigt.

Schritt 11: Ihre erste Vorlage erstellen

Vorlagen sparen Zeit und sorgen für konsistente E-Mails. Anstatt Ihr Layout jedes Mal von Grund auf neu zu erstellen, beginnen Sie mit einer Vorlage und aktualisieren nur den Inhalt.

Gehen Sie zu Kampagnen, dann Nachrichten, und klicken Sie auf Neue Nachricht erstellen. Verwenden Sie den E-Mail-Builder, um Ihr Layout zu gestalten, Ihr Logo hinzuzufügen und Ihre Markenfarben anzuwenden. Sobald Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, speichern Sie es als Vorlage.

Einige nützliche Vorlagen, die Sie frühzeitig erstellen sollten:

Newsletter-Vorlage für das Teilen von Updates und Artikeln
Einzelthema-Vorlage für fokussierte Nachrichten mit einem klaren Aufruf zum Handeln
Werbe-Vorlage für Angebote und Produktankündigungen
Veranstaltungseinladungs-Vorlage für Webinare und Präsenzveranstaltungen

Support-Tipp Bevor Sie Ihre Vorlage fertigstellen, füllen Sie Ihr Testprofil unter Einstellungen aus. So können Sie die Personalisierung mit realistischen Kontaktdaten in der Vorschau anzeigen und genau sehen, was Ihre Kontakte erhalten werden.

Schritt 12: Eine Willkommens-E-Mail erstellen

Eine Willkommens-E-Mail ist die erste Nachricht, die ein neuer Abonnent von Ihnen erhält – und sie gibt den Ton für alles Weitere vor. Forschungsergebnisse zeigen, dass 76 % der Menschen unmittelbar nach der Anmeldung eine Willkommens-E-Mail erwarten, und Abonnenten, die eine erhalten, zeigen 33 % mehr langfristiges Engagement.

Teilen Sie neuen Kontakten mit, wer Sie sind, was sie erwarten können und wie sie das Beste aus Ihren E-Mails herausholen können. Erstellen Sie Ihre Willkommensnachricht im E-Mail-Builder und richten Sie dann einen Automatisierungs-Workflow ein, der sie automatisch sendet, sobald ein neuer Kontakt Ihrer Liste beitritt.

Schritt 13: Ihre erste Kampagne senden

Erstellen Sie Ihre Kampagne, indem Sie Ihre Nachricht, Ihre Absenderadresse, eine Betreffzeile und das Segment, das Sie erreichen möchten, auswählen. Entscheiden Sie, ob Sie sofort senden oder für später planen möchten.

Prüfen Sie nach dem Versand Ihre Kampagnenberichte, um zu sehen, wie sie performt hat. Ihre Öffnungsrate, Klickrate und Abmelderate sagen Ihnen etwas Nützliches darüber, wie Ihre Nachricht ankam – und wo Sie beim nächsten Mal verbessern können.

Häufige Fehler vermeiden

E-Mail-Authentifizierung überspringen

Viele Nutzer überspringen die Schritte 3 und 4 und versuchen, sofort eine Kampagne zu senden. Ohne eine validierte Absenderadresse und korrekte DNS-Einträge landen Ihre E-Mails mit viel höherer Wahrscheinlichkeit im Spam oder werden ganz abgewiesen. Schließen Sie die Authentifizierung ab, bevor Sie etwas senden.

Kontakte ohne dokumentierte Einwilligung importieren

Es ist verlockend, jede E-Mail-Adresse zu importieren, die Sie je gesammelt haben – aber wenn Sie nicht auf einen klaren Moment verweisen können, in dem diese Personen zugestimmt haben, E-Mails von Ihnen zu erhalten, sollten Sie sie nicht importieren. Das Senden an Personen ohne Einwilligung riskiert Spam-Beschwerden, schadet Ihrer Absenderreputation und verstößt gegen die DSGVO.

Vergessen, zuerst Abmelder zu importieren

Wenn Sie von einer anderen Plattform migrieren, ist es ein häufiger Fehler, aktive Kontakte vor der Blacklist zu importieren. Importieren Sie immer zuerst Abmelder (Schritt 8), damit kein zuvor abgemeldeter Kontakt versehentlich Ihre erste Kampagne erhält.

Benutzerdefinierte Felder nicht vor dem Import einrichten

Wenn Sie Kontakte importieren, bevor Sie Ihre benutzerdefinierten Felder eingerichtet haben, müssen Sie später erneut importieren oder Datensätze manuell aktualisieren, um diese Daten hinzuzufügen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Felder in Schritt 5 zu erstellen, damit der Import von Anfang an korrekt zugeordnet wird.

Ohne Testprofil senden

Personalisierungsplatzhalter wie Vorname oder Unternehmen erscheinen in Ihrer Vorschau leer oder fehlerhaft, wenn Sie kein Testprofil ausgefüllt haben. Richten Sie dies unter Einstellungen ein, bevor Sie eine Nachricht in der Vorschau anzeigen oder testen.

Nächste Schritte

Herzlichen Glückwunsch zur abgeschlossenen Einrichtung. Hier sind einige großartige nächste Schritte, um noch mehr aus Flexmail herauszuholen:

Erkunden Sie die Automatisierung, indem Sie eine Workflow-Sequenz einrichten
Führen Sie einen A/B-Test für Ihre nächste Kampagne durch, um Ihre Betreffzeilen zu optimieren (Pro- und Premium-Pläne)
Fügen Sie weitere Opt-in-Formulare auf bestimmten Seiten Ihrer Website hinzu, um Ihre Liste zu vergrößern
Richten Sie Link-Tracking ein, um Interessen automatisch basierend darauf zuzuweisen, was Kontakte anklicken