Mit Flexmail starten

Willkommen bei Flexmail. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch alles, was Sie einrichten müssen, bevor Sie Ihre erste Kampagne versenden. Jeder Schritt ist überschaubar, und sobald Sie alle durchlaufen haben, steht eine solide Basis bereit. Die meisten Nutzer schließen diese Einrichtung in weniger als einer Stunde ab.

Bevor Sie beginnen

Um dieser Anleitung zu folgen, benötigen Sie Folgendes:

  • Ein Flexmail-Konto (kostenlose Testphase oder kostenpflichtiges Abonnement)
  • Zugang zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domain oder jemanden, der Ihnen dabei helfen kann
  • Eine Liste bestehender Kontakte im CSV-Format, wenn Sie von einer anderen Plattform wechseln
  • Ihr Unternehmenslogo und Ihre Markenfarben, vorzugsweise als HEX-Codes

Ihre Einrichtungs-Checkliste

  1. Wählen Sie Ihre Kommunikationssprachen
  2. Richten Sie Ihr Brand kit ein
  3. Richten Sie die Absendervalidierung ein
  4. Richten Sie die E-Mail-Authentifizierung ein
  5. Richten Sie Ihre benutzerdefinierten Felder ein
  6. Richten Sie Interessen ein
  7. Importieren Sie Ihre bestehenden Kontakte
  8. Importieren Sie Ihre Abmeldungen in die Blacklist
  9. Erstellen Sie Ihr erstes Segment
  10. Erstellen Sie ein Opt-in-Formular
  11. Erstellen Sie Ihre erste Vorlage
  12. Erstellen Sie eine Willkommens-E-Mail
  13. Versenden Sie Ihre erste Kampagne

Schritt 1: Wählen Sie Ihre Kommunikationssprachen

Flexmail unterstützt den mehrsprachigen Versand aus einem einzigen Konto, was ein echter Vorteil ist, wenn Ihre Zielgruppe mehrere Sprachgemeinschaften umfasst. Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, fragt Flexmail, welche Sprachen Sie verwenden möchten.

Wenn Sie nur in einer Sprache versenden, hält Flexmail die Dinge einfach und blendet Einstellungen aus, die Sie nicht benötigen. Wenn Sie mehrere Sprachen auswählen, wählen Sie auch eine Ausweichsprache: die Sprache, die Flexmail verwendet, wenn für einen bestimmten Kontakt keine Übersetzung verfügbar ist.

Support tip Sind Sie ein belgisches Unternehmen, das auf Niederländisch und Französisch versendet? Englisch eignet sich oft gut als Ausweichsprache, da es weitgehend verstanden wird. Fügen Sie Englisch als Kommunikationssprache hinzu und legen Sie es als Ausweichsprache fest.

Schritt 2: Richten Sie Ihr Brand kit ein

Im Brand kit speichern Sie Ihr Logo, Ihre Farben und Schriftarten. Einmal eingerichtet, stehen diese jedes Mal bereit, wenn Sie eine Nachricht oder Vorlage erstellen, sodass Sie nicht jedes Mal nach Ihren HEX-Codes suchen müssen.

Gehen Sie zu Einstellungen und danach zu Brand kit.

  1. Laden Sie Ihr Logo hoch
  2. Fügen Sie Ihre primären und sekundären Markenfarben anhand von HEX-Codes hinzu
  3. Wählen Sie Ihre bevorzugten Schriftarten aus

Support tip Richten Sie Ihr Brand kit ein, bevor Sie Vorlagen erstellen, damit alles sofort einsatzbereit ist.

Schritt 3: Richten Sie die Absendervalidierung ein

Bevor Sie eine Kampagne versenden können, muss Flexmail bestätigen, dass Sie Zugriff auf die E-Mail-Adresse haben, die Sie als Absender nutzen möchten. Dies ist ein einmaliger Schritt pro Absenderadresse.

Gehen Sie zu Einstellungen und danach zu Absender hinzufügen oder löschen. Fügen Sie die Adresse hinzu, die Sie verwenden möchten, und Flexmail sendet eine Bestätigungs-E-Mail an diese Adresse. Klicken Sie auf den Link in dieser E-Mail, und Sie können versenden. Sie können so viele Absenderadressen hinzufügen, wie Sie benötigen.

Schritt 4: Richten Sie die E-Mail-Authentifizierung ein

Die E-Mail-Authentifizierung teilt empfangenden Mailservern mit, dass Ihre E-Mails tatsächlich von Ihnen stammen. Ohne Authentifizierung ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Ihre E-Mails im Spam-Ordner landen. Flexmail nutzt drei Sicherheitsstandards: SPF, DKIM und DMARC.

Sobald Sie eine Absenderadresse validiert haben, prüft Flexmail automatisch, ob die Domain-Einträge korrekt eingerichtet sind. Sollte etwas fehlen, können Sie direkt aus Ihrem Konto eine Datei mit den genauen Einstellungen herunterladen, die Ihr Domain-Administrator hinzufügen muss. DNS-Änderungen können 24 bis 48 Stunden dauern, was völlig normal ist.

GDPR  Eine korrekte E-Mail-Authentifizierung ist eine technische Voraussetzung für den DSGVO-konformen Versand. Sie belegt, dass Ihre E-Mails legitim sind, und hilft dabei, Ihre Kontakte vor Phishing-Versuchen zu schützen, die Ihre Marke nachahmen könnten.

Schritt 5: Richten Sie Ihre benutzerdefinierten Felder ein

Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie zusätzliche Informationen über Ihre Kontakte speichern, abseits der Standardfelder wie Name und E-Mail-Adresse. Denken Sie an Felder wie Unternehmensname, Geburtstag, Abonnementtyp oder andere Angaben, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Wenn Sie diese Felder vor dem Import von Kontakten einrichten, können Sie Ihre Daten direkt korrekt zuordnen, anstatt später erneut importieren zu müssen. Gehen Sie zu Einstellungen und danach zu Benutzerdefinierte Felder verwalten.

Support tip Erstellen Sie nur Felder, die Sie auch wirklich verwenden möchten. Ein übersichtlicher Kontaktdatensatz ist einfacher zu verwalten als einer voller leerer Felder.

Schritt 6: Richten Sie Interessen ein

Interessen sind Labels, die Sie Kontakten zuweisen, um festzuhalten, wofür sie sich interessieren. Sie gehören zu den praktischsten Funktionen in Flexmail, um langfristig relevante, zielgerichtete E-Mails zu versenden.


Interessen können einem Kontakt auf verschiedene Weisen zugewiesen werden:

  • Automatisch, wenn ein Kontakt auf einen Link in Ihrer E-Mail klickt, den Sie mit einem bestimmten Interesse verknüpft haben
  • Während des Imports, indem Sie Kontakten gesammelt Interessen zuweisen
  • Durch den Kontakt selbst, wenn dieser ein Opt-in-Formular ausfüllt oder die Profilseite aktualisiert
  • Über die API für komplexere Integrationen

Sie müssen jetzt noch nicht alles im Detail ausgearbeitet haben. Beginnen Sie mit den Kategorien, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Sie füllen sich von selbst, sobald Kontakte mit Ihren E-Mails interagieren.

Gehen Sie zu Kontakte und danach zu Interessen, um zu beginnen.

Schritt 7: Importieren Sie Ihre bestehenden Kontakte

Wenn Sie bereits eine Kontaktliste haben, können Sie diese über eine CSV-Datei in Flexmail importieren. Flexmail begleitet Sie Schritt für Schritt durch diesen Vorgang.

Gehen Sie zu Kontakte und klicken Sie auf Kontakte hinzufügen. Laden Sie Ihre Datei hoch und weisen Sie anschließend jede Spalte dem passenden Feld in Flexmail zu, einschließlich der benutzerdefinierten Felder aus Schritt 5.

GDPR  Importieren Sie nur Kontakte, die Ihnen eine eindeutige, dokumentierte Einwilligung für den Erhalt von E-Mails gegeben haben. Kontakte ohne Einwilligung zu importieren gefährdet Ihre Zustellbarkeit und entspricht nicht der DSGVO.

Schritt 8: Importieren Sie Ihre Abmeldungen in die Blacklist

Wenn Sie von einer anderen Plattform zu Flexmail wechseln, ist dieser Schritt wichtig. Jede Person, die sich zuvor abgemeldet hat, darf keine E-Mails aus Ihrem neuen Setup erhalten.

Exportieren Sie Ihre abgemeldeten Kontakte aus Ihrer alten Plattform und importieren Sie diese Liste anschließend in den Reiter Blacklist in Flexmail, bevor Sie Ihre aktiven Kontakte importieren. Flexmail schließt diese Adressen automatisch von allen künftigen Kampagnen aus.

Let op  Importieren Sie Ihre abgemeldeten Kontakte immer vor Ihren aktiven Kontakten. Diesen Schritt auszulassen ist eine der häufigsten Ursachen für DSGVO-Beschwerden beim Wechsel zu einer anderen E-Mail-Plattform.

Schritt 9: Erstellen Sie Ihr erstes Segment

Mit Segmenten definieren Sie spezifische Gruppen innerhalb Ihrer Kontaktliste, um relevantere E-Mails versenden zu können. In Flexmail basieren Segmente auf Kontaktfeldern, benutzerdefinierten Feldern, Interessen sowie Verhalten, und sie aktualisieren sich automatisch, sobald sich Ihre Kontaktdaten ändern.

Gehen Sie zu Kontakte, dann zu Segmente, und klicken Sie auf Segment hinzufügen.

Schritt 10: Erstellen Sie ein Opt-in-Formular

Über ein Opt-in-Formular können sich Besucher direkt auf Ihrer Website für Ihre E-Mails anmelden. Füllt jemand das Formular aus, erhält die Person eine Bestätigungs-E-Mail. Sobald die Anmeldung bestätigt wird, erscheint die Person als verifizierter Kontakt in Ihrem Konto.

Dieses Double-opt-in-Verfahren liefert Ihnen eine dokumentierte Einwilligung für jeden Kontakt, genau wie es die DSGVO vorschreibt. Es sorgt zudem für eine saubere Liste und gute Interaktionsraten, da jede Person darauf tatsächlich Nachrichten von Ihnen erhalten möchte.

Gehen Sie zu Formulare, danach zu Opt-in-Formulare, und klicken Sie auf Neues Opt-in-Formular erstellen. Sobald das Formular fertig ist, erstellen Sie den Einbettungscode und fügen ihn in Ihre Website ein.

GDPR  Double-opt-in ist der beste Standard für den Aufbau einer DSGVO-konformen Liste. Flexmail stellt ausschließlich Double-opt-in als Anmeldemethode bereit, und das ist eine bewusste Entscheidung.

Einwilligung zum Open-Tracking. Ist Open-Tracking in Ihrem Konto aktiviert und die dazugehörige Consent-Richtlinie aktiv, enthält ein in Flexmail erstelltes Opt-in-Formular ein Kontrollkästchen. Mit diesem Häkchen willigt der Besucher ein, dass gemessen werden darf, wann er Ihre E-Mails öffnet. Das Kontrollkästchen ist standardmäßig nicht ausgewählt. Sie können es weder entfernen noch standardmäßig aktivieren. Lässt der Besucher das Häkchen weg, bleibt er trotzdem angemeldet und erhält Ihre E-Mails ohne Tracking-Pixel. Ist Open-Tracking deaktiviert, wird das Kontrollkästchen nicht angezeigt. Weitere Erklärungen finden Sie unter Wie hole ich die Einwilligung für das Open-Tracking ein?.

Schritt 11: Erstellen Sie Ihre erste Vorlage

Vorlagen sparen Zeit und sorgen für einheitliche E-Mails. Statt Ihr Layout jedes Mal neu zu erstellen, starten Sie mit einer Vorlage und passen nur den Inhalt an.

Gehen Sie zu Kampagnen, danach zu Nachrichten, und klicken Sie auf Neue Nachricht erstellen. Nutzen Sie den E-Mail Builder, um Ihr Layout zu gestalten, Ihr Logo einzufügen und Ihre Markenfarben zu verwenden. Wenn das Ergebnis passt, speichern Sie den Entwurf als Vorlage.

Hilfreiche Vorlagen, die Sie schon zu Beginn anlegen können:

  • Newsletter-Vorlage für Neuigkeiten und Artikel
  • Ein-Themen-Vorlage für fokussierte Nachrichten mit einem klaren Call-to-Action
  • Aktions-Vorlage für Angebote und Produktankündigungen
  • Event-Einladungsvorlage für Webinare und Präsenzveranstaltungen

Support tip  Füllen Sie Ihr Testprofil über die Einstellungen aus, bevor Sie Ihre Vorlage fertigstellen. So prüfen Sie die Personalisierung mit realistischen Kontaktdaten und sehen genau, was Ihre Kontakte zu sehen bekommen.

Schritt 12: Erstellen Sie eine Willkommens-E-Mail

Eine Willkommens-E-Mail ist die erste Nachricht, die ein neuer Abonnent von Ihnen erhält, und sie bestimmt den ersten Eindruck. Untersuchungen zeigen, dass 76 Prozent der Menschen direkt nach der Anmeldung eine Willkommens-E-Mail erwarten. Abonnenten, die eine erhalten, interagieren auf lange Sicht 33 Prozent mehr mit den Inhalten.

Erklären Sie neuen Kontakten, wer Sie sind, was sie erwartet und wie sie Ihre E-Mails optimal nutzen. Erstellen Sie Ihre Willkommensnachricht im E-Mail Builder und richten Sie anschließend einen Automation-Workflow ein, der die Nachricht automatisch versendet, sobald sich ein neuer Kontakt anmeldet.

Schritt 13: Versenden Sie Ihre erste Kampagne

Erstellen Sie Ihre Kampagne, indem Sie Ihre Nachricht, die Absenderadresse, eine Betreffzeile und das gewünschte Segment auswählen. Entscheiden Sie, ob Sie die Kampagne sofort versenden oder für einen späteren Zeitpunkt planen möchten.

Prüfen Sie nach dem Versand Ihre Kampagnenberichte. Ihre Öffnungsrate, Klickrate und Abmelderate zeigen Ihnen, wie Ihre Nachricht ankam und an welchen Stellen Sie beim nächsten Mal ansetzen können.

Ist die Richtlinie zur Open-Tracking-Einwilligung aktiv, berechnet Flexmail die Öffnungsrate anhand der Kontakte, die der Nachverfolgung zugestimmt haben. Mehr dazu lesen Sie unter Berichte lesen bei aktiver Consent-Richtlinie.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

E-Mail-Authentifizierung überspringen

Viele Nutzer überspringen die Schritte 3 und 4 und versuchen, sofort eine Kampagne zu versenden. Ohne eine validierte Absenderadresse und korrekte DNS-Einträge landen E-Mails viel häufiger im Spam-Ordner oder werden komplett abgewiesen. Schließen Sie die Authentifizierung ab, bevor Sie Nachrichten versenden.


Kontakte ohne dokumentierte Einwilligung importieren

Es ist verlockend, jede gesammelte E-Mail-Adresse zu importieren. Wenn Sie jedoch nicht nachweisen können, wann diese Personen zugestimmt haben, dürfen Sie diese Kontakte nicht importieren. Nachrichten an Personen ohne Einwilligung führen zu Spam-Beschwerden, schaden Ihrer Absenderreputation und verletzen die DSGVO.


Vergessen, abgemeldete Kontakte zuerst zu importieren

Beim Umzug von einer anderen Plattform werden häufig aktive Kontakte vor der Blacklist importiert. Importieren Sie abgemeldete Personen immer zuerst in Schritt 8, damit kein zuvor abgemeldeter Kontakt versehentlich Ihre erste Kampagne erhält.


Benutzerdefinierte Felder nicht vor dem Import einrichten

Wenn Sie Kontakte importieren, bevor Sie eigene Felder eingerichtet haben, müssen Sie Daten später erneut importieren oder Einträge manuell ergänzen. Nehmen Sie sich in Schritt 5 die Zeit für Ihre Felder, damit der Import sofort reibungslos passt.


Versand ohne Testprofil

Platzhalter für Personalisierungen wie der Vorname oder der Firmenname bleiben in Ihrer Vorschau leer oder unvollständig, wenn Sie kein Testprofil ausgefüllt haben. Richten Sie dieses vor der Vorschau oder dem Testen in den Einstellungen ein.

Nächste Schritte

Herzlichen Glückwunsch zum Abschluss Ihrer Einrichtung. Hier sind einige sinnvolle nächste Schritte, um Flexmail noch besser zu nutzen:

  • Erkunden Sie die Automatisierung und richten Sie eine Workflow-Reihe ein
  • Führen Sie einen A/B-Test für Ihre nächste Kampagne durch, um Ihre Betreffzeilen zu optimieren (verfügbar im Pro- und Premium-Abonnement)
  • Binden Sie zusätzliche Opt-in-Formulare auf bestimmten Seiten Ihrer Website ein, um Ihre Liste auszubauen
  • Richten Sie Link-Tracking ein, um anhand der Klicks Ihrer Kontakte automatisch passende Interessen zu vergeben
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