Von einer anderen Plattform zu Flexmail migrieren

Der Wechsel von E-Mail-Plattformen erfordert Planung, ist aber nicht so komplex, wie es klingt, wenn Sie wissen, was Sie erwartet. Dieser Artikel führt Sie durch das, was Sie von Ihrem aktuellen Tool mitbringen können, was Sie neu erstellen müssen, wie die Struktur von Flexmail auf Konzepte abbildet, die Sie bereits kennen, und was Sie in Ihren ersten Tagen auf der Plattform tun sollten.

Das Wichtigste vor Ihrem ersten Versand ist das Importieren Ihrer Unterdrückungsliste – der Kontakte, die sich zuvor abgemeldet haben oder gebounced sind. Alles andere kann parallel erledigt werden. Überspringen Sie diesen Schritt und Sie riskieren sofortige Spam-Beschwerden, die Ihre Absenderreputation vom ersten Tag an zurücksetzen.

Vor der Migration

Exportieren Sie aus Ihrer aktuellen Plattform Folgendes, bevor Sie kündigen oder den Zugang verlieren:

  • Ihre aktiven Kontakte mit allen benutzerdefinierten Feldern als CSV. Fügen Sie jede Datenspalte hinzu, die Sie behalten möchten: Name, Unternehmen, Sprache, jegliche Segmentierungsdaten.
  • Ihre Unterdrückungsliste: Kontakte, die sich abgemeldet haben, Hard-Bounces oder als Spam markiert wurden. Dies ist der wichtigste Export. Überspringen Sie ihn nicht.
  • Ihre E-Mail-Vorlagen als HTML-Dateien oder Screenshots. Sie müssen sie im Flexmail-E-Mail-Builder neu erstellen, und die Originale als Referenz zu haben spart Zeit.
  • Ihre Automatisierungslogik: Dokumentieren Sie Ihre bestehenden Workflows – Auslöser, Bedingungen, Aktionen, Timing – bevor Sie den Zugang verlieren. Sie werden sie in Flexmail neu erstellen, und Notizen beschleunigen den Prozess erheblich.
  • Alle Integrationen: Listen Sie die Tools auf, die derzeit mit Ihrer E-Mail-Plattform verbunden sind (CRM, E-Commerce, Webformulare), und notieren Sie, welche Daten zwischen ihnen fließen. Sie müssen diese neu verbinden.

Wichtig Wenn Sie den Zugang zu Ihrer vorherigen Plattform verlieren, bevor Sie Ihre Unterdrückungsliste exportiert haben, können Sie sie möglicherweise nicht rekonstruieren. Das Senden an Kontakte, die sich zuvor abgemeldet haben, ist ein DSGVO-Verstoß und erzeugt Spam-Beschwerden, die sofort Ihre Absenderreputation schädigen. Priorisieren Sie diesen Export über alles andere.

Was Sie mitbringen können

Ihre Kontaktliste

Alle Kontaktdaten, die Sie als CSV exportieren können, können in Flexmail importiert werden. Dies umfasst E-Mail-Adressen, Namen und alle benutzerdefinierten Felddaten, die Sie gespeichert haben. Beim Import ordnen Sie die Spalten in Ihrer CSV den Feldern in Ihrem Flexmail-Konto zu – entweder den Standardfeldern, die standardmäßig vorhanden sind, oder benutzerdefinierten Feldern, die Sie im Voraus erstellen. Erstellen Sie vor dem Import die benutzerdefinierten Kontaktfelder in Flexmail, die den Datenspalten entsprechen, die Sie mitbringen. Lesen Sie „Kontaktfelder" für die Einrichtungsanleitung.

Ihre Unterdrückungsliste

Abmelder, Hard-Bounces und Spam-Beschwerden können direkt in Ihre Flexmail-Blacklist importiert werden. Flexmail ermöglicht es Ihnen, eine CSV mit Adressen speziell für die Blacklist zu importieren, damit sie sofort vor zukünftigen Versendungen geschützt sind, ohne den normalen Kontakt-Importfluss zu durchlaufen.

Importieren Sie diese vor Ihren aktiven Kontakten und auf jeden Fall vor dem ersten Kampagnenversand. Lesen Sie „Die Blacklist" für das Importverfahren.

Kontakt-Tags und Gruppierungen

Wenn Ihre aktuelle Plattform Tags, Gruppen oder benutzerdefinierte Felder zur Segmentierung Ihrer Zielgruppe verwendet, können Sie diese Daten mitbringen, solange sie in Ihrem CSV-Export enthalten sind. In Flexmail können Sie Segmentierungsdaten in Kontaktfeldern oder als Interessen speichern. Sobald die Daten importiert sind, können Sie sie zum Erstellen von Segmenten verwenden.

Was Sie neu erstellen müssen

E-Mail-Vorlagen und Nachrichten

Es gibt keinen direkten Importpfad für E-Mail-Vorlagen von anderen Plattformen. HTML von einem anderen Tool wird im HTML-Editor von Flexmail oft anders gerendert, und viele Plattformen verwenden proprietäre Vorlagenformate, die nicht sauber übertragen werden.

Der zuverlässigste Ansatz ist, Ihre Vorlagen im Flexmail-E-Mail-Builder neu zu erstellen, wobei Sie Ihre bestehenden Designs als visuelle Referenz verwenden. Der Builder verwendet eine Drag-and-Drop-Blockstruktur, sodass die meisten Standardlayouts – Kopfzeile, Hauptteil, Bildblöcke, Fußzeile – schnell neu erstellt werden können. Wenn Sie eine stark angepasste HTML-Vorlage haben, können Sie auch den HTML-Editor verwenden, um Ihren bestehenden Code direkt einzufügen und anzupassen.

Automatisierungen und Workflows

Automatisierungslogik überträgt sich nicht zwischen Plattformen. Sie müssen Ihre bestehenden Workflows dokumentieren und im Automatisierungsmodul von Flexmail neu erstellen. Die verfügbaren Auslöser, Bedingungen und Aktionen in Flexmail können von dem abweichen, was Sie gewohnt sind – behandeln Sie dies daher als Neuaufbau und nicht als Migration.

Bevor Sie Automatisierungen live schalten, testen Sie sie gründlich mit internen Adressen. Lesen Sie „Workflows" im Hilfecenter für die Einrichtung und das Testen von Workflows in Flexmail.

Segmente

Segmentdefinitionen – die Regeln, die bestimmen, wer zu einer Gruppe gehört – können nicht importiert werden. Sie erstellen Ihre Segmente in Flexmail mit dem Segment-Builder neu, wobei Sie Bedingungen basierend auf Kontaktfeldern, Interessen, Quellen, Kampagnenaktivität oder Kontaktstatus anwenden.

Wenn Ihre aktuelle Plattform dynamische Segmente verwendet (automatisch auf Basis des Verhaltens aktualisiert), funktionieren Flexmail-Segmente auf dieselbe Weise: Sie werten ihre Mitgliedschaft jedes Mal neu aus, wenn Sie sie verwenden.

Opt-in-Formulare und Landing Pages

Formulare und Landing Pages müssen in Flexmail neu erstellt werden. Alle Einbettungscodes von Ihrer vorherigen Plattform hören auf zu funktionieren, sobald Sie dieses Konto kündigen. Erstellen Sie Ihre Anmeldeformulare mit dem Opt-in-Formular-Builder von Flexmail neu und aktualisieren Sie die Einbettungscodes auf Ihrer Website.

Integrationen

Verbindungen zu anderen Tools – Ihrem CRM, Ihrer E-Commerce-Plattform, Website-Formularen – müssen neu konfiguriert werden, um auf Flexmail zu verweisen. Die spezifischen Schritte hängen von den beteiligten Tools ab. Wenn eine native Integration in Flexmail vorhanden ist, verwenden Sie diese. Für Tools ohne native Integration können die API von Flexmail oder eine Connector-Plattform wie Zapier verwendet werden.

Kampagnenhistorie und Berichte

Historische Kampagnenberichte, Öffnungsraten, Klickraten und Engagement-Daten von Ihrer vorherigen Plattform können nicht importiert werden. Diese Daten verbleiben bei Ihrem alten Anbieter. Wenn Sie sie als Referenz benötigen, exportieren Sie Berichte vor der Kündigung. Flexmail beginnt ab Ihrem ersten Versand, Ihre Performance-Historie aufzubauen.

Wie die Struktur von Flexmail auf Ihr aktuelles Tool abbildet

Terminologie und Struktur von E-Mail-Plattformen unterscheiden sich erheblich. Die folgende Tabelle ordnet die gebräuchlichsten Konzepte von Tools wie Mailchimp und ActiveCampaign ihren Flexmail-Äquivalenten zu.

Kampagnen und Nachrichten

Auf den meisten Plattformen ist eine Kampagne ein einzelnes Objekt, das sowohl den E-Mail-Inhalt als auch die Sendeeinstellungen enthält. In Flexmail sind diese getrennt: Sie erstellen eine Nachricht (die E-Mail selbst) und verwenden sie dann in einer Kampagne, einer Automatisierung oder einem Transaktionsablauf. Dieselbe Nachricht kann für mehrere Versendungen wiederverwendet werden, und Sie können Teammitgliedern oder Agenturen Zugriff auf das Erstellen von Nachrichten geben, ohne ihnen Zugriff auf das Senden von Kampagnen zu gewähren. Lesen Sie „Nachrichten und Kampagnen: wie sie zusammenarbeiten" für die vollständige Erklärung.

Mehrere Listen oder Zielgruppen

Plattformen wie Mailchimp organisieren Kontakte in separate Listen oder Zielgruppen. Jede Liste ist unabhängig: Ein Kontakt in einer Liste ist von einem Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse in einer anderen Liste getrennt, auch wenn sie dieselbe Person sind.

Flexmail verwendet eine einzige Kontaktdatenbank. Jeder Kontakt existiert einmal. Anstatt mehrere Listen zu verwalten, verwenden Sie Segmente, um verschiedene Kontaktgruppen für jede Kampagne zu filtern und anzusprechen. Wenn Sie zuvor fünf separate Zielgruppen verwaltet haben, werden diese in Flexmail zu fünf Segmenten innerhalb einer Datenbank.

Support-Tipp Dies ist der größte strukturelle Unterschied für Personen, die von Multi-Listen-Plattformen migrieren. Versuchen Sie nicht, Ihre separaten Listen neu zu erstellen, indem Sie jede ohne Deduplizierung als neuen Stapel importieren – Sie werden mit doppelten Kontakten und Abrechnungsproblemen enden. Importieren Sie alle Ihre aktiven Kontakte auf einmal (oder in klar verwalteten Stapeln) und verwenden Sie Segmente, um die Zielgruppenlogik zu replizieren, die Sie zuvor hatten.

Tags

Tags auf anderen Plattformen (zur Kennzeichnung einzelner Kontakte mit Kategorien oder Verhaltensmarkierungen) entsprechen am ehesten den Interessen in Flexmail. Interessen sind Labels, die Sie Kontakten zuweisen und als Segmentbedingungen verwenden können. Wenn Ihre CSV eine Tag-Spalte enthält, können Sie diese Werte importieren und während des Importprozesses Interessen zuordnen.

Gruppen und Abonnentenpräferenzen

Kontaktgruppen oder Abonnentenpräferenzkategorien von anderen Plattformen können als Interessen oder als Multiple-Choice-Kontaktfeld in Flexmail neu erstellt werden. Interessen funktionieren gut, wenn Sie möchten, dass Kontakte ihre Präferenzen über ein Formular selbst auswählen. Ein Kontaktfeld funktioniert besser für interne Klassifizierungen, die Kontakte nicht selbst verwalten.

Automatisierungen und Drip-Sequenzen

Automatisierungs-Workflows in anderen Tools haben direkte Entsprechungen im Automatisierungsmodul von Flexmail. Flexmail-Automatisierungen basieren auf Auslösern (ein Kontakt wird hinzugefügt, ein Datum wird erreicht, eine Kampagne wird geöffnet), Bedingungen (Kontaktfeldwerte, Interessen, Segmentzugehörigkeit) und Aktionen (eine Nachricht senden, ein Interesse hinzufügen, eine Zeit warten). Die Logik ist dieselbe wie bei den meisten automatisierungsfähigen Plattformen; Oberfläche und verfügbare Aktionen unterscheiden sich.

Double-Opt-in

Flexmail ist eine ausschließlich Double-Opt-in-Plattform. Jeder Kontakt muss sein Abonnement bestätigen, indem er auf einen Link in einer Bestätigungs-E-Mail klickt, bevor er als aktiver Kontakt hinzugefügt wird. Dies ist nicht optional. Wenn Ihre vorherige Plattform Single-Opt-in erlaubt hat und Sie Kontakte haben, die nie einen Bestätigungsschritt durchlaufen haben, sind diese Kontakte im Sinne von Flexmail unbestätigt. Sie können keine Kampagnen empfangen, bis sie bestätigen. Lesen Sie „Warum Flexmail nur Double-Opt-in anbietet" für die vollständige Erklärung.

Transaktions-E-Mails

Wenn Ihre aktuelle Plattform sowohl Marketing- als auch Transaktions-E-Mails (Bestellbestätigungen, Passwortzurücksetzungen) über dasselbe System verwaltet, müssen Sie entscheiden, wie Sie Transaktionsnachrichten in Flexmail handhaben. Flexmail hält Marketing- und Transaktions-E-Mails auf separater Infrastruktur. Transaktions-E-Mails in Flexmail verwenden eine separate API und erfordern eine eigene Einrichtung. Lesen Sie „Mit der Transaktions-API starten" für Details.

Der Migrationsprozess

Arbeiten Sie diese Schritte der Reihe nach durch. Die Schritte 1 bis 3 müssen vor dem Versand von irgendetwas abgeschlossen sein.

  1. Von Ihrer aktuellen Plattform exportieren: aktive Kontakte (CSV mit allen Feldern), Unterdrückungsliste (CSV von Abmeldern und Hard-Bounces), Vorlagen (HTML oder Screenshots), Automatisierungsdokumentation und alle Berichte, die Sie als Referenz behalten möchten.
  2. Ihr Flexmail-Konto einrichten: Validieren Sie Ihre Absenderadresse, richten Sie SPF-, DKIM- und DMARC-Authentifizierung für Ihre Sendedomain ein und konfigurieren Sie Ihre Bounce-Einstellungen. Lesen Sie „Mit Flexmail starten" und „Absendervalidierung und E-Mail-Authentifizierung".
  3. Importieren Sie Ihre Unterdrückungsliste in die Flexmail-Blacklist. Tun Sie dies vor jedem Kontaktimport. Lesen Sie „Die Blacklist".
  4. Erstellen Sie Ihre benutzerdefinierten Kontaktfelder in Flexmail, die den Datenspalten in Ihrer Kontakt-CSV entsprechen. Lesen Sie „Kontaktfelder".
  5. Importieren Sie Ihre aktiven Kontakte. Ordnen Sie CSV-Spalten beim Import den Flexmail-Kontaktfeldern zu. Lesen Sie „Kontakte hinzufügen".
  6. Erstellen Sie Ihre Segmente neu. Verwenden Sie die importierten Kontaktdaten, um Segmente zu erstellen, die Ihre Zielgruppenlogik replizieren. Lesen Sie „Über Segmente".
  7. Erstellen Sie Ihre E-Mail-Vorlagen im E-Mail-Builder oder HTML-Editor neu.
  8. Erstellen Sie Ihre Opt-in-Formulare neu und aktualisieren Sie die Einbettungscodes auf Ihrer Website.
  9. Erstellen Sie Ihre Automatisierungen neu und testen Sie sie, bevor Sie sie live schalten.
  10. Verbinden Sie Ihre Integrationen neu.
  11. Senden Sie Ihre erste Kampagne an ein kleines, hochengagiertes Segment. Senden Sie am ersten Tag nicht an Ihre gesamte Liste. Lesen Sie „Absenderreputation verstehen", um zu erfahren, warum das wichtig ist und wie Sie Ihre Sendeleistung korrekt aufwärmen.

Häufige Fehler vermeiden

Den Import der Unterdrückungsliste überspringen

Dies ist der folgenreichste Fehler bei jeder Migration. Kontakte, die sich auf Ihrer vorherigen Plattform abgemeldet haben, erwarten, nicht von Ihnen zu hören. Das Senden an sie ist sowohl ein DSGVO-Verstoß als auch eine sofortige Quelle von Spam-Beschwerden. Importieren Sie Ihre Unterdrückungsliste vor allem anderen.

Am ersten Tag an Ihre gesamte Liste senden

Ihr neues Flexmail-Konto sendet von einer IP-Adresse ohne Geschichte. ISPs behandeln dies vorsichtig. Sofort eine große Kampagne von einer kalten IP zu senden ist einer der schnellsten Wege, Ihre Absenderreputation zu schädigen, bevor Sie positive Signale aufgebaut haben. Beginnen Sie mit einem kleinen, engagierten Segment und skalieren Sie über mehrere Wochen.

Versuchen, mehrere Listen als separate Importe neu zu erstellen

Wenn Sie auf Ihrer vorherigen Plattform mehrere separate Zielgruppen verwaltet haben, ist der Instinkt, jede als separaten Import neu zu erstellen. Im Single-Datenbank-Modell von Flexmail führt dies zu doppelten Kontakten und aufgeblähten aktiven Kontaktzahlen, was Ihre Abrechnungsstufe beeinflusst. Importieren Sie alle aktiven Kontakte einmal mit Deduplizierung und verwenden Sie Segmente, um Ihre Zielgruppenlogik zu replizieren.

Automatisierungen nicht testen, bevor sie live gehen

Automatisierungslogik, die auf einer Plattform funktioniert hat, überträgt sich nicht automatisch korrekt auf eine andere. Testen Sie jeden Workflow mit internen E-Mail-Adressen, bevor Sie ihn für echte Kontakte aktivieren. Eine falsch konfigurierte Automatisierung kann doppelte Nachrichten senden oder in unbeabsichtigten Sequenzen auslösen.

Ihr altes Konto kündigen, bevor Sie alles haben

Sobald Ihr altes Konto geschlossen ist, ist der Zugang zu Ihren Daten in der Regel weg. Exportieren Sie alles, was Sie möglicherweise benötigen – Kontaktdaten, Unterdrückungslisten, Vorlagen, Berichte, Automatisierungsdokumentation –, bevor Sie kündigen. Es ist viel einfacher, Daten zu exportieren, die Sie am Ende nicht brauchen, als Daten zu verlieren, die Sie benötigt hätten.

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