Meine E-Mails landen im Spam

Ob eine Kampagne im Posteingang oder im Spam-Ordner landet, hängt von vielen Faktoren ab: den Spam-Filter-Einstellungen des Empfängers, der Reputation Ihrer Sendedomain, Ihrem Nachrichteninhalt, der Reputation der Sende-IP und mehr. Es gibt keine einzelne Lösung, die die Zustellung in den Posteingang garantiert, aber die folgenden Schritte behandeln die häufigsten Ursachen.

Schritt 1: E-Mail-Authentifizierung einrichten

E-Mail-Authentifizierung ist der bei weitem wichtigste Faktor für die Zustellbarkeit. Ohne sie haben empfangende Mailserver keine Möglichkeit zu überprüfen, ob Ihre Kampagne legitim von Ihnen gesendet wurde, und viele leiten sie automatisch in den Spam weiter.

Flexmail verwendet drei Authentifizierungsdatensätze: SPF, DKIM und DMARC. Diese sind DNS-Einträge, die zu Ihrer Sendedomain hinzugefügt werden.

So prüfen und richten Sie die Authentifizierung ein:

  • Gehen Sie zu Einstellungen > Absender hinzufügen oder entfernen
  • Klicken Sie auf „Authentifizierung einrichten".
  • Generieren Sie am Ende der Seite Ihre DKIM-Schlüssel (lassen Sie den Selektor auf „flexmail").
  • Klicken Sie auf „Bericht generieren", um eine Textdatei herunterzuladen.
  • Senden Sie diese Datei an Ihren Domain-Administrator. Er fügt die Einträge zu Ihrem DNS hinzu.
  • Innerhalb von 24 bis 48 Stunden werden die SPF-, DKIM- und DMARC-Indikatoren in Ihrem Konto grün.

Support-Tipp Wenn Sie nicht sicher sind, wer Ihr Domain-DNS verwaltet, ist es in der Regel derselbe Anbieter, bei dem Sie Ihre Domain registriert haben (Combell, Easyhost, TransIP, GoDaddy, One.com usw.) oder Ihre IT-Abteilung.

Schritt 2: Nachrichten-Check durchführen

Der integrierte Nachrichten-Check von Flexmail analysiert Ihre Nachricht vor dem Versand auf häufige Spam-Auslöser. Öffnen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf Nachrichten-Check, um ihn auszuführen.

Für eine detailliertere externe Analyse können Sie mail-tester.com verwenden. Senden Sie eine Testkampagne an die dort angegebene Adresse und Sie erhalten einen Spam-Score mit einer Aufschlüsselung der spezifischen Probleme, die behoben werden müssen, wie fehlende Authentifizierung, Inhaltsprobleme oder Link-Probleme.

Schritt 3: Betreffzeile überprüfen

Spam-Filter prüfen Betreffzeilen genau. Vermeiden Sie Folgendes:

  • Spam-Triggerwörter: „Aktion", „Angebot", „Rabatt", „kostenlos", „jetzt handeln", „limitiertes Angebot" und ähnliche kommerzielle Begriffe.
  • Wörter in GROSSBUCHSTABEN.
  • Übermäßige Interpunktion: mehrere Ausrufezeichen oder Fragezeichen.
  • Zu viele Emoji.
  • Irreführende oder vage Betreffzeilen, die den E-Mail-Inhalt nicht widerspiegeln.

Schritt 4: Nachrichteninhalt prüfen

Der Inhalt und die Struktur Ihrer Nachricht beeinflussen den Spam-Score.

Text- und Bildbalance

Streben Sie eine Balance von ungefähr 80% Text und 20% Bildern an. Eine Nachricht, die hauptsächlich aus Bildern mit wenig Text besteht, ist ein häufiges Spam-Signal, da Spam-Filter keine Bilder lesen können. Eine Nachricht, die vollständig aus Text besteht, ist in Ordnung, aber vollständig aus Bildern ist es nicht.

Schriftarten und Farben

Beschränken Sie sich auf insgesamt zwei bis drei Farben und zwei bis drei Schriftarten. Zählen Sie Hyperlinks und fettgedruckten Text als visuelle Elemente. Übermäßig dekorierte Nachrichten werden von Spam-Filtern markiert.

Alt-Texte

Fügen Sie jedem Bild Alt-Text hinzu. Dies hilft bei der Zustellbarkeit und stellt außerdem sicher, dass Ihre Nachricht für Empfänger lesbar ist, deren E-Mail-Client Bilder nicht automatisch lädt.

Textversion hinzufügen

Eine Textversion Ihrer Nachricht verbessert die Zustellbarkeit und gewährleistet die Lesbarkeit auf Geräten, die kein HTML unterstützen, wie Smartwatches. Um eine zu generieren: Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben Ihrer Nachricht, wählen Sie „Textversion bearbeiten" und klicken Sie auf Generieren.

Schritt 5: Absenderidentität prüfen

Verwenden Sie einen Absendernamen, der Ihre Organisation klar identifiziert. Wenn jemand Ihren Newsletter unter einem Namen abonniert hat und E-Mails von einem anderen Namen erhält, wird er diese wahrscheinlich als Spam markieren.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Absenderadresse zu der Domain passt, die Ihre Zielgruppe kennt. Die Verwendung einer persönlichen Gmail- oder Hotmail-Adresse als Absenderadresse für Massenkampagnen reduziert die Zustellbarkeit erheblich.

Schritt 6: Sendefrequenz prüfen

Das tägliche Versenden von Kampagnen erhöht das Risiko von Spam-Beschwerden und Abmeldungen. E-Mail-Listen, an die täglich gesendet wird, werden von Spam-Filtern schneller markiert als wöchentliche oder monatliche Listen. Lassen Sie ausreichend Zeit zwischen Kampagnen und überlegen Sie, ob jeder Versand für Ihre Zielgruppe wirklich wertvoll ist.

Kampagnen kommen bei internen Kontakten nicht an

Wenn Ihre Kampagnen bei externen Empfängern ankommen, aber nicht bei Personen in Ihrer eigenen Organisation (die dieselbe Domain wie Ihre Absenderadresse verwenden), liegt das Problem in der Regel an der Konfiguration des E-Mail-Servers Ihres Unternehmens.

Ihr interner Mailserver ist möglicherweise so konfiguriert, dass er davon ausgeht, er sei der einzige Server, der E-Mails von Ihrer Domain senden darf. Wenn Flexmail eine Kampagne von Ihrer Adresse sendet, lehnt der interne Server sie als verdächtig ab.

Die Lösung besteht darin, den Sendebereich von Flexmail auf Ihrem internen Mailserver auf die Whitelist zu setzen. Bitten Sie Ihren IT-Administrator, Sendungen vom Flexmail-SPF-Eintrag spf.flexmail.eu zuzulassen. Dieser Ansatz ist sicherer als die Whitelist fester IP-Adressen, da sich die IP-Bereiche von Flexmail im Laufe der Zeit ändern können.

Achtung Setzen Sie die IP-Adressen von Flexmail nicht direkt auf die Whitelist, es sei denn, Ihr IT-Team benötigt dies ausdrücklich. Verwenden Sie stattdessen spf.flexmail.eu, das automatisch aktuell bleibt, wenn sich die Infrastruktur von Flexmail ändert.

DSGVO Zustellbarkeitsprobleme werden manchmal dadurch verursacht, dass an Kontakte gesendet wird, die nicht ordnungsgemäß zugestimmt haben. Wenn Ihre Liste gekaufte Kontakte oder alte Kontakte ohne dokumentierte Einwilligung enthält, wird Ihre Spam-Beschwerderate hoch sein. Eine hohe Beschwerderate schädigt Ihre Absenderreputation dauerhaft. Senden Sie nur an Kontakte, die sich aktiv angemeldet haben.

Häufige Fehler vermeiden

Inhalte korrigieren, ohne zuerst die Authentifizierung zu prüfen

E-Mail-Authentifizierung hat einen größeren Einfluss auf die Zustellbarkeit als jede Inhaltsänderung. Stellen Sie immer sicher, dass SPF, DKIM und DMARC grün sind, bevor Sie Zeit damit verbringen, Ihre Nachricht anzupassen.

Eine Re-Engagement-Kampagne senden, um ein Spam-Problem zu beheben

Wenn Ihre Kampagnen bereits im Spam landen, wird das Versenden weiterer Kampagnen das Problem nicht beheben. Lösen Sie zunächst die eigentliche Ursache und setzen Sie dann das Senden fort.

Spam-Beschwaderaten in Ihren Kampagnenberichten ignorieren

Eine Spam-Beschwerderate über 0,1% ist ein Warnsignal. Überprüfen Sie Ihre Berichte regelmäßig. Kontakte, die Ihre E-Mails als Spam markieren, werden automatisch auf die Blacklist gesetzt.

Nächste Schritte

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