Rechtmäßig erhaltene Daten

Bevor Sie Kontakte in Flexmail importieren, müssen Sie sicherstellen, dass Sie ein rechtliches Recht haben, diese zu speichern und anzuschreiben. Dies ist nicht nur eine Anforderung von Flexmail. Es ist eine DSGVO-Verpflichtung. Bei jedem Import bittet Flexmail Sie, dies ausdrücklich zu bestätigen.

Was gilt als rechtmäßig erhaltene Daten?

Nach der DSGVO benötigen Sie eine gültige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Für E-Mail-Marketing sind die häufigsten Grundlagen:

Einwilligung: Der Kontakt hat Ihnen aktiv die Erlaubnis erteilt, ihn per E-Mail zu kontaktieren, zum Beispiel durch Ausfüllen eines Opt-in-Formulars.
Berechtigtes Interesse: Sie haben einen echten geschäftlichen Grund, die Person zu kontaktieren, und ihr Interesse daran, nicht kontaktiert zu werden, überwiegt Ihres nicht. Dies gilt enger als viele Menschen annehmen.
Vertragliche Notwendigkeit: Das Anschreiben des Kontakts ist zur Erfüllung eines Vertrags mit ihm notwendig, wie das Senden einer Bestellbestätigung oder eines Service-Updates.

Kontakte aus Opt-in-Formularen

Kontakte, die sich über ein Flexmail-Opt-in-Formular anmelden, haben Ihnen eine dokumentierte, doppelt bestätigte Einwilligung gegeben. Ihre Daten sind immer rechtmäßig erhalten. Flexmail verarbeitet den Bestätigungsprozess automatisch.

Was Sie nicht importieren sollten

Gekaufte Kontaktlisten
Von Websites gescrapte E-Mail-Adressen
Kontakte, die sich für die Kommunikation einer anderen Organisation angemeldet haben
Alte Listen, bei denen die Einwilligung unter anderen Bedingungen oder über eine andere Marke gesammelt wurde

DSGVO DSGVO-Artikel 6 definiert die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Wenn Sie unsicher sind, ob eine bestimmte Liste qualifiziert, konsultieren Sie gdpr-info.eu/art-6-gdpr/ oder holen Sie rechtlichen Rat ein. Flexmail kann nicht beurteilen, ob Ihre spezifischen Daten rechtmäßig erhalten wurden. Das ist Ihre Verantwortung als Verantwortlicher.

Häufige Fehler vermeiden

Davon ausgehen, dass alte Einwilligung noch gültig ist

Einwilligungen, die vor Jahren unter vagen Bedingungen gesammelt wurden – wie „Ich erkläre mich damit einverstanden, Mitteilungen von unseren Partnern zu erhalten" – erfüllen wahrscheinlich nicht die DSGVO-Anforderung an eine spezifische, informierte und freiwillig erteilte Einwilligung. Wenn Sie unsicher sind, ob eine alte Einwilligung noch gültig ist, ist es sicherer, eine Re-Consent-Kampagne durchzuführen, bevor Sie importieren.

Sich zu sehr auf berechtigtes Interesse verlassen

Berechtigtes Interesse wird oft als Grundlage angeführt, um Personen zu schreiben, die sich nie explizit angemeldet haben. In der Praxis verlangt die DSGVO, dass Sie einen Abwägungstest durchführen, der zeigt, dass Ihr Interesse das Datenschutzrecht des Kontakts tatsächlich überwiegt. Für kaltes Marketing-E-Mail ist diese Hürde selten erfüllt. Verwenden Sie im Zweifelsfall Einwilligung.

Eine gekaufte Liste importieren ohne Prüfung

Gekaufte Listen erfüllen fast nie die DSGVO-Einwilligungsanforderungen. Die Kontakte haben ihre Daten einer anderen Organisation für andere Zwecke gegeben. Sie zu kontaktieren verstößt gegen die DSGVO und generiert typischerweise hohe Beschwerderaten, was Ihre Absenderreputation direkt schädigt.

DSGVO-Überlegungen

Als Verantwortlicher sind Sie für die Rechtmäßigkeit der Daten verantwortlich, die Sie in Flexmail einbringen. Flexmail verarbeitet diese Daten in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter, gemäß den Bedingungen des Datenverarbeitungsvertrags. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung liegt bei Ihnen zur Bestimmung und Dokumentation.

Führen Sie eine Aufzeichnung darüber, wie und wann Sie die Einwilligung für jede Gruppe von Kontakten erhalten haben. Wenn Sie jemals einen Auskunftsantrag oder eine Prüfung erhalten, ist diese Dokumentation Ihr Nachweis der Konformität.

Nächste Schritte

Lesen Sie „Kontakte hinzufügen" für den vollständigen Importprozess, einschließlich des Einwilligungsbestätigungsschritts.
Lesen Sie „Auf der Blacklist gelistete Kontakte verwalten", wenn Sie frühere Abgemeldete von einer anderen Plattform importieren müssen.
Lesen Sie „Über Quellen", um zu verstehen, wie Sie die Herkunft Ihrer Kontakte für DSGVO-Zwecke verfolgen.