Die Blacklist

Die Blacklist ist eine geschützte Liste von E-Mail-Adressen, die keine Kampagnen aus Ihrem Account empfangen können. Sie dient sowohl dem Schutz Ihrer Zustellbarkeit als auch der Einhaltung der DSGVO. Die Blacklist intakt zu halten ist nicht optional, sondern Ihre dokumentierte Übersicht über Abmeldeanfragen und technisch ungültige Adressen.

Warum Kontakte auf der Blacklist landen

• Sie haben auf den Abmeldelink in einer Ihrer E-Mails geklickt.
• Sie haben eine Spam-Beschwerde eingereicht.
• Ihre E-Mail-Adresse hat einen 5.1.1 Hard Bounce verursacht (Adresse existiert nicht).
• Ihre Adresse hat die eingestellte maximale Anzahl aufeinanderfolgender Hard Bounces erreicht.
• Sie haben den Kontakt manuell hinzugefügt.
• Sie wurden direkt in die Blacklist importiert.

Was die Blacklist bewirkt

Gesperrte Adressen können nicht erneut in Ihre aktive Kontaktdatenbank importiert werden.

Warum Sie die Blacklist nicht leeren dürfen

DSGVO-Verpflichtungen

Die DSGVO gibt jeder Person das Recht, Direktwerbung zu widersprechen. Wenn sich jemand abmeldet, übt die Person genau dieses Recht aus. Dieser Person erneut E-Mails zu senden, verletzt ihre Datenschutzrechte und führt zu behördlichen Maßnahmen. Geldbußen unter der DSGVO können bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes betragen.

Folgen für die Zustellbarkeit

E-Mail-Anbieter wie Gmail und Outlook überwachen Beschwerdesignale genau. Wenn Kontakte, die sich zuvor abgemeldet haben, wieder Ihre E-Mails erhalten, stufen sie diese als Spam ein. Das schadet Ihrer Absenderreputation und führt dazu, dass Ihre E-Mails gefiltert werden, nicht nur für diese Empfänger, sondern für Ihre gesamte Versanddomain.

Rechtliche Folgen

Wissentlich E-Mails an Personen zu senden, die sich abgemeldet haben, ist keine Grauzone. Es verstößt gegen europäisches Datenschutzrecht. Neben behördlichen Geldbußen können betroffene Personen zivilrechtliche Ansprüche gegen Sie geltend machen.

Häufig gestellte Fragen

"Die Person hat sich versehentlich abgemeldet. Können wir sie wieder zurücksetzen?"

Nicht manuell. Der einzige korrekte Weg ist, dass sich der Kontakt selbst über Ihr Opt-in-Formular neu anmeldet. Sobald das Double-Opt-in abgeschlossen ist, wird der Status automatisch wieder auf bestätigt gesetzt. Den vollständigen Ablauf finden Sie unter "Einen blockierten Kontakt erneut anmelden".

"Wir haben die Einwilligung eines Kontakts vorliegen. Können wir die Person wieder hinzufügen?"

Eine mündliche oder stillschweigende Einwilligung reicht nicht aus. Sie benötigen eine dokumentierte Einwilligung, die durch ein abgeschlossenes Anmeldeverfahren belegt wird. Bitten Sie den Kontakt, sich über Ihr Opt-in-Formular anzumelden. Dadurch entsteht ein dokumentierter Einwilligungsnachweis.

"Kann ich eine Adresse entfernen, die irrtümlich auf der Blacklist gelandet ist?"

Wenn eine Adresse durch einen technischen Fehler auf der Blacklist gelandet ist, etwa durch einen Hard Bounce aufgrund eines Serverfehlers statt einer ungültigen Adresse, wenden Sie sich an support@flexmail.be. Das Team prüft den Fall und berät Sie zum weiteren Vorgehen.

Flexmail unterscheidet zwei Arten von gesperrten Kontakten, und Ihre Möglichkeiten hängen von der jeweiligen Art ab:

Manuell gesperrte Kontakte

Wenn ein Kontakt manuell auf die Blacklist gesetzt wurde, etwa direkt über die Detailseite des Kontakts oder durch direkten Import in die Blacklist, können Sie ihn selbst wieder von der Blacklist entfernen. Gehen Sie zu Kontakte > Alle Kontakte > Gesperrt, suchen Sie den Kontakt und wählen Sie die Option zum Entfernen von der Blacklist. Tun Sie dies nur, wenn Sie einen berechtigten, dokumentierten Grund und eine neue Einwilligung des Kontakts vorliegen haben.

Kontakte auf der Blacklist wegen Hard Bounce oder Spam-Beschwerde

Kontakte, die durch einen Hard Bounce (Fehler 5.1.1) oder eine Spam-Beschwerde auf die Blacklist geraten sind, können von Account-Benutzern nicht selbst entfernt werden. Flexmail schränkt dies gezielt ein, um die Zustellbarkeit und Compliance zu schützen. Wenn dieser Kontakt ausdrücklich auf Sie zugekommen ist und Ihnen eine neue Einwilligung für den E-Mail-Empfang erteilt hat, wenden Sie sich mit der Anfrage und den Hintergründen an support@flexmail.be. Das Support-Team prüft die Situation und kann die Adresse freigeben, damit der Kontakt einen neuen Opt-in-Prozess durchlaufen kann.

"Kann ich frühere Abmeldungen aus einem anderen System importieren?"

Ja, und das sollten Sie auch tun. Bevor Sie aktive Kontakte von einer anderen Plattform importieren, übertragen Sie frühere Abmeldungen direkt in die Blacklist von Flexmail. So verhindern Sie, dass versehentlich E-Mails an Personen herausgehen, die sich bereits abgemeldet haben. Informationen zum Import direkt in die Blacklist finden Sie unter "Kontakte hinzufügen".

"Wir haben diese Liste vor der DSGVO gekauft. Dürfen wir diesen Personen E-Mails senden?"

Nein. Die DSGVO gilt für alle Daten, die Sie aktuell verwalten, unabhängig vom Kaufdatum. Gekaufte Listen erfüllen die Anforderungen an die Einwilligung fast nie. Die Personen haben ihre Daten einem anderen Unternehmen für andere Zwecke anvertraut. Ein Anschreiben dieser Adressen stellt einen Rechtsverstoß dar.

"Wie verhält es sich mit dem Recht auf Vergessenwerden?"

Gemäß DSGVO haben Kontakte das Recht zu verlangen, dass Sie ihre Daten löschen. Geht eine solche Anfrage ein, müssen Sie den Kontakt aus Ihrer Datenbank entfernen. Möglicherweise müssen Sie die E-Mail-Adresse jedoch auf der Blacklist behalten, um nachweisen zu können, dass Sie den Widerspruch beachtet haben. Die Adresse allein ohne weitere personenbezogene Daten ist das notwendige Minimum, um eine versehentliche Neuanlage zu verhindern. Wenden Sie sich für die genaue Handhabung in Ihrem Einzelfall an Ihre Datenschutzbeauftragte, Ihren Datenschutzbeauftragten oder Ihre Rechtsberatung.

Was sollten Sie stattdessen tun?

Wenn Ihre versandbare Liste schrumpft oder die Interaktion nachlässt, hilft Folgendes: Starten Sie Reaktivierungskampagnen, um inaktive Kontakte zurückzugewinnen, bevor sie sich abmelden. Nutzen Sie Segmentierung, um passendere Inhalte zu versenden, damit kein Anlass für Abmeldungen entsteht. Verbessern Sie Ihr Opt-in-Verfahren, um Kontakte zu gewinnen, die Ihre E-Mails wirklich lesen wollen. Eine kleinere Liste mit interessierten Empfängern erzielt bessere Ergebnisse als eine große Liste ohne Beteiligung.

Gesperrte Kontakte einsehen

1. Gehen Sie zu Kontakte und dann zu Alle Kontakte.
2. Klicken Sie auf den Reiter Gesperrt.

Der Reiter Gesperrt führt alle Adressen auf und nennt den jeweiligen Grund sowie das Datum der Sperrung. Sie können nach E-Mail-Adressen suchen und die Liste nach Datum sortieren.

Blacklist exportieren

Wählen Sie im Reiter Gesperrt Kontakte aus und nutzen Sie die Option Exportieren, um die Liste als CSV-Datei herunterzuladen. Dies empfiehlt sich regelmäßig für eine lokale Datensicherung oder für den Import von Abmeldungen in ein anderes System.

Einen Kontakt manuell zur Blacklist hinzufügen

Wenn Sie eine Abmeldeanfrage abseits von E-Mails erhalten, etwa telefonisch, persönlich oder über ein Webformular, müssen Sie diese nach den Vorgaben der DSGVO umsetzen. So sperren Sie eine Adresse manuell:

1. Gehen Sie zu Kontakte und danach zu Alle Kontakte.
2. Suchen Sie den Kontakt.
3. Öffnen Sie die Kontaktdetailseite und klicken Sie auf Diesen Kontakt abmelden.

Befindet sich die Person noch nicht in Ihrer Datenbank, können Sie die Adresse beim Import direkt in die Blacklist laden.

Typische Fehler vermeiden

Kontakte aus der Blacklist löschen, um sie erneut zu importieren

Eine Person manuell von der Blacklist zu entfernen und anschließend neu zu importieren, gilt nicht als gültige Wiederanmeldung. Dadurch fehlt der dokumentierte Nachweis der Einwilligung, was gegen die DSGVO verstößt. Das korrekte Verfahren zum erneuten Hinzufügen eines gesperrten Kontakts finden Sie in "Einen blockierten Kontakt erneut anmelden".

Gesperrte Kontakte löschen, um die Liste zu bereinigen

Wenn Sie gesperrte Kontakte löschen, geht der Nachweis über deren Abmeldung verloren. Tauchen diese Adressen später bei einem Import wieder auf, werden sie ohne Abmeldehistorie als aktive Kontakte angelegt. Die Blacklist ist kein Datenmüll, sondern schützt Ihren Account.

Abmeldungen vor dem Plattformwechsel nicht importieren

Beim Umzug zu Flexmail laden viele Benutzer zuerst die aktiven Kontakte hoch und schieben den Import der Blacklist auf. Versenden Sie eine Kampagne, bevor dieser Schritt abgeschlossen ist, schreiben Sie Personen an, die sich bereits abgemeldet haben. Führen Sie den Import für die Blacklist grundsätzlich als Erstes durch.

Nächste Schritte

• Unter "Einen blockierten Kontakt erneut anmelden" finden Sie das richtige Vorgehen, wenn sich ein gesperrter Kontakt wieder anmelden möchte.
• Unter "Über Bounces" erfahren Sie, wie Hard und Soft Bounces zur Sperrung führen und wie Sie Bounce-Grenzwerte festlegen.
• Unter "Kontakte hinzufügen" lesen Sie, wie Sie frühere Abmeldungen von einer anderen Plattform direkt in Ihre Blacklist importieren.