Kontakte verstehen

In Flexmail entspricht ein Kontakt einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Sie können dieselbe Adresse nicht zweimal hinzufügen, das ist beabsichtigt. Das Arbeiten mit einer einzigen, deduplizierten Datenbank bedeutet, dass Ihre Kontaktdaten genau und konsistent bleiben und Sie immer genau wissen, an wen Sie senden.

Woraus ein Kontakt besteht

Standardfelder

Jeder Kontakt hat fünf Standardfelder, die in jedem Flexmail-Konto verfügbar sind:

E-Mail-Adresse, die eindeutige Kennung für jeden Kontakt und das einzige Pflichtfeld.
Vorname.
Name.
Sprache, die Sprache, in der der Kontakt Ihre E-Mails empfängt und Ihre Formulare und die Profilseite anzeigt.
Quelle, woher der Kontakt stammt, erforderlich für die DSGVO-Dokumentation.

Diese Felder werden automatisch in alle Ihre ausgewählten Kommunikationssprachen übersetzt, sodass Kontakte Feldbezeichnungen auf ihrer Profilseite immer in ihrer eigenen Sprache sehen.

Benutzerdefinierte Felder

Benutzerdefinierte Felder ermöglichen Ihnen das Speichern zusätzlicher Informationen, die für Ihr Unternehmen relevant sind: Firmenname, Geburtstag, Abonnementplan, Region, Treuestufe und so weiter. Sie erstellen diese selbst und können sie für Segmentierung, Personalisierung, Formulare und Automatisierungs-Workflows verwenden. Mit einem Start-Abonnement können Sie maximal 5 benutzerdefinierte Felder erstellen. Essential bietet Platz für maximal 25, Pro für maximal 50 und Premium für maximal 100.

Interessen

Interessen sind Labels, die angeben, was ein Kontakt erhalten möchte oder womit er interagiert hat. Sie können bei einem Import, über Opt-in-Formulare, durch Link-Tracking in Kampagnen oder über Workflows zugewiesen werden. Kontakte können ihre eigenen öffentlichen Interessen auch auf ihrer Profilseite verwalten.

Status

Jeder Kontakt hat einen Status, der bestimmt, ob Flexmail Kampagnen an ihn sendet. Der Status hat einen von drei Werten: bestätigt, unbestätigt oder auf der Blacklist.

Hinzugefügt am

Das Datum und die Uhrzeit, zu der der Kontakt zum ersten Mal zu Ihrem Konto hinzugefügt wurde. Dies wird automatisch festgelegt und kann nicht geändert werden. Sie können es bei der Segmentierung verwenden, zum Beispiel um Kontakte anzusprechen, die in den letzten 30 Tagen hinzugefügt wurden.

Jeder Kontakt hat ein Feld für die Einwilligung zum Öffnungs-Tracking mit einem von drei Werten: "Ja", "Nein" oder "Nicht festgelegt". Das Feld ist immer sichtbar, auch wenn Sie die Consent Policy nicht aktiviert haben. Ein ausdrückliches "Nein" hält einen Kontakt nämlich auch ohne aktive Policy frei von einem Tracking-Pixel. Sie können das Feld im Kontaktdatensatz nicht manuell anpassen. Der Wert stammt aus einem Opt-in-Formular, der Profilseite über den Footer-Link, einem Import, der API oder dem manuellen Hinzufügen eines Kontakts, dann immer "Nicht festgelegt".

Das Consent-Log zeigt pro Änderung den Zeitpunkt in UTC, den neuen Wert, die Quelle der Auswahl und eine kurze Anmerkung. Die Quellen sind: Opt-in form, Campaign, Profile page, API, Import und Manual. Kontakte von vor der Einführung der Funktion haben kein Log und zeigen den Hinweis, dass kein Verlauf verfügbar ist.

Siehe Tracking-Einstellungen für Erklärungen zur Consent Policy.

Segmente

Die Detailseite jedes Kontakts zeigt die Segmente, zu denen er aktuell gehört. Dies wird automatisch aktualisiert, sobald sich Kontaktdaten ändern, sodass Sie immer ein genaues Bild davon haben, wie sie gruppiert sind.

Kontaktstatus

Bestätigt

Bestätigte Kontakte sind aktiv und können Ihre Kampagnen empfangen. Dies ist die wichtigste Gruppe, aus der Ihre sendbare Zielgruppe besteht.

Ein Kontakt wird bestätigt, wenn er auf den Bestätigungslink in einer Opt-in-E-Mail klickt, wenn Sie ihn importieren, denn Importe erstellen immer bestätigte Kontakte, oder wenn Sie ihn manuell hinzufügen.

Unbestätigt

Unbestätigte Kontakte haben eines Ihrer Opt-in-Formulare ausgefüllt, aber noch nicht auf den Bestätigungslink in der E-Mail geklickt, die Flexmail ihnen gesendet hat. Sie sind kein Teil Ihrer aktiven Zielgruppe und können keine Kampagnen empfangen.

Flexmail verwendet immer Double-Opt-in. Wenn jemand ein Formular absendet, erhält er zuerst eine Bestätigungs-E-Mail. Erst nach dem Klick auf den Link in dieser E-Mail erhält er den bestätigten Status. Dies gibt Ihnen eine dokumentierte Einwilligung für jeden Kontakt auf Ihrer Liste.

Support-Tipp Wenn ein Kontakt Ihr Opt-in-Formular ausgefüllt, aber nie bestätigt hat, prüfen Sie, ob Ihre Opt-in-Bestätigungs-E-Mail die Person erreicht. Stellen Sie sicher, dass Ihre Absenderadresse validiert ist und nicht vom jeweiligen E-Mail-Anbieter als Spam gefiltert wird.

Auf der Blacklist

Kontakte auf der Blacklist können keine Kampagnen aus Ihrem Konto empfangen. Ein Kontakt landet aus verschiedenen möglichen Gründen auf der Blacklist:

Er hat auf den Abmeldelink in einer Ihrer E-Mails geklickt.
Er hat eine Spam-Beschwerde eingereicht.
Seine E-Mail-Adresse hat einen Hard Bounce verursacht.
Sie haben ihn manuell zur Blacklist hinzugefügt oder in diese importiert.

Flexmail überspringt Adressen auf der Blacklist automatisch bei jedem Kampagnenversand, auch wenn eine Adresse auf der Blacklist in einem von Ihnen ausgewählten Segment vorkommt. Siehe "Die Blacklist" für vollständige Richtlinien zur Verwaltung von Kontakten auf der Blacklist.

DSGVO Kontakte auf der Blacklist repräsentieren Personen, die ausdrücklich angegeben haben, Ihre E-Mails nicht erhalten zu wollen, oder deren Adresse technisch ungültig ist. Die Blacklist intakt zu halten, ist eine DSGVO-Anforderung. Sie können Kontakte nicht einfach daraus entfernen, um ihnen wieder E-Mails zu senden.

Die Kontaktübersicht

Gehen Sie zu Kontakte, danach zu Alle Kontakte. Sie finden drei Tabs: Bestätigt, Unbestätigt und Blacklist, die jeweils einem Status entsprechen. Jeder Tab zeigt die E-Mail-Adresse, den Namen, das Hinzufügedatum und die Sprache des Kontakts. Der Tab Blacklist zeigt außerdem den Grund und das Datum des Blacklistings.

Klicken Sie auf den Namen eines Kontakts, um dessen Detailseite zu öffnen, auf der alle Feldwerte, Interessen, der Statusverlauf, Quellen und Daten zu Kampagneninteraktionen angezeigt werden.

Häufige Fehler vermeiden

Kontaktdaten nicht vor dem Import einrichten

Benutzerdefinierte Felder müssen vorhanden sein, bevor Sie Kontakte importieren. Wenn Sie zuerst importieren und Felder später anlegen, müssen Sie jeden Datensatz erneut importieren oder manuell aktualisieren, um die fehlenden Daten einzutragen. Planen Sie Ihre Datenbankstruktur vor Ihrem ersten Import.

Sprache und Quelle als optional behandeln

Sowohl Sprache als auch Quelle wirken administrativ, erfüllen aber echte Aufgaben. Die Sprache bestimmt, was Kontakte auf ihrer Abmeldeseite und Profilseite sehen. Die Quelle ist Ihr DSGVO-Auditpfad. Diese Felder leer zu lassen, macht Ihre Datenbank schwieriger zu verwalten und aus Compliance-Sicht schwächer.

Interessen und Segmente verwechseln

Interessen sind Labels, die beim Kontakt gespeichert sind und angeben, was er erhalten möchte oder womit er interagiert hat. Segmente sind dynamische Abfragen auf Basis aller Kontaktdaten, einschließlich Interessen. Ein Interesse ist etwas, das ein Kontakt hat. Ein Segment ist eine Gruppe, die Sie definieren. Sie greifen ineinander, dienen aber unterschiedlichen Zwecken.

Versuchen, unbestätigte Kontakte manuell zu bestätigen

Es gibt keinen Weg, einen Kontakt manuell von unbestätigt auf bestätigt zu setzen. Der Kontakt muss selbst auf den Bestätigungslink klicken. Wenn jemand als unbestätigt festhängt, ist der richtige Weg, die Person zu bitten, das Opt-in-Formular erneut abzusenden oder einen direkten Formularlink zu nutzen.

Unbestätigte Kontakte löschen, statt sie stehen zu lassen

Unbestätigte Kontakte zählen nicht zu Ihrem Limit für aktive Kontakte und erhalten keine Kampagnen. Es spricht nichts dagegen, sie stehen zu lassen. Ihr Löschen entfernt jede Spur davon, dass sie versucht haben, sich anzumelden, was später zu Komplikationen führen kann, falls sie sich melden.

Einen Kontakt löschen, statt ihn auf die Blacklist zu setzen

Das Löschen eines Kontakts entfernt alle Daten, einschließlich der Tatsache, dass er jemals in Ihrer Datenbank stand. Wenn sich jemand abgemeldet hat oder Sie ihm keine E-Mails mehr senden möchten, setzen Sie die Person auf die Blacklist, statt sie zu löschen. So behalten Sie einen dauerhaften Nachweis ihrer Entscheidung.

Nächste Schritte

Siehe "Kontakte hinzufügen" für Informationen darüber, wie Sie Kontakte in Ihr Konto bringen.
Siehe "Kontaktfelder" für Informationen über das Einrichten von Standard- und benutzerdefinierten Feldern.
Siehe "Die Blacklist" für Informationen zur Verwaltung von Kontakten auf der Blacklist und zum Verständnis der DSGVO-Auswirkungen.
Siehe "Erste Schritte mit Interessen" für Informationen dazu, wie Interessen funktionieren und wie Sie sie für die Segmentierung einsetzen.