Kontakte verstehen

In Flexmail entspricht ein Kontakt einer eindeutigen E-Mail-Adresse. Sie können dieselbe Adresse nicht zweimal hinzufügen – das ist beabsichtigt. Die Arbeit mit einer einzigen, deduplizierten Datenbank bedeutet, dass Ihre Kontaktdaten korrekt und konsistent bleiben, und Sie wissen immer genau, an wen Sie senden.

Jeder Kontaktdatensatz kann eine Reihe von Daten enthalten. Je vollständiger Ihre Kontakte sind, desto mehr können Sie Ihre Kampagnen personalisieren und segmentieren.

Woraus ein Kontakt besteht

Standardfelder

Jeder Kontakt verfügt über fünf Standardfelder, die in jedem Flexmail-Konto verfügbar sind:

E-Mail-Adresse, die eindeutige Kennung für jeden Kontakt und das einzige Pflichtfeld.
Vorname.
Name.
Sprache, die Sprache, in der der Kontakt Ihre E-Mails empfängt und Ihre Formulare und Profilseite anzeigt.
Quelle, woher der Kontakt stammt, erforderlich für die DSGVO-Dokumentation.

Diese Felder werden automatisch in alle Ihre ausgewählten Kommunikationssprachen übersetzt, sodass Kontakte auf ihrer Profilseite immer Feldbezeichnungen in ihrer eigenen Sprache sehen.

Benutzerdefinierte Felder

Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es Ihnen, zusätzliche Informationen zu speichern, die für Ihr Unternehmen relevant sind: Firmenname, Geburtstag, Abonnementplan, Region, Treuestufe und so weiter. Sie erstellen diese selbst und können sie für Segmentierung, Personalisierung, Formulare und Automatisierungs-Workflows verwenden. Mit einem Start-Abonnement können Sie bis zu 5 benutzerdefinierte Felder erstellen; Essential erlaubt bis zu 25, Pro bis zu 50 und Premium bis zu 100.

Interessen

Interessen sind Labels, die angeben, was ein Kontakt empfangen möchte oder womit er interagiert hat. Sie können beim Import, über Opt-in-Formulare, durch Link-Tracking in Kampagnen oder über Workflows zugewiesen werden. Kontakte können ihre öffentlichen Interessen auch selbst auf ihrer Profilseite verwalten.

Status

Jeder Kontakt hat einen Status, der bestimmt, ob Flexmail Kampagnen an ihn sendet. Der Status ist einer von drei Werten: bestätigt, unbestätigt oder auf der Blacklist.

Hinzugefügt am

Das Datum und die Uhrzeit, zu der der Kontakt zuerst zu Ihrem Konto hinzugefügt wurde. Dies wird automatisch festgelegt und kann nicht geändert werden. Sie können es bei der Segmentierung verwenden, zum Beispiel um Kontakte anzusprechen, die in den letzten 30 Tagen beigetreten sind.

Segmente

Die Detailseite jedes Kontakts zeigt die Segmente, denen er derzeit angehört. Diese werden automatisch aktualisiert, wenn sich Kontaktdaten ändern, sodass Sie immer eine genaue Ansicht davon haben, wie sie gruppiert sind.

Kontaktstatusarten

Bestätigt

Bestätigte Kontakte sind aktiv und können Ihre Kampagnen empfangen. Dies ist die Hauptgruppe, in der sich Ihre sendbare Zielgruppe befindet.

Ein Kontakt wird bestätigt, wenn er auf den Bestätigungslink in einer Opt-in-E-Mail klickt, wenn Sie ihn importieren (Importe erstellen immer bestätigte Kontakte) oder wenn Sie ihn manuell hinzufügen.

Unbestätigt

Unbestätigte Kontakte haben eines Ihrer Opt-in-Formulare ausgefüllt, aber noch nicht auf den Bestätigungslink in der E-Mail geklickt, die Flexmail ihnen gesendet hat. Sie sind nicht Teil Ihrer aktiven Zielgruppe und können keine Kampagnen empfangen.

Flexmail verwendet immer Double-Opt-in. Wenn jemand ein Formular ausfüllt, erhält er zuerst eine Bestätigungs-E-Mail. Erst nach dem Klicken auf den Link in dieser E-Mail wechselt er in den bestätigten Status. So haben Sie für jeden Kontakt auf Ihrer Liste eine dokumentierte Einwilligung.

Support-Tipp Wenn ein Kontakt Ihr Formular ausgefüllt, aber nie bestätigt hat, prüfen Sie, ob Ihre Opt-in-Bestätigungs-E-Mail bei ihm ankommt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Absenderadresse validiert ist und nicht von seinem E-Mail-Anbieter als Spam gefiltert wird.

Auf der Blacklist

Kontakte auf der Blacklist können keine Kampagnen von Ihrem Konto erhalten. Ein Kontakt landet aus verschiedenen möglichen Gründen auf der Blacklist:

Er hat auf den Abmeldelink in einer Ihrer E-Mails geklickt.
Er hat eine Spam-Beschwerde eingereicht.
Seine E-Mail-Adresse hatte einen Hard Bounce.
Sie haben ihn manuell hinzugefügt oder direkt in die Blacklist importiert.

Flexmail überspringt Adressen auf der Blacklist bei jedem Kampagnenversand automatisch, selbst wenn eine Adresse auf der Blacklist in einem von Ihnen ausgewählten Segment erscheint. Lesen Sie „Die Blacklist" für eine vollständige Anleitung zur Verwaltung von Kontakten auf der Blacklist.

DSGVO Kontakte auf der Blacklist repräsentieren Personen, die ausdrücklich erklärt haben, dass sie Ihre E-Mails nicht wollen, oder deren Adresse technisch ungültig ist. Die Blacklist intakt zu halten ist eine DSGVO-Anforderung. Sie können Kontakte nicht einfach daraus entfernen, um sie erneut anzuschreiben.

Die Kontaktübersicht

Gehen Sie zu Kontakte und dann zu Alle Kontakte. Sie finden drei Tabs: Bestätigt, Unbestätigt und Blacklist, die jeweils einem Status entsprechen. Jeder Tab zeigt die E-Mail-Adresse des Kontakts, den Namen, das Hinzufügedatum und die Sprache. Der Tab Blacklist zeigt auch den Grund und das Datum der Blacklistung.

Klicken Sie auf den Namen eines Kontakts, um seine Detailseite zu öffnen, die alle seine Feldwerte, Interessen, Statusverlauf, Quellen und Kampagneninteraktionsdaten anzeigt.

Häufige Fehler, die vermieden werden sollten

Kontaktdaten nicht vor dem Import einrichten

Benutzerdefinierte Felder müssen vorhanden sein, bevor Sie Kontakte importieren. Wenn Sie zuerst importieren und Felder später erstellen, müssen Sie jeden Datensatz erneut importieren oder manuell aktualisieren, um die fehlenden Daten zu ergänzen. Planen Sie Ihre Datenbankstruktur vor Ihrem ersten Import.

Sprache und Quelle als optional behandeln

Sowohl Sprache als auch Quelle wirken administrativ, erfüllen aber echte Funktionen. Sprache steuert, was Kontakte auf ihrer Abmelde- und Profilseite sehen. Quelle ist Ihr DSGVO-Prüfpfad. Wenn Sie sie leer lassen, wird Ihre Datenbank schwieriger zu verwalten und aus Compliance-Sicht schwächer.

Interessen mit Segmenten verwechseln

Interessen sind Labels, die auf dem Kontakt gespeichert sind und angeben, was er empfangen möchte oder womit er interagiert hat. Segmente sind dynamische Abfragen, die auf beliebigen Kontaktdaten basieren, einschließlich Interessen. Ein Interesse ist etwas, das ein Kontakt hat. Ein Segment ist eine Gruppe, die Sie definieren. Sie arbeiten zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke.

Versuchen, unbestätigte Kontakte manuell zu bestätigen

Es gibt keine Möglichkeit, einen Kontakt manuell von unbestätigt auf bestätigt umzustellen. Der Kontakt muss selbst auf den Bestätigungslink klicken. Wenn jemand als unbestätigt feststeckt, ist der richtige Ansatz, ihn aufzufordern, das Opt-in-Formular erneut auszufüllen oder einen direkten Formularlink zu verwenden.

Unbestätigte Kontakte löschen statt sie zu belassen

Unbestätigte Kontakte zählen nicht zu Ihrem aktiven Kontaktlimit und erhalten keine Kampagnen. Es schadet nicht, sie zu belassen. Das Löschen entfernt jeden Nachweis, dass sie versucht haben, sich anzumelden, was die Dinge verkomplizieren kann, wenn sie sich später melden.

Einen Kontakt löschen statt ihn auf die Blacklist zu setzen

Das Löschen eines Kontakts entfernt alle seine Daten, einschließlich des Nachweises, dass er jemals in Ihrer Datenbank war. Wenn sich jemand abgemeldet hat oder Sie ihm keine E-Mails mehr senden möchten, setzen Sie ihn auf die Blacklist, anstatt ihn zu löschen, damit Sie einen dauerhaften Nachweis seiner Präferenz behalten.

Nächste Schritte

Lesen Sie „Kontakte hinzufügen" für die Vorgehensweise beim Hinzufügen von Kontakten zu Ihrem Konto.
Lesen Sie „Kontaktfelder" für die Einrichtung von Standard- und benutzerdefinierten Feldern.
Lesen Sie „Die Blacklist" für die Verwaltung von Kontakten auf der Blacklist und das Verständnis der DSGVO-Implikationen.
Lesen Sie „Erste Schritte mit Interessen" für das Verständnis der Funktionsweise von Interessen und deren Einsatz bei der Segmentierung.