Workflow-Beispiele

Diese acht Beispiele decken gängige Automatisierungsszenarien in Flexmail ab. Jedes verwendet eine andere Kombination aus Auslösern, Sendeblöcken, Warteblöcken und Bedingungen. Verwenden Sie sie als Ausgangspunkte und passen Sie die Details an Ihre Situation an.

1. Willkommensnachricht

Senden Sie eine Willkommens-E-Mail in dem Moment, in dem sich ein Kontakt über Ihr Opt-in-Formular anmeldet. Eine Willkommens-E-Mail kommt zum Zeitpunkt des höchsten Interesses an – wenn der Kontakt gerade entschieden hat, von Ihnen zu hören. Nutzen Sie sie, um Ihre Marke vorzustellen, Erwartungen darüber zu setzen, was er erhalten wird, und Ihre besten Inhalte zu teilen.

So erstellen Sie es

  • Startblock: Kontakte, die sich über [Ihr Opt-in-Formular] angemeldet haben. Aktivieren Sie „Bestehende Kontakte einbeziehen", wenn Sie es rückwirkend an bereits in Ihrer Liste befindliche Kontakte senden möchten.
  • Sendeblock: Ihre Willkommensnachricht. Zeitpunkt: sofort.

Support-Tipp Erwägen Sie, einen Rabatt oder eine kostenlose Ressource in die Willkommens-E-Mail aufzunehmen. Ein konkreter Anreiz zum Zeitpunkt des höchsten Interesses erhöht die Klickraten erheblich und beginnt die Beziehung positiv.

2. Willkommens-Serie

Senden Sie eine Reihe von E-Mails über mehrere Tage, wenn sich ein Kontakt anmeldet – ein Mini-Leitfaden, der wertvolle Inhalte nach und nach veröffentlicht und die Gewohnheit aufbaut, Ihre E-Mails zu öffnen. Eine Willkommens-Serie funktioniert besser als eine einzelne Willkommens-E-Mail, wenn Sie mehrere Dinge über verschiedene Produktkategorien, wichtige Funktionen oder eine Bildungssequenz vorzustellen haben.

So erstellen Sie es

  • Startblock: Kontakte, die sich über [Ihr Opt-in-Formular] angemeldet haben.
  • Sendeblock 1: Willkommens-E-Mail mit Ihrer kostenlosen Ressource oder Einführung. Zeitpunkt: sofort.
  • Warteblock: 2 Tage.
  • Sendeblock 2: Ein „Best of" oder eine tiefere Einführung in Ihr Angebot. Zeitpunkt: sofort nach Wartezeit.
  • Warteblock: 3 Tage.
  • Sendeblock 3: Ein starker Call-to-Action – Ihr bestes Angebot, eine Produktempfehlung oder eine Einladung. Zeitpunkt: sofort nach Wartezeit.

3. Vertriebs-Nachverfolgung

Folgen Sie Kontakten nach, die auf einen bestimmten Link in einer Kampagne klicken, und benachrichtigen Sie Ihr Vertriebsteam, wenn ein Intent-starker Lead bereit ist. Nicht jeder Kontakt, der Ihren Newsletter öffnet, ist kaufbereit, aber einige signalisieren es durch Klicken auf bestimmte Links. Dieser Workflow identifiziert diese Kontakte und verbindet Marketing mit Vertrieb.

So erstellen Sie es (Weinanbieter-Beispiel)

  • Startblock: Kontakte, die auf Link [Link zum Rotwein-Artikel] in Kampagne [Newslettername] geklickt haben.
  • Interner Benachrichtigungsblock: Vertriebsteam mit Name und E-Mail des Kontakts informieren. Zeitpunkt: sofort.
  • Warteblock: 1 Tag.
  • Wenn/Sonst-Block: Hat der Kontakt bereits eine Bestellung aufgegeben? (Prüfung über ein benutzerdefiniertes Feld oder Interesse.)
  • Ja-Pfad: Ende-Block. Keine Nachverfolgung nötig.
  • Nein-Pfad: Sendeblock mit gezieltem Angebots- oder Empfehlungs-E-Mail.

4. Veranstaltungs-Nachverfolgung

Senden Sie automatisch eine Bestätigung, eine Erinnerung und eine Post-Event-Umfrage an Kontakte, die sich über ein Formular für Ihre Veranstaltung registrieren.

So erstellen Sie es

  • Startblock: Kontakte, die Formular [Veranstaltungsregistrierungsformular] ausgefüllt haben.
  • Sendeblock 1: Bestätigungs-E-Mail mit Veranstaltungsdetails. Zeitpunkt: sofort.
  • Warteblock: Bis [X Tage vor dem Veranstaltungsdatum], verwenden Sie einen datumsbasierten Auslöser relativ zum Veranstaltungsdatumsfeld.
  • Sendeblock 2: Erinnerungs-E-Mail mit praktischen Informationen. Zeitpunkt: sofort nach Wartezeit.
  • Warteblock: Bis [2 Tage nach dem Veranstaltungsdatum].
  • Sendeblock 3: Post-Event-Nachverfolgung oder Umfrage-Link. Zeitpunkt: sofort nach Wartezeit.

Support-Tipp Dieser Workflow ergänzt sich gut mit dem Veranstaltungs-Erinnerungs-Workflow (Beispiel 5). Einer kümmert sich um registrierte Kontakte; der andere um Kontakte, die die Einladung erhalten haben, sich aber noch nicht registriert haben.

5. Veranstaltungs-Erinnerung

Senden Sie automatisch Erinnerungen an Kontakte, die Ihre Veranstaltungseinladung erhalten haben, sich aber noch nicht registriert haben.

So erstellen Sie es

  • Startblock: Kontakt hat Formular [Veranstaltungsregistrierungsformular] NICHT ausgefüllt am [Validierungsdatum] um [Uhrzeit]. UND hat die Kampagne [Veranstaltungseinladung] erhalten.
  • Sendeblock 1: Erste Erinnerung. Zeitpunkt: sofort.
  • Warteblock: 4 Tage.
  • Wenn/Sonst-Block: Hat der Kontakt das Registrierungsformular inzwischen ausgefüllt?
  • Ja-Pfad: Ende-Block. Der Kontakt hat sich registriert.
  • Nein-Pfad: Sendeblock 2, letzte Erinnerung mit Dringlichkeit. Zeitpunkt: sofort.

6. Wiederkehrende Gelegenheit (Geburtstags-E-Mail)

Senden Sie eine Kampagne jährlich wiederkehrend, ausgelöst durch ein Datumsfeld – ein Geburtstag, Jubiläum oder ein anderes jährlich wiederkehrendes Datum. Der Workflow lässt Kontakte automatisch jedes Jahr erneut eintreten.

So erstellen Sie es

  • Startblock: Kontaktfeld-Auslöser, eingestellt auf das Feld „Geburtsdatum", jährlich prüfen, Auslöser „am selben Tag" (oder ein paar Tage vorher, wenn Sie vor dem Geburtstag ankommen möchten). Gehört zu „Alle meine Kontakte" (oder einem erstellten Segment „Kontakte, die ihren Geburtstag teilen").
  • Sendeblock: Geburtstags- oder Jubiläums-E-Mail mit Ihrer Nachricht oder Ihrem Angebot.

Support-Tipp Eine Geburtstags-E-Mail ein paar Tage vor dem eigentlichen Geburtstag zu senden statt am Tag selbst gibt dem Kontakt Zeit, einen Rabatt vor seinem Geburtstag zu nutzen statt an ihm, was typischerweise die Einlösungsraten erhöht.

7. Einmalige Gelegenheit

Senden Sie eine Kampagne basierend auf einem bestimmten Datum im Datensatz eines Kontakts, zum Beispiel eine Wartungserinnerung, die 3 Monate nach einem Vertragsbeginn gesendet wird. Im Gegensatz zur wiederkehrenden Gelegenheit löst dies nur einmal pro Kontakt aus.

So erstellen Sie es (Fahrradverleih-Beispiel)

  • Startblock: Kontaktfeld-Auslöser, eingestellt auf das Feld „Vertragsbeginn", 3 Monate nach dem Datum auslösen, einmalig ausführen. Gehört zu Segment „Kunden mit Vertrag".
  • Sendeblock 1: Wartungserinnerungs-E-Mail. Zeitpunkt: sofort.
  • Warteblock: 7 Tage.
  • Wenn/Sonst-Block: Hat der Kontakt den Wartungstermin gebucht? (Prüfung über ein benutzerdefiniertes Feld oder eine Formularausfüllung.)
  • Ja-Pfad: Ende-Block.
  • Nein-Pfad: Sendeblock 2, zweite Erinnerung. Zeitpunkt: sofort.

8. Nachverfolgung einer Kontaktanfrage

Folgen Sie automatisch Kontakten nach, die Ihr Kontaktformular ausfüllen, und benachrichtigen Sie Ihr Vertriebsteam sofort, damit es sich persönlich melden kann. Hier ist Geschwindigkeit wichtig – Forschungsergebnisse zeigen konsistent, dass eine schnellere Nachverfolgung nach einer Kontaktanfrage höhere Konversionsraten erzeugt. Dieser Workflow macht schnelles Reagieren automatisch.

So erstellen Sie es (Umzugsunternehmen-Beispiel)

  • Startblock: Kontakte, die Formular [Kontaktanfrageformular] ausgefüllt haben.
  • Interner Benachrichtigungsblock: Vertriebsteam mit den Kontaktdaten informieren. Zeitpunkt: sofort.
  • Sendeblock 1: Automatische Bestätigungs-E-Mail – „Wir haben Ihre Anfrage erhalten und werden uns innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen melden." Zeitpunkt: sofort.
  • Warteblock: 1 Tag.
  • Wenn/Sonst-Block: Hat ein Vertriebsmitarbeiter bereits nachgefasst? (Prüfung über ein benutzerdefiniertes Feld, das vom Vertriebsteam aktualisiert wird.)
  • Ja-Pfad: Stop-Block.
  • Nein-Pfad: Interne Benachrichtigung, Erinnerung an das Vertriebsteam zur Nachverfolgung.

Support-Tipp Der interne Benachrichtigungsblock ist hier die entscheidende Zutat. Er verwandelt Ihre Marketing-Automatisierung in eine Brücke zu Ihrem Vertriebsteam – der Kontakt erhält sofort eine automatisierte Antwort und Ihr Team erhält sofort eine Benachrichtigung für die persönliche Nachverfolgung.

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