Tracking-Einstellungen

Flexmail bündelt deine Tracking-Einstellungen auf einer Seite mit drei Reitern: Open tracking, Click tracking und UTM tagging. Zusammen bestimmen sie, ob und wie Öffnungen und Klicks für die Kontakte in deinem Account erfasst werden. Du findest sie unter Einstellungen > Tracking. Alle Admins haben standardmäßig Zugriff. Ein Admin kann Nutzern ohne Admin-Rechte Zugriff gewähren.

Hintergrundinformationen dazu, warum es diese Einstellungen gibt, findest du unter Open tracking consent: wat verandert er en waarom?.

Die Einstellungen

Open tracking (Reiter Open tracking) bestimmt, ob Flexmail erfasst, ob und wann Empfänger deine E-Mails öffnen. Ist dies deaktiviert, erhalten alle Kontakte eine pixel-freie Version jeder Kampagne und es werden keine Öffnungen registriert, auch nicht für E-Mails, die bereits in einem Posteingang liegen.


Open tracking consent policy (Reiter Open tracking) bestimmt, ob Flexmail pro Kontakt prüft, ob jemand seine Einwilligung für das Open Tracking gegeben hat. Du kannst die Policy nur ändern, wenn Open Tracking aktiviert ist. Ist die Policy aktiv, erhalten nur Kontakte mit Einwilligung ein Tracking-Pixel.


Klick-Tracking (Reiter Click tracking) bestimmt, ob Flexmail erfasst, welche Links in deinen E-Mails angeklickt werden. Dies ist der Standardwert für das Link-Tracking. Du kannst ihn weiterhin pro Link oder pro Kampagne anpassen. Klick-Tracking funktioniert unabhängig vom Open Tracking.


UTM tagging (Reiter UTM tagging) fügt den Links in deinen Kampagnen automatisch UTM-Parameter hinzu, sodass dein Analyse-Tool, wie etwa Google Analytics, anzeigt, welche E-Mail und welcher Link einen Besucher auf deine Website geführt hat. Dies ist die bestehende Einstellung für das Google Analytics-Link-Tracking, die sich nun auf dieser Seite befindet. Die Optionen und die Funktionsweise sind unverändert. Bei einer Kampagne "Spring sale" und einem Link "Shop now" zeigt dein Analyse-Tool beispielsweise Quelle "flexmail", Medium "e-mail", Kampagne "Spring sale" und Content "Shop now" an. Nutzt du eine eigene UTM-Struktur, deaktiviere die Einstellung, um Konflikte zu vermeiden.


Open Tracking und Klick-Tracking sind Standardwerte. Für Open Tracking und die Consent Policy gibt es keine Ausnahmen pro Link oder pro Kampagne: Sie gelten immer, sobald sie aktiviert sind.

Bei jeder Einstellung siehst du eine kurze Erklärung, ein konkretes Beispiel dafür, was das für deine Kontakte bedeutet, und für welche Länder eine Einwilligung erforderlich ist.


Speichern

Jede Einstellung wird separat gespeichert. Ein Schalter wird gespeichert, sobald du ihn umlegst. Wenn du Open Tracking deaktivierst oder die Consent Policy änderst, bestätigst du dies zuerst in einem Fenster. Nach dem Speichern erscheint der Hinweis "Saved". Schlägt das Speichern fehl, springt der Schalter auf den zuletzt gespeicherten Wert zurück und eine Fehlermeldung wird angezeigt. Deine anderen Einstellungen bleiben unverändert.

Die früheren Seiten für Klick-Tracking und Google Analytics-Tracking stehen nicht mehr zur Verfügung. Ein alter Link oder ein Lesezeichen zur Klick-Tracking-Seite führt dich zum Reiter Click tracking.

Was bewirkt jede Kombination?

Open tracking Consent policy Klick-Tracking Ergebnis Open Tracking Ergebnis Klick-Tracking
Ein Inaktiv Ein Alle Kontakte werden getrackt, außer Kontakte, die ausdrücklich "Nein" gewählt haben Alle Kontakte werden getrackt
Ein Inaktiv Aus Alle Kontakte werden getrackt, außer Kontakte, die ausdrücklich "Nein" gewählt haben Kein Klick-Tracking
Ein Aktiv Ein Kontakte mit Einwilligung "Ja": getrackt. Kontakte mit "Nein" oder "Nicht festgelegt": pixel-frei Alle Kontakte werden getrackt
Ein Aktiv Aus Kontakte mit Einwilligung "Ja": getrackt. Kontakte mit "Nein" oder "Nicht festgelegt": pixel-frei Kein Klick-Tracking
Aus Spielt keine Rolle Ein Kein Pixel, somit wird niemand getrackt Alle Kontakte werden getrackt
Aus Spielt keine Rolle Aus Kein Pixel, somit wird niemand getrackt Kein Klick-Tracking

Bitte beachten: Auch wenn die Consent Policy inaktiv ist, bleiben Kontakte, die ausdrücklich "Nein" gewählt haben, vom Open Tracking ausgeschlossen. Das ist ihre persönliche Wahl und diese wird immer respektiert, unabhängig von der Policy-Einstellung. Ein ausdrückliches "Nein", das du per API oder Import setzt, wirkt somit sofort, auch in einem Account, der die Policy nie aktiviert hat.

Die Consent Policy wird derzeit dringend empfohlen oder ist sogar verpflichtend, wenn du E-Mails an Empfänger in Frankreich oder Italien sendest. Wir erwarten, dass andere europäische Länder in Zukunft folgen werden.

Aktiviere die Consent Policy, wenn:

  • Du Kontakte in Frankreich oder Italien hast
  • Du auf künftige Gesetzesänderungen in anderen Ländern vorbereitet sein möchtest
  • Du proaktiv transparent mit dem Thema Tracking umgehen willst

Bist du unsicher, welche Regeln für deine Situation gelten? Wende dich an deinen Rechtsberater oder Datenschutzbeauftragten.


Auswirkungen auf bestehende Kontakte

Kontakte ohne expliziten Wert starten zum Zeitpunkt der Aktivierung mit dem Status "Nicht festgelegt". Hat ein Kontakt bereits ein ausdrückliches "Nein", zum Beispiel durch einen früheren Import oder API-Aufruf, bleibt das so bestehen.

Solange die Policy aktiv ist, verhalten sich Kontakte mit "Nicht festgelegt" und Kontakte mit "Nein" beim Versand gleich: Sie erhalten kein Pixel.

Es gibt jedoch einen wichtigen Unterschied zwischen beiden Werten. Deaktivierst du die Policy später wieder, erhalten Kontakte mit "Nicht festgelegt" erneut ein Tracking-Pixel. Kontakte mit einem ausdrücklichen "Nein" bleiben ausgeschlossen, auch ohne aktive Policy.


Auswirkungen auf historische Öffnungsdaten

Flexmail speichert Öffnungen auf zwei Ebenen:

  • Individuelle Open-Events: Die Aufzeichnung, dass ein bestimmter Kontakt eine bestimmte E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt geöffnet hat. Du siehst sie in der Aktivität eines Kontakts und sie entscheiden, ob ein Kontakt in einem Segment mit "hat geöffnet" liegt oder einen Workflow mit einem Öffnungs-Trigger durchläuft. Sie sind auch in Exporten enthalten.
  • Aggregate pro Kampagne: Gesamtzahlen wie die Anzahl der Öffnungen einer Kampagne. Hier gibt es keine Aufschlüsselung nach Kontakten.

Die Policy gilt sofort nach deiner Bestätigung. Danach startet Flexmail die Bereinigung: Dabei werden die individuellen Open-Events jedes Kontakts mit einem ausdrücklichen "Nein" für alle bisherigen Kampagnen entfernt, auch für Automation- und Drip-Versendungen. Sobald die Bereinigung abgeschlossen ist, ist für diese Kontakte keine einzige Öffnung mehr in ihrer Aktivität, in Segmentergebnissen, in Workflows oder in Exporten sichtbar. Die Gesamtzahlen pro Kampagne bleiben unverändert erhalten und erhalten in deinen Berichten die Kennzeichnung "Daten stammen aus der Zeit vor der Open Tracking Consent Policy".

Bei einer erstmaligen Aktivierung betrifft dies in der Regel niemanden: Bestehende Kontakte stehen auf "Nicht festgelegt", nicht auf "Nein". Die Löschung greift nur dann, wenn zuvor bereits ein ausdrückliches "Nein" gespeichert wurde, beispielsweise per Import oder API. Möchtest du die individuellen Open-Events bestehender Kontakte löschen lassen, kannst du diese Kontakte mit dem Wert "Nein" importieren.

Siehe Wie sammle ich Open Tracking Consent?.

Die gleiche Löschung erfolgt jedes Mal, wenn der Wert eines Kontakts später auf "Nein" wechselt, sei es über die Profilseite, ein Opt-in-Formular, die API oder einen Import. Auch die historischen Daten früherer Workflow-Versendungen werden dann gelöscht.

Bitte beachten: Diese Löschung lässt sich nicht rückgängig machen. Wenn du die Policy später deaktivierst, werden diese Open-Events nicht wiederhergestellt.


Auswirkungen auf Opt-in-Formulare und E-Mails

  • In Flexmail erstellte Opt-in-Formulare erhalten automatisch ein Kontrollkästchen für die Tracking-Einwilligung, nach dem Best-Effort-Prinzip.
  • E-Mails mit dem Standard-Footer von Flexmail, der den Abmeldelink oder den Profillink enthält, erhalten den Link "Tracking-Präferenzen verwalten". Dies gilt für E-Mails, die versendet werden, während die Policy aktiv und Open Tracking eingeschaltet ist.

Auswirkungen auf Berichte, Segmente und Automations

  • Öffnungsraten werden anhand der getrackten Empfänger berechnet. Siehe Wie lese ich meine Berichte, wenn die Consent Policy aktiv ist?.
  • Segmente, die die Bedingung "hat geöffnet" nutzen, erfassen nur Kontakte mit Einwilligung. Segmente mit "hat nicht geöffnet" erfassen auch Kontakte ohne Einwilligung.
  • Workflows, die über einen Öffnungs-Trigger starten, lösen nur bei Kontakten mit Einwilligung aus.

  1. Gehe zu Einstellungen > Tracking und öffne den Reiter Open tracking.
  2. Stelle sicher, dass Open Tracking aktiviert ist. Ist es deaktiviert, ist die Consent Policy gesperrt.
  3. Setze die Open Tracking Consent Policy auf Aktiv.
  4. Lies das Bestätigungsfenster durch. Dort steht, was sich ändert und was unumkehrbar ist.
  5. Tippe CONFIRM in das Textfeld. Die Schaltfläche "Policy aktivieren" wird erst danach freigeschaltet.
  6. Klicke auf Policy aktivieren. Bis zu diesem letzten Klick kannst du den Vorgang jederzeit abbrechen.

Was sich nach der Aktivierung ändert:

  • Kontakte ohne Einwilligung erhalten kein Tracking-Pixel mehr. Bestehende Kontakte starten mit "Nicht festgelegt" und werden erst getrackt, sobald sie ihre Einwilligung geben.
  • Deine Opt-in-Formulare erhalten automatisch eine Checkbox für das Tracking-Einverständnis.
  • Jede E-Mail mit dem Flexmail-Standard-Footer erhält den Link "Tracking-Präferenzen verwalten".
  • Öffnungsraten werden auf Basis des getrackten Segments berechnet, nicht über alle Empfänger.
  • Segmente und Automations, die auf dem Öffnungsverhalten basieren, erfassen nur Kontakte mit Einwilligung.

Support-Tipp: Nach der Aktivierung stehen die meisten bestehenden Kontakte zunächst auf "Nicht festgelegt". Deine Öffnungsraten sinken dadurch stark. Das ist normal: Deine getrackte Gruppe wächst in dem Maße, wie Kontakte über deine Opt-in-Formulare oder die Profilseite ihre Einwilligung erteilen. Siehe Wie sammle ich Open Tracking Consent?.

Bitte beachten: Individuelle historische Open-Events von Kontakten, die ausdrücklich "Nein" gewählt haben, werden dauerhaft gelöscht. Summenwerte auf Kampagnenebene bleiben erhalten. Dies ist unumkehrbar: Eine Deaktivierung stellt diese Daten nicht wieder her.

  1. Gehe zu Einstellungen > Tracking und öffne den Reiter Open tracking.
  2. Setze die Open Tracking Consent Policy auf Inaktiv.
  3. Lies das Bestätigungsfenster durch.
  4. Klicke auf Policy deaktivieren.

Das Fenster erinnert dich daran, dass du die Policy benötigst, um konform zu bleiben, wenn du an Kontakte in Frankreich oder Italien versendest.


Was sich nach der Deaktivierung ändert:

  • Kontakte mit "Nicht festgelegt" erhalten wieder ein Tracking-Pixel.
  • Kontakte, die ausdrücklich "Nein" gewählt haben, bleiben ausgeschlossen.
  • Die zuvor gesammelten Einwilligungsnachweise bleiben erhalten. Auch das Einwilligungsfeld und das Protokoll am Kontaktdatensatz bleiben sichtbar.
  • Die Checkbox für das Tracking-Einverständnis verschwindet nach dem Best-Effort-Prinzip von deinen Opt-in-Formularen. Aktivierst du die Policy später erneut, erscheint das Häkchen wieder.
  • Der Link "Tracking-Präferenzen verwalten" wird nicht mehr an danach versendete E-Mails angehängt. Die Profilseite zeigt keine Tracking-Auswahl mehr an.
  • Bereits versendete E-Mails ändern sich nicht. Wer auf den Link einer früheren E-Mail klickt, sieht den kurzen Hinweis, dass derzeit keine Auswahl verfügbar ist.
  • Eine Kampagne, die geplant ist oder sich bereits im Versand befindet, entscheidet pro Empfänger zum Zeitpunkt des Versendens, ob ein Pixel beigefügt wird. Deaktivierst du die Policy während eines laufenden Versands, kann das das Pixel für die restlichen Empfänger verändern.
  • Gelöschte Öffnungsdaten werden nicht wiederhergestellt.

Open Tracking deaktivieren

  1. Gehe zu Einstellungen > Tracking und öffne den Reiter Open tracking.
  2. Setze Open Tracking auf Aus.
  3. Bestätige die Änderung im Dialogfenster.

Schließt du das Fenster über Abbrechen, ändert sich nichts und Open Tracking bleibt aktiv.


Was sich ändert, während Open Tracking deaktiviert ist:

  • Alle Kontakte erhalten eine pixel-freie Version deiner E-Mails, auch bei E-Mails, die bereits im Posteingang der Empfänger liegen.
  • Deine bestehenden Öffnungsdaten bleiben erhalten. Öffnungen, die stattfinden, während Open Tracking deaktiviert ist, werden nicht erfasst und lassen sich später nicht nachtragen.
  • Die Consent Policy bleibt sichtbar, ist aber gesperrt, mit dem Hinweis, dass du Open Tracking aktivieren musst, um sie zu bearbeiten. Dein eingestellter Wert bleibt gespeichert.
  • Dein Account verhält sich so, als wäre die Policy inaktiv: kein Häkchen auf Formularen, kein Link im Footer und keine Tracking-Auswahl auf der Profilseite.
  • Die Öffnungsrate zeigt "Nicht verfügbar" an und im Workflow- sowie Segment-Builder siehst du eine Warnung, dass Open Tracking deaktiviert ist.
  • Das Einwilligungsfeld und das Consent-Logbuch bleiben am Kontaktdatensatz sichtbar und du kannst weiterhin nach Tracking-Einwilligung segmentieren.
  • Über die API, einen Opt-in-API-Aufruf oder einen Import kannst du weiterhin einen Einwilligungswert übergeben. Dieser wirkt sich erst wieder auf den Versand aus, sobald Open Tracking aktiviert ist. Ein "Nein" löscht jedoch sofort die individuellen Open-Events dieses Kontakts.

Open Tracking wieder aktivieren:

  • Open Tracking startet sofort wieder für alle Kampagnen, die du danach versendest. Hierfür erscheint kein Bestätigungsfenster.
  • Für Kampagnen, die während der Pause versendet wurden, werden keine Öffnungsdaten nachgetragen.
  • Die Consent Policy kehrt zu dem Wert zurück, den sie vor dem Deaktivieren des Open Trackings hatte. Du musst sie nicht erneut aktivieren.
  • War die Policy aktiv, gilt die Einwilligungsregel sofort wieder. Rechne damit, dass deine Öffnungsraten niedrig bleiben, bis mehr Kontakte ihre Zustimmung erteilt haben.

Support-Tipp: Open Tracking zu deaktivieren ist der schnellste Weg, die Erfassung vollständig einzustellen, ohne die Consent Policy zu aktivieren. Das Klick-Tracking funktioniert dabei normal weiter.

Tracking-Einstellungen beim Onboarding

Beim Erstellen eines neuen Accounts durchläufst du einen Pflichtschritt für die Tracking-Einstellungen. Du triffst dort deine Wahl für Open Tracking, Klick-Tracking und die Consent Policy. Es gibt keine Voreinstellung: Du triffst selbst eine aktive Wahl und der Schritt kann nicht übersprungen werden.

Schaltest du Open Tracking aus, ist die Auswahl für die Consent Policy deaktiviert und die Policy wird als inaktiv gespeichert.

Wählst du beim Onboarding die Consent Policy als aktiv aus, treten alle oben genannten Folgen ein, mit Ausnahme der Löschung historischer Daten: Ein neuer Account hat noch keinen Versandverlauf, es gibt also nichts zu löschen.

Deine Einstellungen sind sofort aktiv und du findest sie unter Einstellungen > Tracking wieder.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Consent Policy pro Kampagne ein- oder ausschalten?

Nein. Die Consent Policy greift auf Account-Ebene und kennt keine Ausnahmen pro Kampagne. Sie ist für deinen gesamten Account entweder aktiv oder inaktiv.


Was geschieht mit Kontakten, die bereits "Nein" gewählt haben, wenn ich die Policy deaktiviere?

Sie bleiben vom Open Tracking ausgeschlossen. Eine ausdrückliche Ablehnung wird immer beachtet, unabhängig von der Policy-Einstellung.


Nein. Das Feld am Kontaktdatensatz ist schreibgeschützt. Der Wert stammt vom Empfänger selbst (über ein Opt-in-Formular oder die Profilseite) oder von dir über einen Import oder die API. Bei einem Import oder API-Aufruf übernimmst du die Verantwortung für die Gültigkeit dieser Einwilligung.


Was passiert mit einem Kontakt, der sich abmeldet?

Der Einwilligungswert ändert sich durch die Abmeldung nicht.


Gilt die Consent Policy auch für transaktionale E-Mails?

Nein. Transaktionale E-Mails fallen nicht unter die Consent Policy. Open Tracking ist dort standardmäßig deaktiviert.


Gilt eine Einwilligung für mehrere Accounts?

Nein. Consent gilt pro Account. Eine Einwilligung, die jemand in einem Account erteilt, gilt nicht für einen anderen Account desselben Kunden, selbst bei identischer E-Mail-Adresse.


Das ist normal. Bestehende Kontakte starten mit "Nicht festgelegt" und werden erst getrackt, sobald sie ihre Einwilligung über dein Opt-in-Formular oder die Profilseite geben. Einwilligungen, die du an anderer Stelle gesammelt hast, kannst du über einen Import oder die API einpflegen. Siehe Wie sammle ich Open Tracking Consent?.

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