Wie sammle ich Open Tracking Consent?

Wenn die Richtlinie zur Einwilligung für Open Tracking aktiv ist, werden nur Kontakte getrackt, die ausdrücklich ihre Zustimmung gegeben haben. Diese Anleitung erklärt, wie Sie diese Einwilligung erfassen: für neue Anmeldungen, über die Profilseite, über Ihre eigenen Systeme und für Kontakte, die von einer anderen Plattform übernommen werden.

Weitere Erklärungen zur Einwilligungsrichtlinie selbst finden Sie unter Tracking-Einstellungen.

Warum eine separate Einwilligung für Open Tracking?

Wer sich für Ihre E-Mails anmeldet, gibt die Erlaubnis, E-Mails zu erhalten. Open Tracking ist ein separater Zweck: die Erfassung, ob und wann jemand eine E-Mail öffnet. In einigen Ländern, wie Frankreich und Italien, ist dafür eine gesonderte Einwilligung erforderlich. Ob Sie die Richtlinie zur Einwilligung für Open Tracking aktivieren, entscheiden Sie selbst, basierend auf den Ländern, in denen Sie aktiv sind, und Ihrer eigenen rechtlichen Abwägung. Siehe Tracking-Einstellungen.

Aktivieren Sie die Richtlinie, erhält ein Kontakt die Möglichkeit, E-Mails ohne Tracking-Pixel zu empfangen. Das ist eine gültige Entscheidung. Diese Kontakte erhalten Ihre Kampagnen wie gewohnt. Wenn Sie dennoch messen möchten, wie gut Ihre E-Mails abschneiden, fragen Sie die Einwilligung mit den unten stehenden Methoden ab.

Die drei Werte und die Quelle einer Entscheidung

Jeder Kontakt hat ein Feld für die Open-Tracking-Einwilligung mit einem von drei Werten: Ja, Nein oder Nicht festgelegt. Das Einwilligungsprotokoll im Kontaktdatensatz zeigt für jede Änderung den Zeitpunkt (in UTC), den neuen Wert, die Quelle der Entscheidung und eine kurze Bemerkung.

Die Quelle der Entscheidung ist nicht dasselbe wie die Quelle des Kontakts selbst (siehe Über Quellen). Für die Einwilligung kennt Flexmail sechs feste Quellen: Opt-in-Formular, Kampagne, Profilseite, API, Import und manuell.

Zwei Regeln gelten immer:

Ein ausdrückliches "Nein" kann nicht durch einen Import, einen API-Aufruf oder eine andere externe Quelle überschrieben werden. Nur der Empfänger selbst kann es ändern.
Ein leerer Wert überschreibt niemals ein bestehendes "Ja" oder "Nein". Ein leerer Wert ist keine Aussage.

1. Über das Opt-in-Formular (neue Anmeldungen)

Sobald Sie die Einwilligungsrichtlinie aktivieren, fügt Flexmail Ihren in Flexmail erstellten Opt-in-Formularen automatisch ein Kontrollkästchen für die Tracking-Einwilligung hinzu, nach dem Best-Effort-Prinzip. Formulare, die Sie danach erstellen, erhalten das Kontrollkästchen sofort. Sie müssen selbst nichts tun. Das Kontrollkästchen erscheint nicht, solange Open Tracking deaktiviert ist, auch wenn die Richtlinie aktiv ist.

Das Kontrollkästchen ist standardmäßig nicht angehakt, Sie können es nicht vorauswählen lassen und Sie können es nicht entfernen, solange die Richtlinie aktiv ist. Der Text wird von Flexmail vorgegeben und ist nicht anpassbar:

Lassen Sie uns wissen, wann Sie unsere E-Mails öffnen Wir verwenden ein kleines, unsichtbares Bild in der E-Mail (auch Tracking-Pixel genannt), um zu sehen, an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit Sie sie öffnen. Dies hilft uns zu verstehen, welche E-Mails nützlich für Sie sind. Dies ist optional: Wenn Sie dies nicht ankreuzen, erhalten Sie unsere E-Mails wie gewohnt, jedoch ohne dieses Tracking.

Wer sich anmeldet, ohne das Kontrollkästchen anzuhaken, wird normal als Kontakt hinzugefügt, mit dem Status der Open-Tracking-Einwilligung auf "Nein". Ein angehaktes Kontrollkästchen setzt den Wert auf "Ja". Beide Entscheidungen erhalten als Quelle "Opt-in-Formular".

Hinweis: Da Flexmail-Formulare mit Double Opt-in arbeiten, wird die Entscheidung erst in dem Moment erfasst, in dem der Kontakt die Bestätigungs-E-Mail bestätigt. Eine Anmeldung, die nie bestätigt wird, erfasst keine Einwilligung.

Ein bestehender Kontakt, der sich erneut anmeldet

Meldet sich ein bereits bestehender Kontakt erneut über ein Opt-in-Formular an, muss dieser die Anmeldung über die Bestätigungs-E-Mail erneut bestätigen. Bis zu dieser Bestätigung bleiben der aktuelle Wert, das Pixelverhalten und das Einwilligungsprotokoll unverändert.

Der Wert kann von "Ja" zu "Nein" und von "Nein" zu "Ja" wechseln. Ein Kontakt mit "Ja", der das Kontrollkästchen bei einer Neuanmeldung nicht anhakt, erhält somit "Nein".
Ein neuer Protokolleintrag wird nur erstellt, wenn der Wert vom aktuellen Wert abweicht.
Der Wert wird nie auf "Nicht festgelegt" zurückgesetzt. Eine Anmeldung ohne Angaben zum Kontrollkästchen lässt den aktuellen Wert unverändert.

Ein Formular, das Sie auf Ihre eigene Website kopiert haben

Haben Sie das HTML eines Formulars losgelöst vom Skript auf Ihre eigene Website kopiert? Dann handelt es sich um eine Kopie des Formulars zum Zeitpunkt des Kopiervorgangs. Die Kopie übernimmt spätere Änderungen Ihrer Richtlinie nicht. Wenn Sie das Kontrollkästchen auf dieser Kopie wünschen, kopieren Sie den Formularcode nach der Aktivierung der Richtlinie erneut.

Anmeldungen über eine solche Kopie werden wie alle anderen verarbeitet: Enthält die Anmeldung einen Wert für die Tracking-Einwilligung, verarbeitet Flexmail diesen. Enthält sie keinen Wert, erhält ein neuer Kontakt "Nicht festgelegt" und ein bestehender Kontakt behält seinen bisherigen Wert. Es wird dann keine Verweigerung erfasst.

2. Über die Profilseite (Selbstverwaltung durch den Empfänger)

E-Mails mit der Standard-Flexmail-Fußzeile, die den Abmeldelink oder den Profillink enthält, umfassen einen Link "Tracking-Einstellungen verwalten". Der Link öffnet die Profilseite des Empfängers. Dort entscheidet der Empfänger, ob er E-Mails mit oder ohne Open Tracking erhalten möchte. Eine Ablehnung hat keinen Einfluss auf den Erhalt von E-Mails. Siehe Die Profilseite des Empfängers weiter unten.

3. Über die API oder Zapier (Ihre eigenen Systeme)

Wenn Sie Ihre Kontakte in einem CRM oder einem eigenen Formular verwalten, übergeben Sie die Einwilligung über die API:

Kontakt-API: Die Endpunkte zum Erstellen, Aktualisieren und Abrufen unterstützen das Feld mit den Werten Yes, No und Not set. Sie müssen einen Zeitstempel übermitteln. Flexmail speichert diesen als den angegebenen ursprünglichen Zeitpunkt und erfasst separat, wann die Anfrage eingegangen ist. Ein Zeitstempel in der Zukunft oder vor dem Erstellungsdatum des Kontakts wird abgelehnt.
Opt-in-API: Sie können einen optionalen Parameter für die Tracking-Einwilligung übergeben. Da der Aufruf eine Double-Opt-in-Bestätigungs-E-Mail auslöst, wird die Auswahl erst protokolliert und mit einem Zeitstempel versehen, wenn der Kontakt bestätigt. Lassen Sie den Parameter weg, erhält ein neuer Kontakt "Nicht festgelegt" und kein "Nein", da die API nicht garantiert, dass dem Kontakt jemals eine Frage zum Tracking gestellt wurde. Bewahren Sie den Formulartext auf, den Sie dem Kontakt gezeigt haben.
Regeln: Ein "Nein" wird immer gesetzt und gilt als ausdrücklicher Widerruf. Ein "Ja" für einen Kontakt mit einem bestehenden "Nein" wird abgewiesen. Das Senden von "Nicht festgelegt" für ein bestehendes "Ja" oder "Nein" wird abgewiesen. Eine ungültige Anfrage liefert eine Fehlermeldung.
Quelle: Jede Änderung über die API erhält die Quelle "API". Sie können diese Quelle nicht manuell anpassen. Zapier-Verbindungen werden ebenfalls als "API" protokolliert.
Webhooks: Flexmail sendet bei jeder Änderung der Einwilligung ein Webhook-Event mit dem vorherigen Wert, dem neuen Wert, dem Zeitpunkt und der Quelle.
Die API speichert Werte auch dann, wenn die Richtlinie nicht aktiv ist oder Open Tracking deaktiviert ist. Ein "Ja" oder "Nicht festgelegt" greift erst, sobald die Richtlinie aktiv ist, ein ausdrückliches "Nein" greift sofort, solange Open Tracking aktiviert ist.

Hinweis: Flexmail kann die Gültigkeit von Einwilligungen, die über die API oder einen Import eingehen, nicht prüfen. Sie bleiben dafür verantwortlich. Dies ist auch in der Produktdokumentation so festgehalten.

Bestehende Kontakte von einer anderen Plattform

Wenn Sie Kontakte importieren, die bereits an anderer Stelle eine Tracking-Einwilligung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung beim Import übernehmen.

Was Flexmail prüfen kann und was nicht

Flexmail kann die Gültigkeit extern erfasster Einwilligungen nicht überprüfen. Wenn Sie angeben, dass eine Einwilligung vorliegt, übernehmen Sie als Kontoadministrator die Verantwortung dafür, dass diese Zustimmung korrekt und nachweisbar ist. Flexmail erfasst den Import als Quelle, kann den Inhalt oder die Gültigkeit der Daten jedoch nicht kontrollieren.

Beim Importieren einer Kontaktdatei können Sie die Tracking-Einwilligung auf zwei Wegen übermitteln. Flexmail verarbeitet das Einwilligungsfeld immer, auch wenn die Einwilligungsrichtlinie inaktiv ist oder Open Tracking deaktiviert ist.

Über eine Einwilligungsspalte in Ihrer Datei.

Weisen Sie die Spalte während der Feldzuordnung dem Feld "Open tracking consent" zu. Sie finden es unter den Kontaktfeldern. So erfolgt die Verarbeitung pro Zeile:

Sie können "Yes", "No" und "Not set" verwenden, in Groß- oder Kleinbuchstaben. Leerzeichen vor oder nach dem Wert werden ignoriert.
Eine leere Zelle stellt keinen Wert dar: Ein neuer Kontakt startet mit "Not set" und ein bestehender Kontakt behält seine Einwilligung. Hierfür erhalten Sie keine Fehlermeldung.
Ein anderer Wert als "Yes", "No" oder "Not set" führt zur Ablehnung der gesamten Zeile. Der Kontakt wird weder angelegt noch aktualisiert. Die Zeile wird in der Fehlerdatei des Imports zusammen mit dem Wert aus Ihrer Quelldatei aufgeführt. Die übrigen Zeilen werden importiert.
"Yes" oder "No" wird für einen Kontakt mit "Not set" übernommen. "No" wird auch für einen Kontakt mit dem Status "Yes" übernommen. Ein Wert, der mit der aktuellen Einwilligung übereinstimmt, bewirkt keine Änderung.
"Yes" für einen Kontakt mit einem ausdrücklichen "No" sowie "Not set" für einen Kontakt mit "Yes" oder "No" werden nicht angewendet. Die Einwilligung bleibt unverändert. Der Rest der Zeile wird importiert und die Zeile gilt als erfolgreich importiert.
Befindet sich derselbe Kontakt in mehreren Zeilen mit unterschiedlichen Werten, greift "No".

Über den dedizierten Importschritt.

Wenn Sie keine Einwilligungsspalte zugeordnet haben, zeigt Flexmail im Import-Assistenten einen separaten Schritt an, nach dem Schritt für Quelle und Sprache und vor dem Schritt für Interessen. Dieser Schritt erscheint auch dann, wenn die Einwilligungsrichtlinie inaktiv ist. In diesem Fall weist ein zusätzlicher Hinweis darauf hin, dass die Richtlinie noch nicht aktiv ist. Sie wählen eine von zwei Optionen:

Ohne Tracking-Einwilligung importieren (Standard): Ein neuer Kontakt startet mit "Not set" und ein bestehender Kontakt behält seine Einwilligung.
Mit Tracking-Einwilligung importieren: Nur verfügbar, wenn Sie ausdrücklich bestätigen, dass eine gültige, dokumentierte Einwilligung außerhalb von Flexmail vorliegt und Flexmail dies nicht validieren kann. Alle Kontakte in der Datei, die noch kein ausdrückliches "No" haben, werden auf "Yes" gesetzt. Ein Kontakt mit einem ausdrücklichen "No" behält dieses.

Hinweis: Über den dedizierten Importschritt können Sie nur "Yes" setzen, nicht "No". Wenn Sie Kontakte mit einer ausdrücklichen Verweigerung importieren möchten, verwenden Sie eine Einwilligungsspalte in Ihrer Datei.

Hinweis: Ein über den Import festgelegtes ausdrückliches "No" löscht die individuellen Öffnungsereignisse dieses Kontakts dauerhaft, auch wenn die Richtlinie inaktiv ist oder Open Tracking deaktiviert ist. Das Analysefenster zeigt, wie viele Kontakte den Status "No" haben, und warnt vor dieser Löschung, bevor Sie den Import starten.

Was Sie nach dem Import sehen

Nach der Analyse zeigt Flexmail, wie viele Kontakte einen ungültigen Einwilligungswert aufweisen. Diese Kontakte werden in der Anzahl der ungültigen Kontakte und in der Datei aufgeführt, die Sie herunterladen können.

Sobald der Import und die Löschung historischer Öffnungsdaten abgeschlossen sind, erhalten Sie die Bericht-E-Mail "Your import is ready". Diese enthält:

im Bereich "Warnings and errors": wie viele Zeilen einen ungültigen Einwilligungswert enthalten (sie sind auch in der Gesamtzahl der Zeilen mit ungültigen Daten und unter "Download all rows with invalid data" enthalten)
im Bereich "Open tracking consent": wie viele neue Kontakte mit "Not set" angelegt wurden, wie viele Kontakte auf "Yes" gesetzt wurden, wie viele Kontakte ihr "No" behielten und wie viele Kontakte auf "No" gesetzt wurden, verbunden mit der dauerhaften Löschung ihrer historischen Öffnungsdaten

Eine Zeile erscheint nur, wenn die Anzahl größer als 0 ist.

Jede durch den Import vorgenommene Einwilligungsänderung erhält einen Eintrag im Einwilligungsprotokoll mit der Quelle "Import". Die Bemerkung lautet "Imported via consent column" bei einem nicht leeren Wert aus einer zugeordneten Spalte (auch bei "Not set"), "Bulk import confirmation" bei "Mit Tracking-Einwilligung importieren" und "Imported without consent confirmation" bei einer leeren Zelle oder wenn keine Spalte zugeordnet wurde.

Was importieren Sie für bestehende Kontakte: "Yes", "No" oder "Not set"?

Die Wahl zwischen "Yes", "No" und "Not set" beim Import ist nicht neutral. Sie hat direkte Auswirkungen auf den Umgang von Flexmail mit historischen Öffnungsdaten sowie auf Ihre rechtliche Position.

"Yes" zu importieren bedeutet, dass Sie erklären, dass diese Kontakte nachweisbar ihre Zustimmung zum Open Tracking gegeben haben. Das ist nur haltbar, wenn Sie diese Einwilligung auch tatsächlich erfasst, dokumentiert haben und belegen können.

"Not set" zu importieren bedeutet, dass keine Einwilligungshistorie vorliegt. Kontakte mit "Not set" erhalten keinen Tracking-Pixel, solange die Richtlinie aktiv ist, ihre historischen Öffnungsdaten werden jedoch nicht gelöscht.

"No" zu importieren erfasst eine ausdrückliche Verweigerung. Kontakte mit "No" erhalten keinen Pixel und ihre historischen Öffnungsereignisse werden dauerhaft gelöscht. Dies ist die weitreichendste Option, aber auch die transparenteste, wenn nie eine Einwilligung eingeholt wurde.

Wann sollten Sie den Import von "No" in Betracht ziehen?

Wenn Sie Kontakte in Frankreich oder Italien haben, die Sie nie über Open Tracking informiert haben, oder wenn die Übergangsfrist verstrichen ist, ohne dass Sie Maßnahmen ergriffen haben, stehen die historischen Öffnungsdaten dieser Kontakte auf einer schwachen rechtlichen Basis. In diesem Fall ist der Import mit "No" die konsequenteste Wahl: Sie erkennen an, dass keine gültige Einwilligung vorlag, und entfernen die Daten, die ohne diese Zustimmung erhoben wurden.

Das ist ein einschneidender Schritt, da diese Löschung nicht rückgängig gemacht werden kann.

Support tip: Flexmail stellt die technischen Möglichkeiten bereit, um die Einwilligung korrekt zu erfassen und historische Daten zu verwalten. Welcher Wert für Ihre Situation der richtige ist, hängt von den bereits vorliegenden Einwilligungen ab und davon, wie transparent Sie gegenüber Ihren Kontakten vorgegangen sind. Stimmen Sie sich mit Ihrer Rechtsabteilung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten ab, bevor Sie diese Wahl treffen.

Jeder Kontaktexport enthält automatisch das Feld für die Open-Tracking-Einwilligung (Yes / No / Not set) und das Erstellungsdatum des Kontakts in Flexmail. Sie müssen dafür nichts einstellen. Die Spaltennamen und die Werte stimmen mit der Importdatei überein. So sehen Sie, wer seine Zustimmung gegeben hat, wer abgelehnt hat und von wem noch keine Entscheidung vorliegt.

Checkliste: Bin ich bereit für die Konformität bei der Open-Tracking-Einwilligung?

Nutzen Sie diese Liste als Leitfaden. Jeder Schritt ist eine Maßnahme, die Sie vor der Frist umsetzen können.

☐ Die Richtlinie zur Einwilligung für Open Tracking ist aktiviert unter Einstellungen > Tracking
☐ Meine Opt-in-Formulare enthalten das Kontrollkästchen für die Tracking-Einwilligung (dies geschieht bei Aktivierung für Standard-Opt-in-Formulare automatisch, sollte danach jedoch auch auf Ihrer Website überprüft werden)
☐ Mir ist bekannt, dass Kontakte ohne getroffene Auswahl auf "Not set" bleiben und keinen Tracking-Pixel erhalten
☐ Ich habe überprüft, ob Kontakte, die über einen Import hinzugefügt wurden, korrekt konfiguriert sind

Nächste Schritte

Wie lese ich meine Berichte, wenn die Einwilligungsrichtlinie aktiv ist?: Wie sich Öffnungsraten, Klickraten und die CTOR verändern
Tracking-Einstellungen: Übersicht über die Einstellungen und ihre Kombinationen