Kontakte hinzufügen

Bevor Sie Kampagnen versenden können, benötigen Sie Kontakte in Ihrem Konto. Flexmail bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, sie hinzuzufügen, vom Hochladen einer vollständigen CSV-Datei bis zum manuellen Hinzufügen eines einzelnen Kontakts. Dieser Artikel erklärt jede Option.

Bevor Sie beginnen

• Erstellen Sie alle benutzerdefinierten Felder, die Sie erfassen möchten, bereits vor dem Import (lesen Sie zuerst "Kontaktfelder", falls das noch nicht geschehen ist).
• Wenn Sie von einer anderen Plattform migrieren, importieren Sie Ihre bisherigen Abmeldungen in die Blacklist, bevor Sie aktive Kontakte importieren.
• Halten Sie Ihre Kontaktdaten im CSV-Format bereit, wenn Sie einen Massenimport durchführen.
• Bestätigen Sie, dass Sie ein dokumentiertes gesetzliches Recht haben, E-Mails an die Kontakte zu senden, die Sie importieren.
• Deaktivieren Sie alle Workflows, die durch die Liste ausgelöst werden, die Sie hochladen, es sei denn, die Automatisierung soll an alle importierten Kontakte gesendet werden. Warten Sie, bis der Import vollständig verarbeitet wurde, bevor Sie Ihre durch eine Liste ausgelösten Workflows wieder aktivieren.

Gehen Sie zum Starten auf Kontakte, danach auf Alle Kontakte und klicken Sie auf Kontakte hinzufügen.

Option 1: Eine CSV-Datei hochladen

Dies ist die effizienteste Methode, um eine große Anzahl von Kontakten gleichzeitig hochzuladen. Sie benötigen Ihre Kontaktdaten in einer CSV-Datei mit Spalten, die durch Kommas oder Semikolons getrennt sind, und einer Kopfzeile oben.

Anforderungen an die CSV-Datei

• Die Dateiendung muss .csv sein.
• Die Datei muss in UTF-8 codiert sein.
• Maximale Dateigröße: 25 MB.
• Maximale Zeilenanzahl: 100.000. Teilen Sie größere Listen in mehrere Importe auf.
• Die erste Zeile muss eine Kopfzeile mit Spaltennamen sein.
• Mehrere Werte in einer Zelle müssen durch Kommas getrennt werden. Wenn ein Wert selbst ein Komma enthält, setzen Sie den gesamten Wert in doppelte Anführungszeichen.

Schritte für den Import

1. Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie Ihre CSV-Datei aus.
2. Bestätigen Sie, dass Sie das Recht haben, diesen Kontakten E-Mails zu senden.
3. Flexmail liest die Datei und zeigt Ihnen eine Vorschau der ersten Zeile jeder Spalte.
4. Verknüpfen Sie jede Spalte in Ihrer Datei mit dem passenden Flexmail-Datenbankfeld. Dies ist der wichtigste Schritt. Konsultieren Sie den Artikel "Datenbankfelder mit der Importdatei verknüpfen" für eine Anleitung.
5. Prüfen Sie die Zusammenfassung: wie viele gültige Kontakte gefunden wurden und ob es Importfehler oder Warnungen gibt. Laden Sie die Fehlerdatei herunter, wenn Sie bestimmte Zeilen korrigieren möchten.

6. Wählen Sie eine Standardsprache für Kontakte ohne Sprachangabe in der Datei.

   Wählen oder erstellen Sie eine Quelle für diesen Import. Verwenden Sie einen Quellennamen, der auch in sechs Monaten noch eindeutig ist.

   Legen Sie die open tracking consent fest. Dieser Schritt erscheint nur, wenn Sie keine Spalte für open tracking consent verknüpft haben, auch wenn Sie die open tracking consent policy nicht aktiviert haben.

   Wählen Sie aus:

   • Ohne Tracking-Einwilligung importieren (Standard): Flexmail speichert die Kontakte als "Nicht festgelegt". Ist die Policy aktiv, erhalten sie keinen Tracking-Pixel, bis sie selbst die Zustimmung erteilen. Ist die Policy nicht aktiv, werden sie wie bisher getrackt und Sie sehen einen kurzen Hinweis, dass dies erst wirksam wird, sobald Sie die Policy einschalten.

   • Mit Tracking-Einwilligung importieren: Sie wählen dies nur, wenn Sie bestätigen, dass eine gültige, dokumentierte Zustimmung außerhalb von Flexmail vorliegt und Flexmail diese nicht überprüfen kann. Flexmail setzt alle Kontakte aus Ihrer Datei auf "Ja", außer Kontakte, die bereits ein ausdrückliches "Nein" haben. Die Quelle der Entscheidung im Consent-Protokoll ist "Import". Das ist unabhängig von der Quelle, die Sie für den Kontakt auswählen (siehe Über Quellen).

     
     
7. Wählen oder erstellen Sie ein gemeinsames Interesse oder überspringen Sie diesen Schritt.

8. Klicken Sie auf Importieren, um den Import zu starten.

   

Option 2: Einen einzelnen Kontakt hinzufügen

Wenn Sie einen Kontakt einzeln hinzufügen möchten, klicken Sie auf Einen einzelnen Kontakt hinzufügen. Geben Sie mindestens die E-Mail-Adresse ein und füllen Sie alle weiteren Felder aus, die Sie speichern möchten. Sie müssen außerdem eine Quelle zuweisen und bestätigen, dass Sie die Daten rechtmäßig erhalten haben.

Option 3: Über API verbinden

Wenn Sie ein externes CRM, eine E-Commerce-Plattform oder ein anderes System verwenden, können Sie Kontakte automatisch über die API an Flexmail übertragen. Kontakte, die über die API hinzugefügt werden, werden als bestätigte Kontakte angelegt. Weitere technische Details finden Sie in der API-Dokumentation.

Option 4: Weitere Optionen

• Zapier-Integration: Verbinden Sie Flexmail mit Hunderten anderer Tools, ohne Code zu schreiben.
• Opt-in-Formulare: Lassen Sie Kontakte sich selbst mit dokumentierter Einwilligung in Ihre Datenbank eintragen.

Was geschieht mit bestehenden Kontakten?

Wenn ein Kontakt, den Sie importieren, bereits in Ihrem Konto vorhanden ist (abgeglichen anhand der E-Mail-Adresse), aktualisiert Flexmail die vorhandenen Daten, anstatt ein Duplikat zu erstellen. Feldwerte werden aktualisiert, wenn die neue Datei einen anderen Wert enthält. Quellen und Interessen werden nie überschrieben; neue Werte werden zu den bereits vorhandenen hinzugefügt.

Dasselbe gilt für die open tracking consent. Ein leerer Wert überschreibt niemals ein vorhandenes "Ja" oder "Nein". Ein bestehendes "Nein" wird durch einen Import niemals auf "Ja" gesetzt. Ein Kontakt kann dies selbst ändern: über die Profilseite (erreichbar über den Link in der Fußzeile) oder durch eine erneute Anmeldung über ein Opt-in-Formular mit anschließender Bestätigung.

Lesen Sie "Bestehende Kontakte aktualisieren" für die vollständige Aktualisierungslogik.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Aktive Kontakte vor der Blacklist importieren

Wenn Sie von einer anderen Plattform wechseln, importieren Sie Ihre bisherigen Abmeldungen immer zuerst in die Blacklist. Wenn Sie zuerst Ihre aktive Liste importieren, riskieren Sie, Kampagnen an Personen zu senden, die sich auf der alten Plattform bereits abgemeldet hatten, bevor die Blacklist hinterlegt ist.

Felder vor dem Import nicht verknüpfen

Wenn eigene Felder noch nicht in Ihrem Konto existieren, können sie beim Import nicht verknüpft werden. Erstellen Sie Ihre Felder zuerst in den Einstellungen und führen Sie erst danach den Import durch. Wenn Sie diesen Schritt auslassen, werden die Daten nirgendwo gespeichert und Sie müssen alles erneut importieren.

Einen ungenauen Quellennamen verwenden

Eine Quelle mit dem Namen "Import" liefert nach sechs Monaten keine Orientierung mehr. Verwenden Sie beschreibende Namen wie "Newsletter-Abonnenten Q1 2025" oder "Webinar-Teilnehmer März 2025", damit Sie jederzeit wissen, woher eine Gruppe von Kontakten stammt.

Kontakte ohne Einwilligung importieren

Wenn Sie Kontakte importieren, die Ihnen keine eindeutige, dokumentierte Erlaubnis zum Versand von E-Mails gegeben haben, gefährdet das Ihre Zustellbarkeit und verstößt gegen die DSGVO. Importieren Sie ausschließlich Kontakte, bei denen Sie ein legitimes Recht zur Kontaktaufnahme besitzen.

DSGVO-Erwägungen

Jeder Import verlangt von Ihnen die Bestätigung, dass Sie ein gesetzliches Recht haben, die Kontakte in der Datei zu speichern und ihnen E-Mails zu senden. Diese Bestätigung wird von Flexmail protokolliert. Liegt keine gültige Rechtsgrundlage vor, schützt Sie diese Angabe nicht vor rechtlichen Konsequenzen. Wenn Sie unsicher sind, ob eine bestimmte Liste zulässig ist, lesen Sie zuerst "Rechtmäßig erhaltene Daten".

Nächste Schritte

• Lesen Sie "Datenbankfelder mit der Importdatei verknüpfen" für eine detaillierte Anleitung zur Feldverknüpfung.
• Lesen Sie "Importfehler", wenn Ihre Importzusammenfassung Fehler oder Warnungen anzeigt.
• Lesen Sie "Bestehende Kontakte aktualisieren", um zu erfahren, wie ein erneuter Import die Daten eines Kontakts aktualisiert.
• Sehen Sie sich nach dem Import die Grafik zum Abonnentenwachstum im Dashboard an, um Ihre aktualisierte Kontaktanzahl und das Listenwachstum zu verfolgen.

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