Bestehende Kontakte aktualisieren

Ihre Kontaktdatenbank muss nicht statisch sein. Wenn sich die Informationen Ihrer Kontakte ändern – beispielsweise ihr Unternehmen, ihre Präferenzen oder ihre E-Mail-Adresse –, können Sie Flexmail auf verschiedene Weisen auf dem neuesten Stand halten. Dieser Artikel erklärt jede Methode und wie die Aktualisierungslogik funktioniert.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie vor dem Aktualisieren von Kontakten via Import sicher, dass Ihre Spaltenheader mit den Flexmail-Feldnamen oder Platzhaltern übereinstimmen. Eine fehlerhafte Zuordnung ist die häufigste Ursache dafür, dass Daten am falschen Ort landen.

Wie Kontakte sich selbst aktualisieren können

Kontakte können ihre eigenen Informationen aktualisieren über:

Ihre Profilseite: eine persönliche Seite, auf der Kontakte ihre öffentlichen Interessen verwalten können. Sie können über den Platzhalter #update# in Ihren E-Mails darauf verlinken. Benutzerdefinierte Felder und andere Kontaktdetails können auf dieser Seite nicht bearbeitet werden.
Ein Formular: Wenn Sie ein mit der Kontaktdatenbank verbundenes Formular erstellen und den Link teilen, können Kontakte ihre Informationen durch Ausfüllen aktualisieren.

Wenn ein Kontakt seine eigenen Daten aktualisiert, behandelt Flexmail das immer als die genaueste Version.

Wie Sie Kontakte aktualisieren können

Via Import

Die effizienteste Methode, eine große Anzahl von Kontakten auf einmal zu aktualisieren, ist ein neuer Import. Wenn Flexmail eine E-Mail-Adresse findet, die bereits in Ihrem Konto vorhanden ist, aktualisiert es den Datensatz dieses Kontakts, anstatt ein Duplikat zu erstellen.

Die Aktualisierungslogik funktioniert wie folgt:

Ein Feldwert wird nur aktualisiert, wenn die neue Datei einen anderen, nicht leeren Wert für dieses Feld enthält.
Wenn eine Spalte in Ihrer Datei leer oder fehlend ist, bleibt der vorhandene Wert unverändert.
Bei Mehrfachauswahl-Feldern werden die ausgewählten Werte durch das ersetzt, was in der neuen Datei steht.
Quellen und Interessen werden nie überschrieben. Neue Werte werden zu den bestehenden hinzugefügt.

Auf der Kontaktdetailseite

Öffnen Sie die Detailseite eines Kontakts aus der Kontaktübersicht und bearbeiten Sie jedes Feld direkt. Änderungen werden sofort wirksam.

Via Workflow

Workflows können Kontaktfelder automatisch basierend auf Aktionen oder Triggern aktualisieren. Zum Beispiel können Sie einen Workflow einrichten, der ein Feld „Zuletzt besuchte Veranstaltung" aktualisiert, wenn ein Kontakt auf einen Registrierungslink klickt.

Was passiert mit doppelten E-Mail-Adressen in einer Datei?

Wenn dieselbe E-Mail-Adresse mehr als einmal in Ihrer Importdatei vorkommt, verarbeitet Flexmail die Zeilen der Reihe nach. Die erste Zeile setzt die Anfangswerte, und jede folgende Zeile aktualisiert sie mit derselben Logik wie oben. Quellen und Interessen aus allen Zeilen werden kombiniert. Die Importzusammenfassung zeigt eine Warnung für doppelte Zeilen an, damit Sie darüber informiert sind.

Häufige Fehler, die vermieden werden sollten

Gute Daten mit leeren Spalten überschreiben

Wenn Ihrer Aktualisierungsdatei Spalten fehlen, die Sie nicht ändern möchten, ist das in Ordnung. Flexmail berührt diese Felder nicht. Wenn eine Spalte jedoch vorhanden ist, aber ihre Zellen leer sind, und der bestehende Kontakt einen Wert in diesem Feld hat, lässt Flexmail den bestehenden Wert unverändert (da der neue Wert leer ist). Fügen Sie keine Spalten mit leeren Werten ein, wenn Sie ein Feld löschen möchten – das erfordert einen anderen Ansatz.

Vergessen, dass Mehrfachauswahl-Felder ersetzt, nicht zusammengeführt werden

Im Gegensatz zu Interessen und Quellen werden Mehrfachauswahl-Feldwerte durch das ersetzt, was in Ihrer neuen Datei steht. Wenn ein Kontakt derzeit „Bronze" in einem Stufen-Feld ausgewählt hat und Ihre Aktualisierungsdatei es leer lässt, wird der Wert gelöscht. Fügen Sie den vollständigen beabsichtigten Wert in Ihre Aktualisierungsdatei ein.

Fehlerhafte Feldzuordnung beim erneuten Import

Wenn sich Ihre Spaltenheader seit dem letzten Import geändert haben, prüfen Sie den Zuordnungsschritt sorgfältig. Eine Spalte, die automatisch auf das falsche Feld zugeordnet wird, kann stillschweigend Daten in Ihrer gesamten Kontaktliste überschreiben.

Nächste Schritte

Lesen Sie „Datenbankfelder mit der Importdatei verknüpfen" für einen detaillierten Leitfaden zum Zuordnungsschritt.
Lesen Sie „Ihre Kontakte verwalten", um zu sehen, wie Sie einzelne Kontakte aus der Kontaktübersicht bearbeiten.
Lesen Sie „Über Workflows", wenn Sie Kontaktaktualisierungen basierend auf Kampagnenverhalten automatisieren möchten.