Bestehende Kontakte aktualisieren


Deine Kontaktdatenbank muss nicht statisch sein. Wenn sich die Daten deiner Kontakte ändern, wie ihr Unternehmen, ihre Vorlieben oder ihre E-Mail-Adresse, kannst du Flexmail auf verschiedene Weisen aktuell halten. Dieser Artikel erklärt jede Methode und beschreibt, wie die Aktualisierungslogik funktioniert.

Bevor du beginnst

Prüfe vor dem Aktualisieren von Kontakten per Import, ob deine Spaltenüberschriften mit den Feldern oder Platzhaltern in Flexmail übereinstimmen. Eine falsche Zuordnung ist der häufigste Grund dafür, dass Daten an der falschen Stelle landen.

Wie Kontakte sich selbst aktualisieren können

Kontakte können ihre eigenen Daten über folgende Wege aktualisieren:

  • Ihre Profilseite: eine persönliche Seite, auf der Kontakte ihre öffentlichen Interessen verwalten können. Du kannst in deinen E-Mails mit dem Platzhalter #update# darauf verlinken. Eigene Felder und andere Kontaktdaten können auf dieser Seite nicht bearbeitet werden.
  • Ein Formular: Wenn du ein Formular erstellst, das mit der Kontaktdatenbank verknüpft ist, und den Link teilst, können Kontakte ihre Daten durch Ausfüllen aktualisieren.

Wenn ein Kontakt seine eigenen Daten aktualisiert, betrachtet Flexmail das immer als die zutreffendste Version.

Wie du Kontakte aktualisieren kannst

Per Import

Der effizienteste Weg, viele Kontakte gleichzeitig zu aktualisieren, ist ein neuer Import. Wenn Flexmail eine E-Mail-Adresse findet, die bereits in deinem Konto vorhanden ist, aktualisiert es die Daten dieses Kontakts, anstatt ein Duplikat zu erstellen.

Die Aktualisierungslogik funktioniert so:

  • Ein Feldwert wird nur aktualisiert, wenn die neue Datei einen anderen, nicht leeren Wert für dieses Feld enthält
  • Wenn eine Spalte in deiner Datei leer ist oder fehlt, bleibt der vorhandene Wert unverändert
  • Bei Auswahlfeldern mit mehreren Optionen werden die ausgewählten Werte durch die Angaben in der neuen Datei ersetzt
  • Quellen und Interessen werden nie überschrieben. Neue Werte werden zu den bestehenden hinzugefügt

Auf der Detailseite des Kontakts

Öffne die Detailseite eines Kontakts aus der Kontaktübersicht und bearbeite jedes Feld direkt. Änderungen sind sofort wirksam.

Über einen Workflow

Workflows können Kontaktfelder anhand von Aktionen oder Triggern automatisch aktualisieren. Du kannst zum Beispiel einen Workflow einrichten, der das Feld "Zuletzt besuchtes Event" aktualisiert, sobald ein Kontakt auf einen Anmeldelink klickt.

Was passiert mit doppelten E-Mail-Adressen in einer Datei?

Wenn dieselbe E-Mail-Adresse mehr als einmal in deiner Importdatei vorkommt, verarbeitet Flexmail die Zeilen nacheinander. Die erste Zeile legt die Anfangswerte fest, und jede folgende Zeile aktualisiert diese nach derselben Logik wie oben beschrieben. Quellen und Interessen aus allen Zeilen werden zusammengeführt. Die Importübersicht zeigt eine Warnung für doppelte Zeilen an, damit du Bescheid weißt.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

Gültige Daten mit leeren Spalten überschreiben

Wenn in deiner Update-Datei Spalten fehlen, die du nicht ändern möchtest, ist das kein Problem. Flexmail fasst diese Felder nicht an. Ist eine Spalte vorhanden, aber die Zellen sind leer, und der bestehende Kontakt hat bereits einen Wert in diesem Feld, lässt Flexmail den bestehenden Wert unverändert, weil der neue Wert leer ist. Füge keine Spalten mit leeren Werten ein, wenn du ein Feld leeren möchtest. Dafür ist ein anderes Vorgehen nötig.

Vergessen, dass Auswahlfelder mit mehreren Optionen ersetzt und nicht zusammengeführt werden

Anders als bei Interessen und Quellen werden die Werte von Auswahlfeldern mit mehreren Optionen durch den Inhalt deiner neuen Datei ersetzt. Wenn bei einem Kontakt derzeit "Bronze" in einem Stufenfeld ausgewählt ist und deine Update-Datei dieses Feld leer lässt, wird der Wert gelöscht. Trage den vollständigen gewünschten Wert in deine Update-Datei ein.

Falsche Feldverknüpfung beim erneuten Import

Haben sich deine Spaltenüberschriften seit dem letzten Import geändert, prüfe den Schritt zum Zuordnen der Felder sorgfältig. Eine Spalte, die automatisch dem falschen Feld zugeordnet wird, kann unbemerkt Daten in deiner gesamten Kontaktliste überschreiben.

Nächste Schritte

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