Nachrichten mit anderen Flexmail-Konten teilen

Haben Sie eine E-Mail erstellt und möchten Sie diese mit einem anderen Flexmail-Konto teilen? Mit Message sharing können Sie E-Mails, die Sie in unserem E-Mail-Builder erstellt haben, mit jedem anderen Flexmail-Konto teilen. Ob Sie mit einem Kunden, einem Freelancer, einem Partner oder einem Kollegen in einem anderen Team arbeiten, Sie können nun nahtlos zusammenarbeiten, ohne Ihre Vorlage ganz neu aufbauen zu müssen.

Diese Funktion ist für alle Konten mit Zugriff auf den neuen E-Mail-Builder verfügbar und funktioniert über ein einfaches Freigabesystem mit sicheren, temporären Links.

Warum das Teilen von Nachrichten so praktisch ist

Sie teilen einfach Ihren Entwurf, und der Empfänger erhält die komplette Struktur, Bilder und Formatierung im Handumdrehen in seinem Konto. Er kann anschließend eigene Texte, persönliche Links und spezifische Inhalte hinzufügen oder die Nachricht als Vorlage für künftige Kampagnen speichern.

Denken Sie an Situationen wie:

• Eine Designagentur, die eine Kampagnenvorlage mit dem Flexmail-Konto eines Kunden teilt
• Ein Freelancer, der ein Design an verschiedene Kunden übergibt
• Abteilungen innerhalb eines großen Unternehmens, die Branding-Assets untereinander teilen
• Marken, die Promo-Vorlagen mit ihren Vertriebspartnern teilen

Was Sie für den Start benötigen

Bevor Sie mit dem Teilen von Nachrichten loslegen, benötigen Sie Folgendes:

• Eine Nachricht, die Sie im E-Mail-Builder erstellt haben
• Der Empfänger muss ebenfalls Zugriff auf ein Flexmail-Konto haben und über ausreichende Rechte verfügen, um E-Mails erstellen zu können
• Die E-Mail-Adresse oder eine andere Möglichkeit, den Freigabelink an den Empfänger zu senden (zum Beispiel über E-Mail, Slack oder Teams)

Eine Nachricht teilen: Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie Ihre Nachricht im E-Mail-Builder

   Navigieren Sie zu Kampagnen → Nachrichten und öffnen Sie die Nachricht, die Sie teilen möchten. Sie können nur Nachrichten teilen, die Sie im E-Mail-Builder erstellt haben.

2. Klicken Sie auf den Teilen-Button

   Rechts oben im Builder finden Sie unter dem Button „Speichern“ den Teilen-Button. Klicken Sie darauf, um den Freigabeprozess zu starten.

   

3. Erstellen Sie einen Freigabelink

   Flexmail generiert nun einen eindeutigen, geschützten Link, der 7 Tage gültig bleibt. Dieser Link ist persönlich und kann nur von Personen verwendet werden, mit denen Sie ihn teilen.

   Ist Ihr Freigabelink abgelaufen oder hat Ihre Kontaktperson zu lange gewartet? Erstellen Sie nach Ablauf dieser 7 Tage bei Bedarf einfach einen neuen Link.

4. Kopieren und teilen Sie den Link

   Der Link wird nun angezeigt. Klicken Sie auf Link kopieren und senden Sie ihn per E-Mail, Chat oder über einen beliebigen Kanal, den Sie zur Kommunikation mit Ihrem Empfänger nutzen.

   

   Eine Beispielnachricht kann so aussehen:

   "Hallo Sarah, ich habe eine Mail für unseren Newsletter erstellt, die du als Ausgangspunkt nutzen kannst. Hier ist der Link: [dein Freigabelink]. Du kannst sie ganz einfach in dein Flexmail-Konto importieren und nach deinen Vorstellungen anpassen. Die Bilder werden ebenfalls übernommen. Der Link bleibt 7 Tage gültig. Prüfe bitte noch eventuelle Personalisierungs-Platzhalter sowie Links und passe sie bei Bedarf an."

5. Fertig

   Ihre Originalnachricht verbleibt unverändert in Ihrem Konto. Der Empfänger erhält eine Kopie, die er anpassen kann, ohne dass Ihre Version dadurch beeinflusst wird.

Eine geteilte Nachricht empfangen und importieren

Haben Sie einen Freigabelink von einem Kollegen oder Kooperationspartner erhalten? Dann können Sie ihn in wenigen einfachen Schritten in Ihr Konto importieren.

1. Öffnen Sie den Freigabelink

   Klicken Sie auf den Link, den Sie erhalten haben. Sie werden automatisch zu einer Vorschauseite weitergeleitet, auf der Sie sich die Nachricht ansehen können.

2. Sehen Sie sich die Vorschau an

   Nehmen Sie sich die Zeit, die Nachricht zu prüfen. Sie sehen hier die komplette Formatierung, Struktur und alle Bilder.

   Bitte beachten: Dynamische Inhalte und Systemlinks zu Formularen, Umfragen oder Landingpages werden automatisch entfernt, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. Personalisierungs-Platzhalter bleiben erhalten.

   Das ist völlig normal und sogar praktisch. Sie erhalten eine saubere Basis, die Sie mit Ihren eigenen Inhalten personalisieren können, ohne dass es zu Konflikten mit Daten aus dem ursprünglichen Konto kommt.

   Geben Sie Ihrer Nachricht einen Namen und eine Kategorie

   Sie werden aufgefordert, der importierten Nachricht einen Namen zu geben. Wir schlagen hier den Originalnamen der Nachricht vor. Wählen Sie eine Bezeichnung mit Wiedererkennungswert, damit Sie die Nachricht später leicht wiederfinden, zum Beispiel "Newsletter-Vorlage von Sarah - Dezember 2025". Zudem wählen Sie aus, in welcher Kategorie Sie die Nachricht speichern möchten.

   

   Importieren Sie die Nachricht

   Sind Sie zufrieden mit der Ansicht? Klicken Sie auf den Button In mein Konto importieren. Flexmail kopiert nun das gesamte Design einschließlich aller Bilder in Ihr Konto. Die Bilder werden in Ihrer Medienbibliothek hinterlegt.

   

   Personalisieren und anpassen

   Nun beginnt der praktische Teil. Die Nachricht befindet sich jetzt in Ihrem Konto und Sie können sie vollständig nach Ihren Vorstellungen gestalten:

   • Fügen Sie eigene Texte und Angebote hinzu
   • Passen Sie Farben an Ihr Corporate Design an
   • Ersetzen Sie Platzhalter durch Ihre eigenen Inhalte
   • Fügen Sie Personalisierungen ein, die für Ihre Kontakte relevant sind
   • Aktualisieren Sie Links auf Ihre eigene Website oder Ihre Landingpages

Pro-Tipps und Best Practices

Für Absender: Den Nutzen Ihrer Nachricht maximieren

Gestalten Sie Ihre Vorlage universell genug

Vermeiden Sie allzu spezifische Verweise auf Ihre eigene Situation in der Formatierung. Eine gute geteilte Vorlage hat eine neutrale Basis, die andere leicht anpassen können, falls das die Absicht ist.

Verwenden Sie Platzhalter für variable Inhalte

Statt "Sichern Sie sich 20% Rabatt" nutzen Sie besser "[Ihr Angebot hier]". So erkennt der Empfänger der geteilten Nachricht sofort, welche Stellen angepasst werden müssen.

Denken Sie an das Bildmaterial

Die verwendeten Bilder werden in das Konto des Empfängers mitimportiert. Stellen Sie sicher, dass Ihre Bilder eine gute Qualität aufweisen und auch losgelöst von Ihrem Kontext sinnvoll bleiben.

Vermeiden Sie zu komplexe Personalisierungen

Halten Sie Ihre Vorlage in Bezug auf dynamische Inhalte relativ unkompliziert. Denken Sie daran: Kontospezifische Elemente werden beim Teilen ohnehin entfernt.

Für Empfänger: Machen Sie die Vorlage zu Ihrer eigenen

Prüfen Sie grundsätzlich alle Links

Die Links aus der Originalnachricht passen möglicherweise nicht zu Ihrem Zweck. Gehen Sie alle Buttons, Texte und Textlinks durch und leiten Sie sie auf Ihre eigene Website, Landingpages oder Produkte um.

Testen Sie Ihre Personalisierung

Fügen Sie Ihre eigenen Personalisierungsfelder ein und testen Sie diese gründlich, bevor Sie die Nachricht an Ihren gesamten Verteiler senden. Nutzen Sie die Vorschaufunktion, um zu prüfen, ob alles korrekt dargestellt wird.

Passen Sie den Absender an

Vergessen Sie nicht, auch Ihre Fußzeile sowie Adressdaten und Ähnliches abzugleichen.

Behalten Sie Ihre Zielgruppe im Blick

Die Vorlage, die für ein anderes Unternehmen optimal funktioniert hat, erfordert für Ihre Zielgruppe eventuell Anpassungen. Überarbeiten Sie Tonalität, Bildsprache und Angebote bei Bedarf.

Für Teams und Partner: Effektiv zusammenarbeiten

Treffen Sie Absprachen zur Namensgebung

Wenn Sie im Team regelmäßig Vorlagen teilen, einigen Sie sich auf einheitliche Benennungen. Zum Beispiel: "[Monat] - [Typ] - [Ersteller]", damit alle sofort den Überblick behalten. Setzen Sie gegebenenfalls auch Ihre Kategorien gezielt ein.

Teilen Sie auch Erkenntnisse

Eine Vorlage weiterzugeben ist gut, aber teilen Sie auch die dazugehörigen Erfahrungswerte. Welche Betreffzeile hat gut funktioniert? Welcher Call-to-Action erzielte die beste Conversion? Dieser Kontext macht Ihre Vorlage noch wertvoller. Wie hat die geteilte Nachricht bei Ihrem Zielpublikum gewirkt?

Für das Onboarding nutzen

Neue Kollegen oder Kunden können viel von Ihren besten Vorlagen lernen. Binden Sie das Teilen von Nachrichten fest in Ihren Onboarding-Prozess ein.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

"Der Link funktioniert nicht mehr"

Problem: Sie möchten einen Freigabelink öffnen, erhalten jedoch eine Fehlermeldung.

Lösung: Freigabelinks sind 7 Tage lang gültig. Wenn der Link abgelaufen ist, bitten Sie die Person, die die Nachricht geteilt hat, einfach einen neuen Link zu erstellen. Das dauert nur wenige Sekunden.

"Es ist kein dynamischer Inhalt eingerichtet"

Problem: Nach dem Importieren stellen Sie fest, dass Ihr dynamischer Inhalt fehlt.

Lösung: Hierbei handelt es sich um kein Versehen, sondern um ein beabsichtigtes Verhalten. Das System entfernt kontospezifische Inhalte automatisch, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. Sie erhalten eine bereinigte Basis.

"Ich kann die Bilder in meinem Konto nicht finden"

Problem: Was ist mit den Bildern aus dieser Nachricht geschehen? Wo finde ich sie?

Lösung: Beim Import legen wir die Bilder im Hauptordner Ihrer eigenen Medienbibliothek ab. Von dort aus können Sie sie bei Bedarf verschieben.

"Ich kann keine Nachricht teilen"

Problem: Der Teilen-Button ist nicht sichtbar.

Lösung: Prüfen Sie, ob Ihre Nachricht im E-Mail-Builder erstellt wurde. Sie können eine Nachricht aus anderen Designtools im Builder nachbauen und anschließend teilen.

"Mein Kunde hat keinen Zugriff"

Problem: Sie möchten eine Vorlage bereitstellen, der Empfänger kann sie jedoch nicht importieren.

Lösung: Der Empfänger benötigt die entsprechenden Rechte, um eine neue Nachricht anzulegen. Er kann sich an den Administrator seines Kontos wenden, um diese Berechtigungen anpassen zu lassen.

Datenschutz und Sicherheit

Flexmail nimmt den Schutz Ihrer Daten ernst, auch beim Teilen von Nachrichten.

Eindeutige, zeitlich begrenzte Links

Jeder erstellte Freigabelink ist einmalig und nur 7 Tage lang aktiv. Ihre Vorlage ist somit nicht dauerhaft abrufbar und Sie behalten die Kontrolle über geteilte Inhalte.

Automatisches Bereinigen von Inhalten

Das System filtert kontospezifische Elemente wie interne Links und dynamische Inhalte heraus, da diese in einer fremden Umgebung nicht funktionieren würden.

Ihr Original bleibt unberührt

Beim Teilen einer Nachricht erhält der Empfänger eine Arbeitskopie. Ihre Originalnachricht bleibt exakt in ihrem aktuellen Zustand. Anpassungen des Empfängers haben keinerlei Auswirkungen auf Ihre Vorlage. Sie teilen dabei stets den Stand, der zum Zeitpunkt der Linkerstellung vorlag.

Verantwortung beim Empfänger

Sobald jemand Ihre Vorlage importiert, liegt die Verantwortung für die Nachricht im jeweiligen Empfängerkonto. Der Empfänger muss selbst sicherstellen, dass Inhalte, Verlinkungen und Personalisierungen stimmen, bevor der Versand an Kontakte erfolgt.

Nächste Schritte

Nachdem Sie die Funktionsweise kennen, finden Sie hier Anregungen für den praktischen Einsatz:

• Klein anfangen und Erfahrungen sammeln

  Beginnen Sie mit einer einfachen Nachricht an einen Kollegen oder Kunden. So machen Sie sich mit dem Ablauf vertraut, bevor Sie umfangreichere Layouts bereitstellen.

• Nachricht als Vorlage sichern

  Haben Sie eine besonders erfolgreiche Mail entworfen? Speichern Sie sie als Vorlage in Ihrem Konto ab, um sie jederzeit als Fundament für zukünftige Kampagnen zur Hand zu haben.

• E-Mail-Builder vertiefen

  Falls Sie den neuen Builder noch nicht im Detail kennen, nehmen Sie sich die Zeit, die Werkzeuge zu testen. Von erweiterten Gestaltungsoptionen bis zu dynamischen Bausteinen steht Ihnen ein breites Spektrum offen.